«Das Abacus Spesenmanagement funktioniert hervorragend.»
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Was waren die Beweggründe, weshalb sich die Emil Egger AG für Abacus entschieden hat?
Marco Schaffner: Nach einer umfassenden Evaluierung haben wir uns für Abacus entschieden, da es unsere Anforderungen am besten erfüllt. Abacus bietet eine optimale Kombination aus Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, was zu einer Reduzierung der Komplexität führt. Das ist für uns von grosser Bedeutung, da unsere Chauffeure auf eine unkomplizierte Softwarelösung angewiesen sind, wo sie ihre Dienste sehen und Arbeitszeiten sowie Spesen einfach erfassen können.
Wann haben Sie Abacus eingeführt?
Martin Egger: Wir haben Abacus per 1. Januar 2024 eingeführt.
Wie hat das Abacus Spesenmanagement die Effizienz in Ihrem Unternehmen gesteigert?
MS: Wir beschäftigen 800 Mitarbeitende, davon etwa 500 Chauffeure, die täglich mehrere Spesenereignisse verzeichnen. Vorher haben wir die Spesenbelege gesammelt, kontrolliert und manuell erfasst. Das war sehr aufwendig und fehleranfällig. Mit Abacus haben wir den Prozess vereinfacht und mindestens 50 Stellenprozent eingespart. Das System funktioniert hervorragend und hat uns wirklich überzeugt.
«Jetzt verarbeiten wir monatlich etwa 16'000 Spesenpositionen ohne grossen Aufwand»
Presso la Emil Egger AG utilizzate anche carte di credito aziendali. Quale valore aggiunto offrono?
MS: Tra il nostro personale, circa 180 persone possiedono una carta di credito aziendale. Si tratta so-prattutto degli autisti che guidano un veicolo speciale e che spesso sostengono spese elevate, in parti-colare all'estero. Grazie alle carte di credito aziendali non occorre più anticipare importi elevati, ma pos-sono usare direttamente la carta. Tutto quello che devono fare è scansionare la ricevuta e collegarla alla transazione. Ciò semplifica notevolmente il processo, facendoci risparmiare tempo e riducendo gli oneri amministrativi.
Come ha reagito il personale all'introduzione della Gestione spese Abacus?
MS: Sono rimasto piacevolmente sorpreso. Non avrei mai pensato che l'onboarding sarebbe stato così facile e veloce. I collaboratori si sono subito accorti che il sistema è ottimo. Non devono più spe-rare che una ricevuta cartacea prima o poi passi per l'elaborazione dei salari, ma registrano un evento di spesa direttamente tramite il loro dispositivo, così viene inserito subito nel sistema. Pure la traspa-renza è molto apprezzata. Anche i collaboratori meno tecnologici riescono a usare bene l'app AbaClik.
Secondo lei quali sono i tre vantaggi principali della Gestione spese Abacus?
MS: Il risparmio di tempo, la digitalizzazione completa e la facilità d'uso.
Come descriverebbe la Gestione spese Abacus in una sola parola?
ME: Integrata.
Di Abacus, in azienda utilizzate già la contabilità salariale, la contabilità finanziaria, la registrazione presenze e la gestione spese. Prevedete di ampliare ulteriormente il vostro portafoglio Abacus?
MS: Sì, sicuramente. Per il momento vogliamo ottimizzare ancora un po' la base esistente per acquisire sicurezza con i nuovi processi. Intendiamo compiere il passo successivo nel 2025 introducendo il pro-cesso di onboarding e la gestione dei candidati. Questi cambiamenti ridurranno il carico di lavoro in mo-do considerevole e aumenteranno ulteriormente l'efficienza. Poter avere tutto in un unico posto è un grande vantaggio, perché così è molto più semplice da gestire per i nostri collaboratori.
Über die Emil Egger AG
Die Emil Egger AG mit Sitz in St. Gallen ist ein führendes Transport- und Logistikunternehmen in der Schweiz mit über 800 Mitarbeitenden. Mit langjähriger Erfahrung bietet das Unternehmen umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Transport, Lagerlogistik und Projektmanagement an. Als Familienunternehmen legt die Emil Egger AG grossen Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit in allen Geschäftsbereichen.
Über Martin Egger
Seit 2020 ist Martin Egger als Leiter Prozesse und Digitalisierung bei der Emil Egger AG tätig. Er ist in der Geschäftsleitung und auch seit einigen Jahren im Verwaltungsrat des Familienbetriebes. Martin Egger arbeitete in seiner beruflichen Laufbahn in diversen Softwareprojekten mit und hat viel Erfahrung mit diversen ERP-Systemen.
Über Marco Schaffner
Marco Schaffner ist als Leiter HR bei der Emil Egger AG für alle HR-Aufgaben und -Prozesse verantwortlich. Aktuell beschäftigt er sich vor allem mit organisatorischen Themen und der Optimierung von Prozessen. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Unterstützung dieser Prozesse durch das Projekt Abacus, welches die Digitalisierung und effiziente Abläufe vorantreiben soll.
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