Sind Sie bereit für die QR-Rechnung?

Neben den Zahlungsinformationen können weitere Daten wie beispielsweise die Rechnungsnummer des Rechnungsempfängers oder die Mehrwertsteuernummer enthalten sein. Diese zusätzlichen Informationen vereinfachen die Erfassung der Belege. Der sogenannte Swiss QR-Code bietet zudem eine interessante Möglichkeit für Verbände und Vereine zur Spendensammlung, indem der Code auf Plakate und Flyer angebracht wird. Die QR-Rechnung kann mit einem handelsüblichen Drucker erstellt werden, da der Einzahlungsschein nur noch schwarz-weiss dargestellt wird.

Die händische Erfassung oder Vervollständigung entfällt. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im QR-Code enthalten als auch auf dem QR-Einzahlungsschein aufgedruckt. Die Zahlungsinformationen sind somit auch ohne technische Hilfsmittel lesbar.

Die neuen Einzahlungsscheine dürfen frühestens ab 1. Juli 2020 eingesetzt werden. Während der Übergangsfrist ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und der QR-Rechnung möglich.

Mit Abacus sind Sie für die kommenden Änderungen bestens vorbereitet. Die Erstellung und das Verarbeiten der QR-Rechnung werden für die unterschiedlichen Versionen durch ein Servicepack möglich (siehe Fahrplan Abacus). Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Vertriebspartner, damit er Sie dabei unterstützen kann.

Damit die QR-Rechnung (Kreditorenseite) bei Ihnen unterstützt wird, muss die Version 2018 mindestens auf den Servicepack vom 20.11.2019 geupdatet werden. Sie können im Abacusmenü via Rechtsklick die “Versionen” prüfen. Bitte kontaktieren Sie Ihren Abacus-Vertriebspartner für Fragen zur Installation und Schulung.

Stand heute ist, dass die SIX am Termin vom 30. Juni 2020 festhält. Sollte es Änderungen geben, werden wir diese publizieren.

In diesem Fall kann die Faktura im Abacus erfasst werden, die Information des Zahlweges kann aber nicht korrekt gespeichert werden. Die Zahlung muss manuell im E-Banking abgesetzt und im Abacus der Beleg manuell bezahlt werden.

Die meisten Smartphones unterstützten das Lesen von QR-Codes zudem gibt es auch viele Apps, die es ermöglichen die Daten aus dem QR-Code zu entschlüsseln.

Dies ist grundsätzlich jeder Bank überlassen, ob sie den Swiss Payment Code implementiert. Ob Internationale Banken dies tun werden kann nicht von Abacus beeinflusst werden. Was nicht empfohlen wird ist, dass die QR IBAN mit Referenz ins Ausland versendet wird. Ansonsten kann der Empfänger die Daten rechts vom QR Code manuell abtippen oder die Rechnungen international gleich versenden wie heute.

Eine App zum Einscannen von Rechnungen ist bei Abacus in der Entwicklung. Für die Verarbeitung empfehlen wir jedoch das Webabo Scan, welches bereits heute ein Einscannen von Belegen mit den Trennmöglichkeiten (Barcode, Trennblatt, Stempel) für den Treuhänder ermöglicht. Damit ist auch das Scannen von mehrseitigen Rechnungen einfach. Zudem findet auf den eingescannten Belegen eine OCR-Erkennung statt, die es ermöglicht, weitere Daten aus der Rechnung für die Belegerfassung vorzuschlagen.

Grundsätzlich können alle guten Dokumentscanner eingesetzt werden, welche Schwarz/Weiss, Graustufen und farbig scannen können. Ein guter Einzug ist wichtig. Ideal auch, wenn eine automatische Ausrichtung, sowie eine Ultraschall-Doppeleinzug-Erkennung vorhanden ist. Wir empfehlen Dokument-Scanner von Canon und Panasonic.

Wir empfehlen die elektronische Unterzeichnung (Visumskontrolle) zu verwenden. Somit entfällt das Ablegen des unterzeichneten Dokumentes und die Rechnung kann einmalig bei der Erfassung der Rechnung im Dossier abgelegt werden.

Ein Vorteil der neuen QR-Rechnung mit Zahlteil ist, dass sie direkt auf handelsüblichen Druckern (Laser- oder Tintenstrahldrucker) selbst erstellt werden können. Damit Sie QR-Rechnungen aus dem Abacus drucken können, benötigen Sie mindestens die Version 2020 vom Februar. Die Perforationspflicht dient dazu, dass der Zahlteil und Empfangsschein sauber abgetrennt werden können.

Der Zahlteil und Empfangsschein müssen auf naturweissem oder weissem Papier mit einem Gewicht von mindestens 80 bis maximal 100 g/m2 erstellt werden. Die Verwendung geprüfter Recycling-FSC- und TCF-Papiere ist erlaubt. Nicht zugelassen sind hingegen beschichtete und reflektierende Standardpapiere.

Für die Mahnungen können die Definitionen so vorgenommen werden, dass der QR-Code ohne Betragsangabe gedruckt wird.

Vermutlich wurden diese roten Einzahlungsscheine für Spendenaktionen extern gedruckt. Im Abacus ist immer ein Rechnungsempfänger bekannt, weswegen auch im Zahlteil diese Adresse angedruckt wird. Für Spendenaktionen ist dieser i.d.R. nicht bekannt, weswegen man diese Information leer belassen möchte. Bitte kontaktieren Sie ihren Anbieter, der bisher die roten Einzahlungsscheine gedruckt hat.

Nein, diese Information kennt in der Regel der Lieferant nicht. Deswegen wurde für diese Information auch keine Lösung im QR-Code implementiert.

E-Bill ist eine Rechnung, die auf die Bank des E-Banking Portals versendet wird und nicht in die Kreditorenbuchhaltung. Eine E-Rechnung hingegen kann über die Applikation E-Business im Abacus empfangen und verarbeitet (in die Kreditorenbuchhaltung) werden.

Wenn die Kreditorenbelege im Abacus visiert werden sollen, dann ist das auch mit ESS Benutzern im Belegfreigabeportal (ab Version 2020) oder im AbaCliK möglich, Rechnungen zu visieren.

Die Zahlung der Belege ist gleich möglich wie bisher und ändert mit der QR-Rechnung nicht.

Mit dem Barcode-Generator können spezielle Inbox-Barcodes erstellt werden welche direkt die Kreditoren Inbox adressieren, und gleichzeitig zur Dokumentstapeltrennung verwendet werden können. Gleichzeitig ist es möglich zu wählen ob eine bestimmte Belegnummer vorzugeben ist oder die nächst höhere gewählt werden soll.

In der Debitorenbuchhaltung gibt es keine “Kundenschnellerfassung” analog der “Lieferantenschnellerfassung”. Bei der Verarbeitung der Debitorenrechnungen über die AbaScan-Inbox steht ein eingeschränkterer Funktionsumfang zur Verfügung als in der Kreditorenbuchhaltung. In den meisten Fällen werden Rechnungen aus Drittsystemen via Schnittstelle importiert.

Richtig. Es können E-Mailpostfächer überprüft und die Anhänge in die AbaScan-Inbox verschoben werden.

In solchen Fällen muss im Lieferantenstamm bei den Zahlwegen die Funktion “Zahlung an anderen Begünstigten” verwendet werden.

Wenn Sie eine QR-fähige Version haben und die Rechnungen mit dem richtigen Zahlweg und richtiger EZ-Referenz erfasst wurden, können die Belege ohne Weiteres im Überweisungsvorschlag K231 aufbereitet werden.

Damit ein Lieferant erfasst werden kann, benötigt es auch aus der Schnellerfassung keinen Zugriff auf den Lieferantenstamm. Der Benutzer benötigt aber die Schreibrechte auf die Adresse.

Ja, eine Schnittstelle zum nest/is-e ist vorhanden. Diese ist auf den Servicepack vom Mai geplant.

Wir haben keine Direktschnittstelle zu diesem Programm. Via AbaConnect können aber QR-Belege importiert werden. Nehmen Sie dazu bitte Kontakt zu Ihrem Vertriebspartner oder Schnittstellen-Betreiber auf.