«Die Abacus Projektverwaltung überzeugt mich.»

Stephan Bucher, wie viele Infrastrukturprojekte leitet die Arnold AG schweizweit?

Stephan Bucher: Aktuell betreuen wir schweizweit rund 60 Grossprojekte mit einem Volumen von über einer Million Schweizer Franken. Hinzu kommen rund 1'000 Projekte unterhalb dieser Marke. Die Projekte werden von rund 100 Projektleitenden aus allen Sprachregionen der Schweiz geführt.

Und alle Projektleitenden managen ihre Projekte mit der Abacus Projektverwaltung?

SB: Ja, genau!

Wie liefen Projekte vor dem Einsatz der Abacus Projektverwaltung ab?

SB: Vor dem Einsatz der Abacus Projektverwaltung hatten wir viele einzelne Software-Lösungen für das Projektmanagement im Einsatz. Die Projektleiter waren in der Planung von Projekten relativ frei und das Projektmanagement von Person zu Person unterschiedlich. Vieles, wie z. B. die Kostenrechnung oder Meilensteine wurden in Excel abgebildet. Die Übergabe von Projekten an eine andere Projektleitung gestaltete sich immer etwas schwierig. Die Projektinformationen waren nicht immer aktuell und auch nicht immer zentral abgelegt. Diese Art von Projektbegleitung war fehleranfällig und es wurde uns bewusst, dass wir ein einheitliches Projektmanagementtool brauchen.

Weshalb ist die Wahl gerade auf Abacus gefallen?

SB: Wir definierten einen Anforderungskatalog und gingen mit einer Submission offen auf den Markt zu. Wir evaluierten verschiedene Anbieter. Entscheidend war, dass wir vom Projektauftrag, über die Rapportierung bis hin zu Auswertungen und Fakturierung keine Schnittstellen und Medienbrüche wollten.

Welche Vorteile bringt Ihnen die Abacus Projektverwaltung?

SB: Wir nutzen die Abacus Projektverwaltung vor allem für die Planung, die Prognose und für die Auswertung von Projekten. Alle Projekte sind jetzt einheitlich und die Informationen nahezu tagesaktuell im System verfügbar. Wir können Projekte und deren Chancen und Risiken monatlich neu bewerten und sehen, wie sich ein Projekt entwickelt. Die im System abgebildeten Informationen sind transparent und nachvollziehbar. Das ermöglicht uns im Projektmanagement Office eine bessere Betreuung der einzelnen Projektleitenden. Das Controlling ist einfacher und die Geschäftsleitung kann Projekte direkt einsehen. Wenn eine Projektleitung einmal ausfällt, kann das Projekt problemlos übergeben werden. 

Lässt sich durch die Abacus Projektverwaltung eine Zeitersparnis erzielen?

SB: Zeitersparnis ist immer schwierig messbar. Die Datenübertragung auf viele verschiedene Tools oder die Vorbereitung von Exceldateien entfällt. Mit der Projektverwaltung haben wir heute Möglichkeiten, die wir vorher nicht hatten. Zusätzliche Aufgaben generieren natürlich Mehraufwand. Dieser Mehraufwand ist es uns wert - wir haben dadurch mehr Transparenz. Eines unserer Ziele war, dass wir Verlustprojekte reduzieren: dieses haben wir mit der Abacus Projektverwaltung erreicht.

Was ist Ihre persönliche Lieblingsfunktion in der Projektverwaltung?

SB: Der Soll- / Ist-Vergleich in der Detailplanung: Wenn man für eine Tätigkeit eine Person mehr einplant, sieht man die Auswirkungen auf das Projekt sofort. Vor allem bei Grossprojekten ist das eine wichtige Funktion. Man kann Prozesse, Mitarbeitende oder den Materialaufwand optimieren und sieht das Ergebnis augenscheinlich und sofort.

Welche Erweiterungen sind für die Zukunft geplant?

SB: Im Bereich der Prozessoptimierung denken wir jetzt schon einen Schritt weiter. Wir überlegen, ob wir bestimmte Projektschritte vereinfachen können, denn wir haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Zahlen. Weiter möchten wir Prognosen über die zukünftige Auslastung der Mitarbeitenden anstellen.

Was zeichnet Abacus als ERP-Lösung aus?

BS: Die umfassende Funktionenvielfalt von Abacus überrascht mich immer wieder.

Würden Sie die Abacus Projektverwaltung weiterempfehlen?

SB: Ich würde das Projekt sofort wieder machen - und ich würde es nochmals genau gleich machen. Ich bin überzeugt, dass die Softwarelösung top ist!

Projektumsetzung: SympaSol AG.