Facture QR Informations générales sur le passage à la facture QR

Veuillez vérifier que la base des banques fournie par Six soit mise à jour. (Voir la documentation "Liste de contrôle – Remplacement du BVR par la facture QR")

• Utiliser la base des banques (texte) (ZIP) pour l'importation dans le programme 413 "Base des banques".

Il faut tout d'abord vérifier le genre de la facture QR.
Comme indiqué dans notre documentation "Introduction de la facture QR", il existe trois genres de factures QR :

• Avec IBAN QR : remplace le "bulletin de versement orange" et doit toujours avoir un numéro de référence à 27 positions.
• IBAN standard : remplace le "bulletin de versement rouge". La référence peut commencer par "RF"...
• ...ou il peut s'agir d'un bulletin sans ligne de référence

De plus amples informations sont disponibles dans notre documentation "Introduction de la facture QR".

Il est également possible que le fournisseur n'ait pas introduit les factures QR en remplacement du bulletin de versement orange, mais qu'il les utilise pour les IBAN standards. La facture QR ne doit donc pas toujours avoir un numéro de référence.

Si un numéro de référence est imprimé à côté du QR code, on peut en principe supposer que ce numéro est également contenu dans le QR code de SwissPayment. Il devra donc être reconnu dans Abacus et indiqué dans le champ correspondant. Si le numéro de référence n'est toujours pas reconnu, il faut vérifier si le QR code de SwissPayment est valable.

Les plateformes https://www.paymentstandards.ch/fr/home/software-partner/platform.html ou https://qr-rechnung.net/#/ permettent de vérifier la validité du QR code de SwissPayment.

À partir de la version 2020, il est possible de voir ce qui a été reconnu dans l'aperçu des PDF à traiter de l'inbox AbaScan Abacus. Si [QR-R] est affiché, le QR code de SwissPayment a été reconnu.

Si, même dans ce cas, toutes les valeurs souhaitées ne sont pas reprises, un dialogue peut être ouvert dans l'inbox AbaScan en cliquant sur l'icône d'information "À propos de ce document". Sous "XMP", vous pouvez voir ce qui a été lu à partir du QR code. Le QR code peut également être lu avec un smartphone et les données du code peuvent être consultées. Si le contenu attendu (par exemple le numéro de référence ou le montant) ne se trouve pas dans le QR code, cela peut être dû au fait que les données n'ont pas pu être entièrement reprises.

Dans ce cas, veuillez informer votre fournisseur afin qu'une facture QR complète soit envoyée pour les futures factures.

Si le QR code est valable et les données entièrement reconnues, mais qu'un problème persiste dans la Comptabilité des créanciers, nous vous prions de contacter votre partenaire.

La liste des lecteurs optiques testés par Abacus est disponible dans la documentation "Introduction de la facture QR" (en dernière page).

En cas de problème avec un lecteur, il faut d'abord vérifier si les données d'une facture QR peuvent être correctement interprétées par le lecteur optique dans un éditeur de texte normal. Si cela ne fonctionne pas, veuillez vous adresser au fabricant de l'appareil.

Afin que le fournisseur puisse être trouvé à partir des données de base, au moins le nom* et le code postal du fournisseur doivent correspondre aux données enregistrées dans le système. À partir de la version 2019, un dialogue de mise à jour des adresses permet de reprendre les données de la facture QR dans le système. Cette vérification doit être faite manuellement dans la version Abacus 2018.

*Avec les dernières versions (hotfixes / servicepacks à partir de septembre 2020), les lettres majuscules et minuscules du nom ainsi que les "ä" ou "ae" ne sont pas pris en compte lors de la vérification de la concordance du nom.

Outre les informations de paiement, d'autres données telles que le numéro de la facture ou le numéro de TVA peuvent être intégrées à la facture QR. Ces informations supplémentaires simplifient la saisie des documents. Le Swiss QR Code offre également une opportunité intéressante pour les associations en matière de collecte des dons ou de cotisations, car il peut être placé sur les affiches et les flyers. La facture QR peut être éditée avec une imprimante standard puisque le bulletin de versement est uniquement en noir et blanc.

La saisie manuelle complète ou partielle est supprimée. Toutes les informations utiles au paiement sont contenues dans le QR code. Elles apparaissent également dans la section paiement QR. Elles sont ainsi lisibles sans aide technique.

Les nouveaux bulletins de versement ont commencé à circuler à partir du 1er juillet 2020. Pendant la période de transition, l'utilisation parallèle des actuels bulletins de versement rouges et oranges et de la facture QR est encore possible.

En principe, il appartient à chaque banque de décider si elle veut implémenter le Swiss Payment Code. Abacus ne peut pas influencer la prise de décision des banques internationales. Ce qui n'est pas recommandé, c'est que l’IBAN QR soit envoyé à l'étranger avec une référence. Sinon, le destinataire peut saisir manuellement les données inscrites à droite du QR code ou continuer à envoyer les factures à l'étranger de la même manière qu'aujourd'hui.

Avec Abacus, vous êtes bien préparés aux changements à venir. Grâce aux servicepacks, la création et le traitement de la facture QR sont possibles avec les différentes versions (voir calendrier Abacus). N'hésitez pas à contactez votre partenaire afin qu'il puisse vous aider si nécessaire.

Dans ce cas, la facture peut être saisie dans Abacus, mais les informations concernant le chemin de paiement ne peuvent pas être enregistrées correctement. Le paiement doit être saisi manuellement dans l’E-Banking et le document doit être payé manuellement dans Abacus.

La plupart des smartphones prennent en charge la lecture des QR codes. Il existe également de nombreuses applications qui permettent de décrypter les données du QR code.

Une application pour scanner des factures est en cours de développement chez Abacus. Pour le traitement, nous recommandons toutefois l'abo Web Scan, qui permet déjà à la fiduciaire de scanner les documents avec les options de séparation (code-barres, feuille de séparation, timbre). Cela facilite également la numérisation des factures de plusieurs pages. En outre, une reconnaissance OCR est présente sur les documents scannés, ce qui permet de proposer des données supplémentaires pour la saisie des documents.

Vous pouvez utiliser tous les bons scanners de documents pouvant scanner le noir/blanc, toutes les nuances de gris et les couleurs. Cependant, une bonne installation est la clé d'un bon résultat. L'idéal serait que l'alignement automatique et la reconnaissance "ultrason" à double entrée soient disponibles. Nous recommandons les scanners de Canon et Panasonic.

Nous vous recommandons d'utiliser la signature électronique (contrôle des visas). Vous pouvez classer la facture dans le dossier lors de sa saisie sans avoir besoin d'archiver le document signé.

L'un des avantages de la nouvelle facture QR avec section paiement est que cela permet de la créer directement sur des imprimantes standard (laser ou à jet d'encre). Vous devez disposer au minimum de la version de février 2020 pour pouvoir imprimer des factures QR à partir d'Abacus. L'obligation de perforation permet de garantir la séparation entre la section paiement et le reçu.

La partie paiement et le reçu doivent être imprimés sur papier blanc naturel ou blanc avec un poids d'au moins 80 à maximum 100 g/m2. L'utilisation de papiers certifiés FSC et TCF recyclés est autorisée. Toutefois, les papiers standards couchés/enduits et réfléchissants ne sont pas autorisés.

La facture e-Bill est envoyée sur le portail E-Banking et non dans la Comptabilité des créanciers. Par contre, une e-facture peut être reçue et traitée (dans la Comptabilité des créanciers) via l'application E-Business dans Abacus.

Vous pouvez viser des documents créanciers dans Abacus, grâce aux utilisateurs ESS dans le portail de validation des documents (à partir de la version 2020) ou dans AbaClik.

La facture QR ne modifie en rien le paiement des documents, cela reste identique aux anciennes factures.

Les définitions des rappels peuvent être faites de manière à ce que le QR code soit imprimé sans montant.

On peut supposer que ces bulletins de paiement rouges prévus pour les collectes de fonds étaient imprimés à l'extérieur. Le destinataire de la facture est toujours connu dans Abacus, c'est pour cela que son adresse est également imprimée dans la section paiement. En règle générale, cette information n'est pas connue pour les collectes de fonds et doit donc être laissée en blanc. Veuillez contacter le prestataire qui a, jusqu'à présent, imprimé les bulletins de paiement rouges.

Non, cette information n'est généralement pas connue du fournisseur. Par conséquent, aucune solution n'a été mise en œuvre dans le QR code concernant cette information.

Le générateur de codes-barres permet de créer des codes-barres spéciaux qui sont directement destinés à l'inbox des créanciers et qui peuvent en même temps être utilisés pour la séparation des documents. De plus, il est possible de choisir un numéro de document spécifique ou tout simplement le numéro suivant.

La "saisie rapide des clients" analogue à la "saisie rapide des fournisseurs" n'existe pas dans la Comptabilité débiteurs. L'étendue des fonctions de traitement des factures débiteurs via l'Inbox AbaScan, est plus limitée que celle de la Comptabilité des créanciers. Dans la plupart des cas, les factures provenant de systèmes tiers sont importées via une interface.

Tout à fait. Les boîtes de réception e-mail peuvent être vérifiées et les pièces jointes déplacées vers l'Inbox AbaScan.

Dans ce cas, vous devez sélectionner la fonction "Paiement à un autre bénéficiaire" qui se trouve dans la base des fournisseurs sous chemin de paiement.

Les documents peuvent être préparés tout simplement dans la proposition de paiement K231 lorsque vous disposez d'une version QR et que les factures ont été saisies avec le bon chemin de paiement et la bonne référence BV.

Il n'est pas non plus nécessaire d'avoir un accès à la base des fournisseurs pour la saisie rapide. Cependant, l'utilisateur doit avoir l'autorisation d'écriture dans les adresses.

Oui, une interface avec nest/is-e est disponible. Ceci est prévu avec le servicepack de mai 2020.

Nous n'avons pas d'interface directe pour ce programme. Cependant, les documents QR peuvent être importés via AbaConnect. Veuillez prendre contact avec votre partenaire ou votre exploitant interface.