Drei typische Stolpersteine im Onboarding umgehen: So gelingt der perfekte Start

Onboarding umfasst weit mehr als die Einführung in Arbeitsplatz und Abläufe. Es geht darum, neue Mitarbeitende emotional, fachlich und sozial in das Unternehmen zu integrieren – von Tag eins an. So sollen sie sich im Team schnell zurechtfinden, Vertrauen in ihre Rolle entwickeln und sich mit dem Unternehmen identifizieren. Studien zeigen: Mitarbeitende, die ein strukturiertes Onboarding erleben, werden schneller produktiv, engagieren sich stärker und bleiben länger im Unternehmen.

In der Praxis läuft leider nicht immer alles reibungslos. Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität des Onboardings oder setzen auf einen „Learning-by-Doing“-Ansatz, der neue Mitarbeitende schnell überfordern kann. Unsicherheit und Orientierungslosigkeit prägen die ersten Arbeitstage – und wecken Zweifel an der neuen Arbeitsstelle. Das lässt sich vermeiden. Wir erläutern drei typische Stolpersteine im Onboarding-Prozess und zeigen praxistaugliche digitale Ansätze zur Lösung auf.

1. Stolperstein: Kein klarer Fahrplan

Ein häufiges Problem: Neue Mitarbeitende erhalten einen Arbeitsplatz, aber wissen nicht Bescheid über die nächsten Schritte. Was in der ersten Woche passiert, welche Ziele in den ersten Monaten angestrebt werden, und welche Aufgaben anstehen – all das bleibt oft unklar. Ohne einen klaren Plan wissen weder die neuen Mitarbeitenden noch ihre Vorgesetzten genau, was wann zu tun ist. Die Folge: Unsicherheit und leidende Produktivität.

Do: Strukturierter Einarbeitungsplan mit Erinnerungen

Ein gut strukturierter Onboarding-Fahrplan gibt Orientierung. Er zeigt auf, welche Schritte wann zu erledigen sind – von der ersten Vorstellungsrunde über die Einführung in Tools und Prozesse bis hin zu regelmässigen Feedbackgesprächen. Der Plan sollte idealerweise bereits vor dem ersten Arbeitstag erstellt und mit allen Beteiligten abgestimmt sein. Im Abacus-Modul Onboarding & Offboarding können Sie individuelle Onboarding-Abläufe anlegen, die für alle Beteiligten zugänglich sind. So können wichtige Schritte klar terminiert oder sogar automatisch ausgelöst werden. Das neue Teammitglied wird zeitgerecht via Inbox über anstehende Ereignisse und Aufgaben informiert – und Sie haben die Sicherheit, dass nichts vergessen geht. 

2. Stolperstein: Unklare Zuständigkeiten

Ein weiterer häufiger Stolperstein ist die unklare Verteilung von Verantwortlichkeiten. Wer ist für die IT-Einrichtung zuständig? Die Linie denkt, das macht HR. Die HR-Abteilung verweist wiederum auf die IT. Wer kümmert sich um die Einführung in das Team? Oft wird erwartet, dass sich die neuen Mitarbeitenden selbst zurechtfinden oder dass „irgendjemand“ sich darum kümmert – was in der Realität selten funktioniert.

Do: Transparente Verantwortlichkeiten

Um das zu vermeiden, sollten die Verantwortlichkeiten für jeden Schritt des Onboardings klar definiert sein – ob es sich um die Personalabteilung, die Fachabteilung, eine Mentorin oder den direkten Vorgesetzten handelt. Jede Person sieht genau, was bis wann zu tun ist – inklusive automatischen Erinnerungen. Das hilft, Verantwortlichkeiten transparent zu machen, reduziert Rückfragen und vermeidet peinliche Missverständnisse.

3. Stolperstein: Chaos bei Unterlagen

Ein unterschätzter Stolperstein ist das Chaos rund um Unterlagen und Verwaltungsprozesse. Von Personalreglementen über Datenschutzvereinbarungen bis hin zu internen Formularen – neue Mitarbeitende werden häufig mit einer Flut an Dokumenten konfrontiert, die redundant und schwer auffindbar sind. Irgendwann stapeln sich die Unterlagen in verschiedenen Ordnern oder liegen verstreut auf diversen Laufwerken – und im Ernstfall findet niemand mehr, was er braucht. Das führt zu Verzögerungen und Aufwand für alle Beteiligten.

Do: Auf zentrale Plattformen setzen

Auf digitalen Onboarding-Plattformen können alle relevanten Dokumente strukturiert und zeitgerecht bereitgestellt werden. Im Portal können sich neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag wichtige Unterlagen ansehen und auch selbst Dokumente online hochladen. Das Abacus Modul Onboarding & Offboarding bietet ein vielseitiges Portal, in dem neben administrativen Informationen auch spannende Insights, Teamvorstellungen etc. im Blog-Format veröffentlicht werden können. Schluss mit Papierstapeln und mühsamem Nachfassen – alle relevanten Unterlagen sind an einem Ort verfügbar.

Fazit: Onboarding ist viel mehr als nur Willkommenskultur – es ist strategisch wichtig

Onboarding ist keine Nebenaufgabe, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor im HR-Management – und die Visitenkarte eines professionellen Unternehmens. Mit durchdachten Prozessen schaffen Sie nicht nur eine bessere Ausgangslage für neue Mitarbeitende, sondern fördern langfristig die Mitarbeiterbindung, Effizienz und das Arbeitgeberimage. Und das ist der beste Start in eine erfolgreiche Zusammenarbeit.