QR-RechnungGenerelle Informationen zur Umstellung

So gelingt die Umstellung auf QR-Rechnung

Die heutigen orangen und roten Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 vom Markt genommen und durch das Nachfolgeprodukt QR-Rechnung abgelöst.

Ihren Rechnungsprozess können Sie bald nur noch mittels QR-Rechnung oder eBill abwickeln. Dazu benötigen Sie Anpassungen – insbesondere bei der Kreditoren-, Debitoren- und Zahlungssoftware aber auch bei der Hard- und Software von Lesegeräten und Scanning-Plattformen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Schritte früh genug in die Wege leiten, damit Sie rechtzeitig und nahtlos QR-Rechnungen einsetzen können.

Unsere Ms. QR ist bereit und begleitet Sie gerne Schritt für Schritt bei der Umstellung.

Als Abacus Kunde benötigen Sie für das Schreiben von QR-Rechnungen mindestens die Version 2020. Folgende Abacus-Versionen unterstützen die QR-Rechnung:

Lesen der QR-Rechnung (Kreditorenseite)

  • ab Version 2018 SP November 2019
  • ab Version 2019 SP September 2019
  • ab Version 2020 Release Februar 2020

Drucken der QR-Rechnung (Debitorenseite)

  • ab Version 2020 Release Februar 2020

Hinweis: Da zwischenzeitlich Optimierungen vorgenommen wurden, empfehlen wir, den aktuellen Stand der Version (Servicepack / Hotfix) zu installieren.

Die QR-Rechnung im Video

Warum stellt die Schweiz überhaupt auf QR-Rechnung um? Und wie sieht das konkret in der Abacus Software aus? Die folgenden Videos geben Klarheit.

QR-Rechnungen schreiben

So schreiben Sie mit Abacus QR-Rechnungen

QR-Rechnungen lesen

So lesen Sie mit Abacus QR-Rechnungen

Umstellungen in der Auftragsbearbeitung

So funktioniert die Umstellung mit der QR-Rechnung in der Abacus Auftragsbearbeitung Version 2020

Weitere informative Videos

Nachstehend finden Sie noch mehr Videos rund um das Thema QR-Rechnung.

https://www.youtube.com/watch?v=DveT7tWwmxw&feature=emb_title

Neue Perspektiven für die Rechnungsstellung
SIX – Überblickvideo

Weitere Unterlagen zum Download

Hier finden Sie die wichtigsten Unterlagen, damit Ihnen die Umstellung auf QR-Rechnung gelingt: von der Übersicht über detaillierte Anleitungen bis zur praktischen Checkliste.

Checkliste

Dieses Dokument referenziert auf die QR-Anleitung und zeigt eine kurze Übersicht der zu tätigenden Schritte, damit die Umstellung auf QR-Rechnungen gelingt.

Checkliste QR-Rechnung

Anleitung

In diesem Dokument ist die Anleitung mit allen detaillierten Informationen rund um die Umstellung auf QR-Rechnung verfügbar.

Anleitung QR-Rechnung

Geräteübersicht

Hier finden Sie eine Gegenüberstellung der Hardware-Belegleser vs. Abacus Scanning.

Geräteübersicht Listenpreis

In Kürze

Von der Fakturierung bis zur Zahlung und Avisierung werden die Zahlungsprozesse für Firmenkunden einfacher und wirtschaftlicher. Dazu braucht es Anpassungen, insbesondere bei der Kreditoren-, Debitoren- und Zahlungssoftware.

Übersicht QR-Rechnung

Sie haben noch weitere Fragen oder Unklarheiten?

Die untenstehende Zusammenstellung von häufig gestellten Fragen liefern Ihnen bestimmt die entsprechenden Antworten.

Bei komplexeren Auskünften und für die weitere Unterstützung bei der Umstellung, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Abacus Vertriebspartner in Verbindung.

Die häufigsten Fragen

Beim Verarbeiten einer QR-Rechnung wird die QR-IBAN zwar erkannt, aber die entsprechende Bank nicht gefunden.

Bitte beachten Sie, dass der Bankenstamm, welcher von Six zur Verfügung gestellt wird, aktualisiert werden muss. (Siehe auch Dokumentation «QR-Rechnung Checkliste»)

  • Bankenstamm (Text) (ZIP) für den Import im Programm 413 «Bankenstamm» verwenden.

Die Referenznummer wird nicht erkannt. Woran liegt das?

Zunächst muss geprüft werden, um welche Art von QR-Rechnung es sich handelt.
Wie in unserer QR-Anleitung dokumentiert gibt es 3 verschiedene Arten von QR-Rechnungen:

  • Mit QR-IBAN: Löst den «orangen Einzahlungsschein» ab und muss immer eine 27-stellige Referenznummer aufweisen
  • Gewöhnliche IBAN: Löst die «roten Einzahlungsscheine» ab. Diese kann eine Nummer beginnend mit «RF»...
  • ...oder auch keine Referenznummer aufweisen

Detaillierte Informationen sind in der «QR-Anleitung» zu entnehmen.

Es kann also auch sein, dass der Lieferant die QR-Rechnungen nicht als Ablösung vom orangen Einzahlungsschein eingeführt hat, sondern auch für gewöhnliche IBAN verwendet. Die QR-Rechnung muss somit nicht immer eine Referenznummer enthalten.

Ist eine Referenznummer neben dem QR-Code angedruckt, kann man grundsätzlich davon ausgehen, dass diese auch im SwissPayment-QR-Code selbst enthalten ist und somit im Abacus erkannt und im entsprechenden Feld abgefüllt werden muss. Wird die Referenznummer trotzdem nicht erkannt, muss geprüft werden, ob es ein gültiger SwissPayment-QR-Code ist.

Wie erkenne ich, ob es ein gültiger SwissPayment-QR-Code ist?

Für die Überprüfung, ob es ein gültiger SwissPayment-QR-Code ist, eignen sich auch Abacus unabhängige Plattformen wie z.B. https://www.paymentstandards.ch/de/home/software-partner/platform.html oder https://qr-rechnung.net/

Ab Version 2020 ist in der Abacus AbaScan-Inbox bei der Übersicht der zu verarbeitenden PDFs ersichtlich, was erkannt wurde. Wenn [QR-R] steht, wurde der SwissPayment-QR-Code erkannt.

Werden selbst dann nicht alle gewünschten Werte aus dem Dokument übertragen, kann in der AbaScan-Inbox über das Info-Symbol "Über dieses Dokument" ein Dialog aufgerufen werden. In diesem ist unter «XMP» ersichtlich, was aus dem QR-Code gelesen wurde. Alternativ kann auch mit einem Smartphone der QR-Code gelesen werden und die Daten des Codes gesichtet werden. Fehlt im QR-Code der erwartete Inhalt für die Übernahme (z.B. Referenznummer oder Betrag) kann dies die Ursache dafür sein, dass die Daten nicht vollständig übernommen werden konnten.

Bitte informieren Sie in solchen Fällen Ihren Lieferanten, damit für zukünftige Rechnungen eine vollständige QR-Rechnung versendet wird.

Ist der QR-Code gültig und mit allen Daten vollständig erkannt und führt dennoch zu unerwünschtem Verhalten in den Kreditoren, bitten wir Sie, sich mit Ihrem Vertriebspartner in Verbindung zu setzen.

Welche Belegleser / QR-Code Reader werden im Abacus unterstützt?

In der Dokumentation «QR-Rechnung Anleitung» ist auf der letzten Seite der aktuelle Stand der von Abacus getesteten Belegleser ersichtlich.

Bestehen Probleme mit einem Reader, gilt es zunächst zu prüfen, ob die Daten einer QR-Rechnung vom Belegleser in einem gewöhnlichen Texteditor korrekt interpretiert werden können. Falls dies nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Gerätehersteller.

Der Lieferant wird nicht gefunden, obwohl er in den Stammdaten vorhanden ist und auch der neue Zahlweg «QR-IBAN» gespeichert ist. Was nun?

Damit der Lieferant aus den Stammdaten gefunden werden kann, muss mindestens der Name* und die Postleitzahl des Lieferanten mit den gespeicherten Daten im System übereinstimmen. Ab Version 2019 besteht ein Adress-Aktualisierungs-Dialog, welcher es ermöglicht, die Angaben aus der QR-Rechnung in das System zu übernehmen. Auf Version 2018 muss diese Anpassung in den Stammdaten manuell erfolgen.

*Die Gross- / und Kleinschreibung im Namen sowie auch «ä» oder «ae» werden mit den neusten Versionen (Hotfixes / Servicepacks ab September 2020) aus der Prüfung der Namensübereinstimmung ausgeschlossen.

Allgemeine Neuerungen

Welche Neuerungen ergeben sich für den Rechnungssteller?

Neben den Zahlungsinformationen können weitere Daten wie beispielsweise die Rechnungsnummer des Rechnungsempfängers oder die Mehrwertsteuernummer enthalten sein. Diese zusätzlichen Informationen vereinfachen die Erfassung der Belege. Der sogenannte Swiss QR-Code bietet zudem eine interessante Möglichkeit für Verbände und Vereine zur Spendensammlung, indem der Code auf Plakate und Flyer angebracht wird. Die QR-Rechnung kann mit einem handelsüblichen Drucker erstellt werden, da der Einzahlungsschein nur noch schwarz-weiss dargestellt wird.

Welche Änderungen ergeben sich aufgrund der QR-Rechnung für die Rechnungsempfänger?

Die händische Erfassung oder Vervollständigung entfällt. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im QR-Code enthalten als auch auf dem QR-Einzahlungsschein aufgedruckt. Die Zahlungsinformationen sind somit auch ohne technische Hilfsmittel lesbar.

Ab wann darf die QR-Rechnung eingesetzt werden?

Die neuen Einzahlungsscheine dürfen frühestens ab 1. Juli 2020 eingesetzt werden. Während der Übergangsfrist ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und der QR-Rechnung möglich.

Wie können diese QR-Codes international eingesetzt werden? Geht es gleich bei der Deutschen Bank wie bei der UBS?

Dies ist grundsätzlich jeder Bank überlassen, ob sie den Swiss Payment Code implementiert. Ob Internationale Banken dies tun werden kann nicht von Abacus beeinflusst werden. Was nicht empfohlen wird ist, dass die QR IBAN mit Referenz ins Ausland versendet wird. Ansonsten kann der Empfänger die Daten rechts vom QR Code manuell abtippen oder die Rechnungen international gleich versenden wie heute.

Neuerungen für Abacus User

Was müssen Sie als Abacus-User beachten?

Mit Abacus sind Sie für die kommenden Änderungen bestens vorbereitet. Die Erstellung und das Verarbeiten der QR-Rechnung werden für die unterschiedlichen Versionen durch ein Servicepack möglich (siehe Fahrplan Abacus). Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Vertriebspartner, damit er Sie dabei unterstützen kann.

Was muss ich tun, wenn ich eine Rechnung mit QR-Code erhalte, aber noch auf der v2017 (oder kleiner bin)?

In diesem Fall kann die Faktura im Abacus erfasst werden, die Information des Zahlweges kann aber nicht korrekt gespeichert werden. Die Zahlung muss manuell im E-Banking abgesetzt und im Abacus der Beleg manuell bezahlt werden.

Wie kann ein QR-Code auf seine Richtigkeit vor dem Versand geprüft werden?

Die meisten Smartphones unterstützen das Lesen von QR-Codes. Zudem gibt es auch viele Apps, die es ermöglichen die Daten aus dem QR-Code zu entschlüsseln

Gibt es auch eine Handy-App für KMU‘s zum Einscannen? So könnten Kleinstunternehmer die Rechnung scannen und der Treuhänder kann es verarbeiten. Z.B. über AbaClik?

Eine App zum Einscannen von Rechnungen ist bei Abacus in der Entwicklung. Für die Verarbeitung empfehlen wir jedoch das Webabo Scan, welches bereits heute ein Einscannen von Belegen mit den Trennmöglichkeiten (Barcode, Trennblatt, Stempel) für den Treuhänder ermöglicht. Damit ist auch das Scannen von mehrseitigen Rechnungen einfach. Zudem findet auf den eingescannten Belegen eine OCR-Erkennung statt, die es ermöglicht, weitere Daten aus der Rechnung für die Belegerfassung vorzuschlagen.

Fragen rund um die Hardware

Wir haben noch nicht auf Archiv eingestellt. Welches Gerät empfehlen sie für sowohl die Archivierung wie auch das Lesen von QR-Code. Kann dies mit einem Gerät abgedeckt werden?

Grundsätzlich können alle guten Dokumentscanner eingesetzt werden, welche Schwarz/Weiss, Graustufen und farbig scannen können. Ein guter Einzug ist wichtig. Ideal auch, wenn eine automatische Ausrichtung, sowie eine Ultraschall-Doppeleinzug-Erkennung vorhanden ist. Wir empfehlen Dokument-Scanner von Canon und Panasonic.

Es kommt auch vor, dass ich Rechnungen erfassen muss, die noch nicht von allen unterzeichnet wurden. Können diese ein zweites Mal eingelesen werden für das Archiv mit demselben neuen Kombi-Gerät?

Wir empfehlen die elektronische Unterzeichnung (Visumskontrolle) zu verwenden. Somit entfällt das Ablegen des unterzeichneten Dokumentes und die Rechnung kann einmalig bei der Erfassung der Rechnung im Dossier abgelegt werden.

Ist jeder 'normale' Drucker im Stande, diese QR-Rechnung zu drucken? Braucht es da auch ein Update? Was ist mit der Perforierung?

Ein Vorteil der neuen QR-Rechnung mit Zahlteil ist, dass sie direkt auf handelsüblichen Druckern (Laser- oder Tintenstrahldrucker) selbst erstellt werden können. Damit Sie QR-Rechnungen aus dem Abacus drucken können, benötigen Sie mindestens die Version 2020 vom Februar. Die Perforationspflicht dient dazu, dass der Zahlteil und Empfangsschein sauber abgetrennt werden können.

Papierverwendung für den Druck von QR-Rechnungen: Wir verwenden standardmässig Umweltpapier. Kann dies auch für den Rechnungsdruck verwendet werden oder empfiehlt sich hochweiss?

Der Zahlteil und Empfangsschein müssen auf naturweissem oder weissem Papier mit einem Gewicht von mindestens 80 bis maximal 100 g/m2 erstellt werden. Die Verwendung geprüfter Recycling-FSC- und TCF-Papiere ist erlaubt. Nicht zugelassen sind hingegen beschichtete und reflektierende Standardpapiere.

Fragen rund um e-Bill und e-Banking

Können eingehende e-Bill in Abacus verarbeitet werden?

E-Bill ist eine Rechnung, die auf die Bank des E-Banking Portals versendet wird und nicht in die Kreditorenbuchhaltung. Eine E-Rechnung hingegen kann über die Applikation E-Business im Abacus empfangen und verarbeitet (in die Kreditorenbuchhaltung) werden.

Unsere Rechnungen müssen von vielen verschieden Personen visiert werden, die keinen Zugang zu Abacus haben. Wie können diese und eBills visiert werden?

Wenn die Kreditorenbelege im Abacus visiert werden sollen, dann ist das auch mit ESS Benutzern im Belegfreigabeportal (ab Version 2020) oder im AbaCliK möglich, Rechnungen zu visieren.

Können Zahlbelege an die Bank nur mit e-Banking erfolgen, durch gesondertes Einlesen? Oder auch über die Kreditorenbuchhaltung?

Die Zahlung der Belege ist gleich möglich wie bisher und ändert mit der QR-Rechnung nicht.

Detailfragen rund um QR-Rechnung in der Abacus Software

Im QR-Code ist der Rechnungsbetrag fest hinterlegt. Wie wirkt sich das auf die Mahnspesen aus? Bei unserer Installation werden die Mahnspesen auf der Mahnung angedruckt, jedoch nicht dem Debitor aufgerechnet.

Für die Mahnungen können die Definitionen so vorgenommen werden, dass der QR-Code ohne Betragsangabe gedruckt wird.

Wir liessen bisher für eine Spendenaktion rote Einzahlungsscheine mit 3-4 Zwecken drucken, die angekreuzt und der Betrag frei gewählt werden konnten. Wie werden diese ersetzt?

Vermutlich wurden diese roten Einzahlungsscheine für Spendenaktionen extern gedruckt. Im Abacus ist immer ein Rechnungsempfänger bekannt, weswegen auch im Zahlteil diese Adresse angedruckt wird. Für Spendenaktionen ist dieser i.d.R. nicht bekannt, weswegen man diese Information leer belassen möchte. Bitte kontaktieren Sie ihren Anbieter, der bisher die roten Einzahlungsscheine gedruckt hat.

Kann der Lieferant Kontierungsvorschläge für den Rechnungsempfänger im QR-Code hinterlegen?

Nein, diese Information kennt in der Regel der Lieferant nicht. Deswegen wurde für diese Information auch keine Lösung im QR-Code implementiert.

Was ist unter Inbox-Barcodes als Trennmöglichkeit beim Scanning zu verstehen?

Mit dem Barcode-Generator können spezielle Inbox-Barcodes erstellt werden welche direkt die Kreditoren Inbox adressieren, und gleichzeitig zur Dokumentstapeltrennung verwendet werden können. Gleichzeitig ist es möglich zu wählen ob eine bestimmte Belegnummer vorzugeben ist oder die nächst höhere gewählt werden soll.

Viele KMU`s haben Branchenlösungen zur Rechenstellung. Können wir auch Debitoren (analog Kreditoren) einlesen, um die Debitorenrechnungen im Abacus zu erfassen?

In der Debitorenbuchhaltung gibt es keine “Kundenschnellerfassung” analog der “Lieferantenschnellerfassung”. Bei der Verarbeitung der Debitorenrechnungen über die AbaScan-Inbox steht ein eingeschränkterer Funktionsumfang zur Verfügung als in der Kreditorenbuchhaltung. In den meisten Fällen werden Rechnungen aus Drittsystemen via Schnittstelle importiert.

Was ist mit Uploading direkter E-Mail-Rechnungen gemeint? Kann ein Outlook-Postfach (z.B. [email protected]) auf Rechnungseingänge überprüft werden?

Richtig. Es können E-Mailpostfächer überprüft und die Anhänge in die AbaScan-Inbox verschoben werden.

Wie verhält es sich mit Lieferanten mit verschiedenen Filialen als Rechnungsteller, jedoch zentraler Zahlstelle (bisher: ESR lautet auf andere Adresse anders als Fakturaadresse)?

In solchen Fällen muss im Lieferantenstamm bei den Zahlwegen die Funktion “Zahlung an anderen Begünstigten” verwendet werden.

Was muss beachtet werden, wenn Kreditorenzahlungen über den Überweisungsvorschlag K231 gemacht werden?

Wenn Sie eine QR-fähige Version haben und die Rechnungen mit dem richtigen Zahlweg und richtiger EZ-Referenz erfasst wurden, können die Belege ohne Weiteres im Überweisungsvorschlag K231 aufbereitet werden.

Lieferanten-Schnellerfassung aus dem AbaScan. Muss der User Zugriffsrechte auf den Lieferantenstamm haben?

Damit ein Lieferant erfasst werden kann, benötigt es auch aus der Schnellerfassung keinen Zugriff auf den Lieferantenstamm. Der Benutzer benötigt aber die Schreibrechte auf die Adresse.

Sind die Schnittstellen mit NEST-ISE vorhanden?

Ja, eine Schnittstelle zum nest/is-e ist vorhanden. Diese ist auf den Servicepack vom Mai geplant.

Sind die Schnittstellen mit Programm Doc Pro Star vorhanden? Wer macht was?

Wir haben keine Direktschnittstelle zu diesem Programm. Via AbaConnect können aber QR-Belege importiert werden. Nehmen Sie dazu bitte Kontakt zu Ihrem Vertriebspartner oder Schnittstellen-Betreiber auf.

Der Kunde bezahlt mit dem QR-Einzahlungsschein. Nun kann aber im Abacus die Zahlung nicht zugewiesen werden. Was kann überprüft werden?

Vermutlich hat der Kunde fälschlicherweise die Zahlung in seinem E-Banking als ESR-Zahlung erfasst. Erkennen kann man dies, wenn die Teilnehmernummer und nicht die IBAN im Abacus ersichtlich ist. Falls die Zahlung richtig ist, ist vermutlich im Abacus der falsche Referenztyp auf dem Beleg hinterlegt.

Was muss beachtet werden, wenn die Mahnungen ebenfalls mit einem QR-Einzahlungsschein versendet werden möchten?

Im Programm 621 «Applikationseinstellungen» kann eingestellt werden, dass bei der Mahnung das EZ-Verfahren vom Beleg verwendet wird. Ist der Beleg also mit ESR, dann verwenden wir auch bei der Mahnung das ESR-Verfahren. Ist die Einstellung nicht aktiv, wird das Verfahren vom Debitor berücksichtigt.

Bei den ESR-Zahlungen war es möglich, dass die Zahlung nur zugewiesen wird, wenn die gesamte Referenzzeile übereinstimmt. Wieso kann das bei QR nicht mehr eingestellt werden?

Bei den QR-Zahlungen überprüft Abacus standardmässig immer zuerst die komplette Referenzzeile. Nur wenn es keine 100 % Übereinstimmung gibt, prüfen wir die Referenzzeile gemäss den einzelnen Definitionen aus dem Programm 4185 «QR-Teilnehmernummern».

Wie kann ein Roter Einzahlungsschein ohne Referenzzeile mit dem QR-Einzahlungsschein dargestellt werden?

Für diesen Zweck gibt es den QR-Einzahlungsschein ohne Referenz. Details finden Sie im Dokument "Anleitung QR-Rechnung".

Im Abacus gibt es den Referenzzeilentyp. Wie setzt sich dieser zusammen?

Anhand des Referenzzeilentyps kann erkannt werden, welche Applikation/Programm den Einzahlungsschein generiert hat. Die Immobilienverwaltung verwendet die Nummern 0 bis 99 für den Referenzzeilentyp. In der Debitorenbuchhaltung werden folgende Referenzzeilentypen verwendet:

Rechnung 100
Einzelmahnung 102
Sammelmahnung 103
Zahlungsvereinbarung 104

Wieso wird bei der Kreditoren-Inbox-Verarbeitung der QR-Einzahlungsschein nicht erkannt?

Eventuell ist die Texterkennung auf dem Scanner fehlerhaft. Falls die Dokumente via AbaScan hochgeladen werden, fehlt vermutlich die Einstellung für die Erkennung des QR-Codes im Programm Q955 «AbaScan Job Manager».

Ihre Frage wurde noch nicht beantwortet?

Wir erweitern diese Auflistung laufend, weitere Fragen können Sie gerne über das Kontaktformular stellen.

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