Pascal Näf, was waren Ihre Beweggründe für einen digitalen Spesenprozess?
Pascal Näf: Vor der Einführung des Abacus Spesenmanagements war das Einreichen und Rückfordern von Spesenbelegen bei uns ein manueller Prozess. Die Mitarbeitenden haben Spesen monatlich auf einer Excel-Vorlage erfasst, ausgedruckt und zusammen mit den gesammelten Spesenbelegen dem Vorgesetzten zur Freigabe übergeben. Anschliessend kamen die Abrechnungen über den internen Postweg in die Personalbuchhaltung, wo diese geprüft, angepasst, eingebucht und ausbezahlt wurden. Die manuelle Erfassung war aufwendig. Viele unserer Mitarbeitenden arbeiten extern oder im Home Office, schon vor Covid-19, deshalb wollten wir den Spesenprozess unbedingt digitalisieren. Wir haben nach einer effizienten Lösung für die Abrechnung von Spesen gesucht, die komplett ohne Papier funktioniert. In dieser Phase hat uns Abacus-Partner fidevision ag bei der Integration umfassend begleitet und war auch beim Support eine hilfreiche Stütze.
Warum haben Sie sich für die Spesenlösung von Abacus entschieden?
Unser Ziel ist, so wenig Schnittstellen wie möglich. Zudem möchten wir die Bedienung für unsere Mitarbeitenden so einfach wie möglich halten. Wir setzen bereits den Kreditorenprozess und die Zeiterfassung von Abacus ein, deshalb liegt das Spesenmanagement von Abacus sehr nahe. Wir können für das Spesenmanagement die gleiche App AbaClik einsetzen, wie wir auch für die Zeiterfassung nutzen. Digitalisierung ist für uns und unsere Mitglieder ein wichtiges Thema: Wir nehmen eine Vorreiterrolle ein und möchten bewusst mit modernen, innovativen Lösungen arbeiten, die auch von unseren Mitgliedern adaptiert werden können.
Wie unterstützt Sie das Abacus Spesenmanagement in Ihrem Alltag?
Unsere Mitarbeitenden können jetzt Spesen ortsunabhängig digital einreichen und visieren. Spesenbelege in Papierform aufbewahren, gehört der Vergangenheit an! Die Spesenfreigabe ist einfacher und der Status der Spesenverarbeitung kann jederzeit abgefragt werden. Die Buchhaltung ist in der Bearbeitung effizienter, die Auszahlung wird beschleunigt und wir sparen gesamtheitlich sehr viel Zeit und Ressourcen – Ressourcen, die Mitarbeitende jetzt für wichtigere Dinge einsetzen können.
Wie haben Sie Ihre Mitarbeitenden für das Abacus Spesenmanagement begeistert?
Wir haben unserer Mitarbeitenden über den neuen Spesenprozess umfassend informiert. Zu Beginn der Einführung haben wir unsere Mitarbeitenden mit Schulungsmaterialien wie z. B. Videos geschult. Die Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Die Mitarbeitenden schätzen die Vorteile vom neuen Prozess, das Team in der Buchhaltung ist vor allem von der Effizienz begeistert. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass wir keine physische Ablage mehr brauchen und dadurch Platz gewinnen.
Wie viele Mitarbeitende nutzen mittlerweile Abacus?
Bei uns nutzen praktisch alle Mitarbeitenden Abacus. Selbst Mitarbeiter, die für neue Lösungen nicht so affin sind, konnten wir von Abacus und der Smartphone App AbaClik überzeugen. Sie sind jetzt Fan von der Lösung!
Wenn Sie die Lösungen von Abacus mit einem Wort beschreiben müssten: Welches Wort wäre es?
Integriert!
