Depuis peu, les paiements en Suisse ne peuvent plus qu’être effectués par e-bill ou factures QR. Pour que la transition se passe au mieux, certains ajustements doivent être effectués, en particulier dans vos logiciels de Comptabilité des créanciers, des débiteurs et logiciels de paiement. Ces ajustements concernent également les hardware et software des appareils de lecture et les plateformes de numérisation.
Si vous ne l’avez pas encore fait, pas de panique! Miss QR vous aidera pas à pas à passer à la facture QR.
En tant que client Abacus, vous avez besoin de la version 2020 au moins pour l’émission de factures QR. Versions Abacus pré-requises pour la facture QR :
Lecture de la facture QR (Comptabilité des créanciers)
- dès la version 2018, SP novembre 2019
- dès la version 2019, SP septembre 2019
- dès la version 2020, Release février 2020
Emission de factures QR (Comptabilité des débiteurs)
- dès la version 2020, Release février 2020
Indication : des optimisations ayant été réalisées entre-temps, nous recommandons d'installer la version la plus actuelle (servicepack / hotfix).
La Facture QR
Depuis peu, les bulletins de versement BVR ont été retirés du marché. Les versements en Suisse ne peuvent plus qu’être effectués par e-bill ou factures QR.
Êtes-vous prêts ?
David Santos, spécialiste salaires et comptabilité chez Abacus, vous explique dans cette vidéo ce qu’est une facture QR, ses avantages auprès des destinataires ainsi que des émetteurs, et ce qu’il vous reste à faire.
Vidéos informatives supplémentaires
Vous trouverez d’autres vidéos sur le thème de la facture QR ci-dessous :
Nouvelles perspectives de facturation
SIX – vidéo de présentation
Autres documents à télécharger
Vous trouverez ici les documents les plus importants pour passer à la factures QR : de l’aperçu aux instructions détaillées en passant par une check-liste de contrôle.
Liste de contrôle
Ce document se base sur le manuel d’utilisation de la facture QR et détaille un bref aperçu des étapes à suivre pour réussir le passage à la facture QR.
Instructions
Vous trouverez dans ce manuel toutes les informations détaillées concernant le passage à la facture QR.
Aperçu des appareils
Vous trouverez ici un comparatif entre les lecteurs de documents et la numérisation Abacus.
En bref
De la facturation au paiement et à la notification, les processus de paiement pour les entreprises deviennent plus simples et plus économiques. Cela nécessite des ajustements, notamment au niveau des logiciels de comptabilité des créanciers, des débiteurs et des logiciels de paiement.
Vous avez d’autres questions ou des incertitudes ?
Notre foire aux questions ci-dessous vous donnera certainement des réponses.
Veuillez contacter votre partenaire Abacus pour de plus amples renseignements ou pour obtenir de l’aide supplémentaire dans votre processus de passage à la facture QR.
Question les plus fréquentes
Lors du traitement d'une facture QR, l'IBAN QR est reconnu, mais la banque correspondante n'est pas trouvée.
Veuillez vérifier que la base des banques fournie par Six soit mise à jour. (Voir la documentation "Liste de contrôle – Remplacement du BVR par la facture QR")
- Utiliser la base des banques (texte) (ZIP) pour l'importation dans le programme 413 "Base des banques".
Le numéro de référence n'est pas reconnu. Pourquoi ?
Il faut tout d'abord vérifier le genre de la facture QR.
Comme indiqué dans notre documentation "Introduction de la facture QR", il existe trois genres de factures QR :
- Avec IBAN QR : remplace le "bulletin de versement orange" et doit toujours avoir un numéro de référence à 27 positions.
- IBAN standard : remplace le "bulletin de versement rouge". La référence peut commencer par "RF"...
- ...ou il peut s'agir d'un bulletin sans ligne de référence
De plus amples informations sont disponibles dans notre documentation "Introduction de la facture QR".
Il est également possible que le fournisseur n'ait pas introduit les factures QR en remplacement du bulletin de versement orange, mais qu'il les utilise pour les IBAN standards. La facture QR ne doit donc pas toujours avoir un numéro de référence.
Si un numéro de référence est imprimé à côté du QR code, on peut en principe supposer que ce numéro est également contenu dans le QR code de SwissPayment. Il devra donc être reconnu dans Abacus et indiqué dans le champ correspondant. Si le numéro de référence n'est toujours pas reconnu, il faut vérifier si le QR code de SwissPayment est valable.
Comment puis-je savoir si le QR code de SwissPayment est valable ?
Les plateformes https://www.paymentstandards.ch/fr/home/software-partner/platform.html ou https://qr-rechnung.net/#/ permettent de vérifier la validité du QR code de SwissPayment.
À partir de la version 2020, il est possible de voir ce qui a été reconnu dans l'aperçu des PDF à traiter de l'inbox AbaScan Abacus. Si [QR-R] est affiché, le QR code de SwissPayment a été reconnu.
Si, même dans ce cas, toutes les valeurs souhaitées ne sont pas reprises, un dialogue peut être ouvert dans l'inbox AbaScan en cliquant sur l'icône d'information "À propos de ce document". Sous "XMP", vous pouvez voir ce qui a été lu à partir du QR code. Le QR code peut également être lu avec un smartphone et les données du code peuvent être consultées. Si le contenu attendu (par exemple le numéro de référence ou le montant) ne se trouve pas dans le QR code, cela peut être dû au fait que les données n'ont pas pu être entièrement reprises.
Dans ce cas, veuillez informer votre fournisseur afin qu'une facture QR complète soit envoyée pour les futures factures.
Si le QR code est valable et les données entièrement reconnues, mais qu'un problème persiste dans la Comptabilité des créanciers, nous vous prions de contacter votre partenaire.
Quels sont les lecteurs optiques / QR code Reader validés par Abacus ?
La liste des lecteurs optiques testés par Abacus est disponible dans la documentation "Introduction de la facture QR" (en dernière page).
En cas de problème avec un lecteur, il faut d'abord vérifier si les données d'une facture QR peuvent être correctement interprétées par le lecteur optique dans un éditeur de texte normal. Si cela ne fonctionne pas, veuillez vous adresser au fabricant de l'appareil.
Le fournisseur n'a pas été trouvé, bien qu'il existe dans les données de base et que le nouveau chemin de paiement "IBAN QR" est également enregistré. Que faire ?
Afin que le fournisseur puisse être trouvé à partir des données de base, au moins le nom* et le code postal du fournisseur doivent correspondre aux données enregistrées dans le système. À partir de la version 2019, un dialogue de mise à jour des adresses permet de reprendre les données de la facture QR dans le système. Cette vérification doit être faite manuellement dans la version Abacus 2018.
*Avec les dernières versions (hotfixes / servicepacks à partir de septembre 2020), les lettres majuscules et minuscules du nom ainsi que les "ä" ou "ae" ne sont pas pris en compte lors de la vérification de la concordance du nom.
Nouveautés générales
Quelles sont les nouveautés pour l'émetteur de factures ?
Outre les informations de paiement, d'autres données telles que le numéro de la facture ou le numéro de TVA peuvent être intégrées à la facture QR. Ces informations supplémentaires simplifient la saisie des documents. Le Swiss QR Code offre également une opportunité intéressante pour les associations en matière de collecte des dons ou de cotisations, car il peut être placé sur les affiches et les flyers. La facture QR peut être éditée avec une imprimante standard puisque le bulletin de versement est uniquement en noir et blanc.
Quels sont les changements pour les destinataires des factures ?
La saisie manuelle complète ou partielle est supprimée. Toutes les informations utiles au paiement sont contenues dans le QR code. Elles apparaissent également dans la section paiement QR. Elles sont ainsi lisibles sans aide technique.
À partir de quand la facture QR peut-elle être utilisée ?
Les nouveaux bulletins de versement ont commencé à circuler à partir du 1er juillet 2020. Pendant la période de transition, l'utilisation parallèle des actuels bulletins de versement rouges et oranges et de la facture QR est encore possible.
Comment ces QR codes peuvent-ils être utilisés au niveau international ? Est-ce que la relation avec la Deutsche Bank est identique à celle avec UBS ?
En principe, il appartient à chaque banque de décider si elle veut implémenter le Swiss Payment Code. Abacus ne peut pas influencer la prise de décision des banques internationales. Ce qui n'est pas recommandé, c'est que l’IBAN QR soit envoyé à l'étranger avec une référence. Sinon, le destinataire peut saisir manuellement les données inscrites à droite du QR code ou continuer à envoyer les factures à l'étranger de la même manière qu'aujourd'hui.
Nouveautés pour les utilisateurs d'Abacus
Que doit prendre en compte l'utilisateur Abacus ?
Avec Abacus, vous êtes bien préparés aux changements à venir. Grâce aux servicepacks, la création et le traitement de la facture QR sont possibles avec les différentes versions (voir calendrier Abacus). N'hésitez pas à contactez votre partenaire afin qu'il puisse vous aider si nécessaire.
Que dois-je faire lors de la réception d'une facture munie d'un QR code alors que j'utilise tou-jours la v2017 (ou antérieure) ?
Dans ce cas, la facture peut être saisie dans Abacus, mais les informations concernant le chemin de paiement ne peuvent pas être enregistrées correctement. Le paiement doit être saisi manuellement dans l’E-Banking et le document doit être payé manuellement dans Abacus.
Comment vérifier l'exactitude d'un QR code avant son expédition ?
La plupart des smartphones prennent en charge la lecture des QR codes. Il existe également de nombreuses applications qui permettent de décrypter les données du QR code.
Existe-t-il également une application scanner sur le téléphone portable pour les PME ? Ainsi, les micro-entrepreneurs pourraient scanner la facture et la transférer à la fiduciaire afin de la traiter avec AbaClik par exemple ?
Une application pour scanner des factures est en cours de développement chez Abacus. Pour le traitement, nous recommandons toutefois l'abo Web Scan, qui permet déjà à la fiduciaire de scanner les documents avec les options de séparation (code-barres, feuille de séparation, timbre). Cela facilite également la numérisation des factures de plusieurs pages. En outre, une reconnaissance OCR est présente sur les documents scannés, ce qui permet de proposer des données supplémentaires pour la saisie des documents.
Questions concernant le hardware
Nous ne sommes pas encore passé à l'Archivage. Quels appareils recommandez-vous pour l'archivage et la lecture du QR code ? Un unique appareil est-il suffisant ?
Vous pouvez utiliser tous les bons scanners de documents pouvant scanner le noir/blanc, toutes les nuances de gris et les couleurs. Cependant, une bonne installation est la clé d'un bon résultat. L'idéal serait que l'alignement automatique et la reconnaissance "ultrason" à double entrée soient disponibles. Nous recommandons les scanners de Canon et Panasonic.
Il arrive que je doive saisir des factures qui n'ont pas encore été signées par toutes les per-sonnes. Est-il possible d'archiver à nouveau ces documents avec le nouvel appareil combiné ?
Nous vous recommandons d'utiliser la signature électronique (contrôle des visas). Vous pouvez classer la facture dans le dossier lors de sa saisie sans avoir besoin d'archiver le document signé.
Peut-on imprimer une facture QR avec n'importe quelle imprimante ? Cela nécessite-t-il une mise à jour ? Qu'en est-il de la perforation ?
L'un des avantages de la nouvelle facture QR avec section paiement est que cela permet de la créer directement sur des imprimantes standard (laser ou à jet d'encre). Vous devez disposer au minimum de la version de février 2020 pour pouvoir imprimer des factures QR à partir d'Abacus. L'obligation de perforation permet de garantir la séparation entre la section paiement et le reçu.
Utilisation de papier pour l'impression des factures QR : Nous utilisons du papier écologique standard. Peut-il également être utilisé pour l'impression de factures ou un blanc supérieur est-il recommandé?
La partie paiement et le reçu doivent être imprimés sur papier blanc naturel ou blanc avec un poids d'au moins 80 à maximum 100 g/m2. L'utilisation de papiers certifiés FSC et TCF recyclés est autorisée. Toutefois, les papiers standards couchés/enduits et réfléchissants ne sont pas autorisés.
Questions concernant les e-Bill et le E-Banking
Les factures e-Bill entrantes peuvent-elles être traitées dans Abacus?
La facture e-Bill est envoyée sur le portail E-Banking et non dans la Comptabilité des créanciers. Par contre, une e-facture peut être reçue et traitée (dans la Comptabilité des créanciers) via l'application E-Business dans Abacus.
Nos factures doivent être visées par de nombreuses personnes qui n'ont pas accès à Abacus. Comment pouvons-nous viser ces factures et e-Bills ?
Vous pouvez viser des documents créanciers dans Abacus, grâce aux utilisateurs ESS dans le portail de validation des documents (à partir de la version 2020) ou dans AbaClik.
L'E-Banking est-il le seul moyen de transmettre des paiements à la banque ? Ou est-ce aussi possible via la Comptabilité des créanciers ?
La facture QR ne modifie en rien le paiement des documents, cela reste identique aux anciennes factures.
Questions détaillées concernant la facture QR dans le logiciel Abacus
Le montant de la facture est indiqué de manière fixe dans le QR code. Comment cela affecte-t-il les frais de rappel ? Dans notre installation, les frais de rappel sont imprimés sur la lettre de rappel, mais ne sont pas facturés au client.
Les définitions des rappels peuvent être faites de manière à ce que le QR code soit imprimé sans montant.
Jusqu'à présent, nous avions des bulletins de versement rouges destinés aux collectes de fonds comportant 3-4 buts à cocher et dont le montant était libre. Comment sont-ils remplacés ?
On peut supposer que ces bulletins de paiement rouges prévus pour les collectes de fonds étaient imprimés à l'extérieur. Le destinataire de la facture est toujours connu dans Abacus, c'est pour cela que son adresse est également imprimée dans la section paiement. En règle générale, cette information n'est pas connue pour les collectes de fonds et doit donc être laissée en blanc. Veuillez contacter le prestataire qui a, jusqu'à présent, imprimé les bulletins de paiement rouges.
Le fournisseur peut-il saisir les données du destinataire de la facture dans le QR code ?
Non, cette information n'est généralement pas connue du fournisseur. Par conséquent, aucune solution n'a été mise en œuvre dans le QR code concernant cette information.
Qu'entend-on par les codes-barres de l'inbox comme option de séparation lors de la numérisa-tion ?
Le générateur de codes-barres permet de créer des codes-barres spéciaux qui sont directement destinés à l'inbox des créanciers et qui peuvent en même temps être utilisés pour la séparation des documents. De plus, il est possible de choisir un numéro de document spécifique ou tout simplement le numéro suivant.
De nombreuses PME disposent de solutions professionnelles pour la facturation. Pouvons-nous également importer des débiteurs (analogue aux créanciers) afin de saisir les factures débiteurs dans Abacus ?
La "saisie rapide des clients" analogue à la "saisie rapide des fournisseurs" n'existe pas dans la Comptabilité débiteurs. L'étendue des fonctions de traitement des factures débiteurs via l'Inbox AbaScan, est plus limitée que celle de la Comptabilité des créanciers. Dans la plupart des cas, les factures provenant de systèmes tiers sont importées via une interface.
Qu'entend-on par téléchargement direct de factures e-mail ? Est-il possible de vérifier les fac-tures entrantes dans une boîte aux lettres Outlook (par exemple [email protected]) ?
Tout à fait. Les boîtes de réception e-mail peuvent être vérifiées et les pièces jointes déplacées vers l'Inbox AbaScan.
Comment cela fonctionne-t-il avec la facturation de fournisseurs ayant des succursales diffé-rentes mais un lieu de paiement centralisé (jusqu’à présent : le BVR correspondait à une autre adresse que l'adresse de facturation) ?
Dans ce cas, vous devez sélectionner la fonction "Paiement à un autre bénéficiaire" qui se trouve dans la base des fournisseurs sous chemin de paiement.
Que faut-il prendre en considération lorsque les paiements créanciers sont effectués via la proposition de paiement K231 ?
Les documents peuvent être préparés tout simplement dans la proposition de paiement K231 lorsque vous disposez d'une version QR et que les factures ont été saisies avec le bon chemin de paiement et la bonne référence BV.
Saisie rapide des fournisseurs à partir d'AbaScan. L'utilisateur doit-il avoir des droits d'accès à la base des fournisseurs ?
Il n'est pas non plus nécessaire d'avoir un accès à la base des fournisseurs pour la saisie rapide. Cependant, l'utilisateur doit avoir l'autorisation d'écriture dans les adresses.
Les interfaces sont-elles disponibles avec NEST-ISE ?
Oui, une interface avec nest/is-e est disponible. Ceci est prévu avec le servicepack de mai 2020.
Les interfaces sont-elles disponibles avec le programme Doc Pro Star ? Qui fait quoi ?
Nous n'avons pas d'interface directe pour ce programme. Cependant, les documents QR peuvent être importés via AbaConnect. Veuillez prendre contact avec votre partenaire ou votre exploitant interface.
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