«AbaPlato verhilft zu einem besseren Datenbestand und vereinfacht Prozesse.»
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Dr. Wolfgang Straub, Sie wechselten von einer anderen Kanzlei zu Krneta. Wie haben Sie punkto IT vorher gearbeitet?
Wolfgang Straub: Ich hatte beim Zusammenschluss meine eigene IT mitgebracht. Heute haben wir aber eine gemeinsame Server- und Office-Infrastruktur entsprechend dem Modern-Workplace-Konzept von Microsoft. Ich hatte mit Plato sowie für die Buchhaltung mit Sage/Infoniqa und fürs Dokumentenmanagement mit ELO gearbeitet. Als Abacus Anfang 2023 Beta-Kundschaft für AbaPlato suchte, hat mich das sofort interessiert – und ich wurde zusammen mit zwei weiteren Plato-KundInnen in die Betaphase aufgenommen. Vielleicht hat meine IT-Erfahrung für die Auswahl auch mitgespielt.
Wie verlief die Einführung von AbaPlato?
WS: Da wir per 31. Dezember 2023 sämtliche Systeme erneuerten, musste die Lösung Anfang 2024 bereits produktiv genutzt werden können. Im Oktober 2023 fand eine erste Probemigration der Daten von Plato und Sage/Infoniqa nach AbaLaw respektive zu Abacus statt. Auf dieser Basis konnte Abacus frühzeitig Fehler in der Migrationsroutine beheben. Exakt zum Jahresende erfolgte dann die Migration der Live-Daten, und am 2. Januar 2024 spielten wir die wichtigsten Prozesse von der Dossiereröffnung bis zur MwSt.-Abrechnung und dem Jahresabschluss durch. Die wenigen dabei noch entdeckten Bugs wurden von Abacus kompetent und schnell ausgemerzt. Ich wurde von Abacus und von All Consulting sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Migration hervorragend geschult und unterstützt, auch was die Umstellung der Lizenzen betrifft.
Welche Vorteile bietet AbaPlato? Welche Funktionen nutzen Sie gerne?
WS: Heute läuft das System mit AbaPlato und der Abacus Finanzbuchhaltung einwandfrei. Ich verfüge nach der Migration und Bereinigung der Daten über einen qualitativ hochwertigeren Datenbestand. Viele Prozesse, die früher manuelle Fleissarbeit erforderten, laufen jetzt voll automatisiert und benötigen nur noch wenige Mausklicks – zum Beispiel die vierteljährlichen MwSt.-Abrechnungen. Man merkt, dass Abacus grosse Erfahrung mit der elektronischen Bereitstellung und Einreichung von Dokumenten hat. Und überhaupt: Der Aufwand für die Finanzbuchhaltung hat sich deutlich reduziert. Ausserdem ist die neue Lösung sehr gut auf das webbasierte Modern-Workplace-Konzept von Microsoft abgestimmt und funktioniert auch mit Apple Geräten und von unterwegs.
Welche anderen Komponenten des AbaLaw-Ökosystems nutzen Sie?
WS: DeepSign und DeepID nutze ich für digitale Signaturen, aber bisher noch eher selten. Meine Klienten – viele davon aus der öffentlichen Hand – setzen eigene Systeme ein und stellen dafür eigene Authentifizierungsmechanismen zur Verfügung. Der Zugang über andere Plattformen ist dann meistens nicht möglich. Ich möchte aber auf jeden Fall noch mehr Erfahrungen sammeln und die Kommunikation via DeepBox ausführlich testen.
Wie steht es um die Digitalisierung der Anwaltskanzleien in der Schweiz?
WS: Die Schere geht weit auseinander, dies hängt mit der Struktur von Anwaltskanzleien zusammen. Es gibt eine enorme Bandbreite – von Kanzleien mit ein, zwei AnwältInnen bis zu Grosskanzleien mit mehreren hundert Mitarbeitenden. Damit einhergehend existiert eine Vielzahl von – oft auch historisch gewachsenen – IT-Lösungen. Zum Teil ist es auch eine Generationenfrage: Ältere AnwältInnen haben teils wenig Interesse oder gar Bedenken in Bezug auf eine Digitalisierung und sind eher ‘handgestrickt’ unterwegs – bis hin zur Rechnungsstellung mit Excel. Für sehr kleine Kanzleien ist das durchaus ein valabler Ansatz. Grosse Kanzleien setzen hingegen bereits KI-Tools ein, etwa zum Durchforsten grosser Dokumentenmengen im Rahmen von M&A Transaktionen. Aber auch grössere Kanzleien haben oft komplexe Legacy-Systeme, die in nächster Zeit abgelöst werden müssen.
Da scheint es durchaus Potenzial für Digitalisierung zu geben...
WS: Da ich sehe riesiges Potenzial für modulare Digitalisierungslösungen, und ich denke, dass Abacus ein als bekannter, im Rechnungswesen schon lange etablierter Anbieter ganz vorne mit dabei ist. Der Umstellungsaufwand darf allerdings nicht unterschätzt werden, weil auch die internen Prozesse analysiert und angepasst werden müssen. Mit Justitia 4.0 dürfte es in der Schweiz einen Digitalisierungsschub geben, denn für die elektronische Einreichung der Dokumente müssen diese digital vorliegen und verwaltet werden.
Das Interview führte Urs Binder für die Abacus Research AG.
Über Dr. Wolfgang Straub
Dr. Wolfgang Straub ist Rechtsanwalt und Partner bei Krneta Advokatur Notariat. Er begleitet öffentliche und private Auftraggeber bei der Beschaffung von IT Systemen und IT Services und ist Autor zahlreicher Publikationen zum IT Recht.
Über Krneta Advokatur Notariat
Krneta Advokatur Notariat ist eine traditionsreiche Kanzlei in Bern mit sechs unabhängigen Partnern und insgesamt rund 20 Mitarbeitenden. Die Kanzlei bietet ein starkes Notariat, hochwertige Family-Office-Dienste und verschiedene Spezialgebiete an.
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