Projektmanagement im Griff – Amstein + Walthert setzt auf Abacus ERP

Evaluation mit Hindernissen

Gesucht wurde also eine zeitgemässe Software mit Fokus auf das Projektmanagementgeschäft. Dazu zählen das Leadmanagement, die Projektadministration und Planung, die Leistungserfassung und Fakturierung, das Rechnungswesen und HR sowie die entsprechenden Reporting-Instrumente. Ein erster Prozesskatalog diente der systematischen Ermittlung von Teilbereichen und Analysegebieten. Gemeinsam mit einem externen ERPBerater ging ein ausschliesslich mit Führungskräften aus den 19 operativ aktiven A+W-Einheiten besetztes Gremium im Herbst 2019 die Aufgabe an. Es wurde vom Konzern-CFO Stephan Hürzeler geleitet und erarbeitete zunächst einen detaillierten Katalog mit rund 800 einzelnen Anforderungen. Während dem Evaluationsprozess verunmöglichte der erste Lockdown infolge der Covid-Pandemie direkte Kontakte mit den möglichen Softwareanbietern und Implementierungspartnern. Die Präsentationen via Video-Konferenzen ohne direkten persönlichen Kontakt waren eine Herausforderung, die aber gut gemeistert wurde.

Implementierung mehr als nur eine Fingerübung

Da die Abacus Partnerin Bewida laut Hürzeler dank ihres strukturierten Vorgehens konzeptionell vollständig überzeugen konnte, machte sie zusammen mit dem Ostschweizer ERP das Rennen. Der Bewida-Fokus lag mit einem betriebswirtschaftlichen Schwerpunkt auf der Projektverwaltung und dem CRM. Gleichzeitig sah ihr Plan vor, alle 19 juristischen Einheiten in einem einzigen Mandanten zu integrieren, um zu einem flexiblen Reporting zu kommen. Nadir Mandioni, CEO von A+W St. Gallen und Mitglied des Evaluationsgremiums, erklärt: «Bewida hat es hervorragend verstanden, uns davon zu überzeugen, dass die Abacus Projektverwaltungssoftware ein optimales Produkt für Ingenieurunternehmen wie das unsere sei.» Positive Referenzen von Konkurrenten respektive «Marktbegleitern» hätten dies bestätigt, ergänzt er. Dabei hat auch geholfen, dass Bewida aufgrund langjähriger Erfahrungen aus Projekten in der Ingenieurbranche jeweils bestehende Prozesse hinterfragte und völlig neue Lösungsansätze präsentierte. Angesichts der Grösse des Unternehmens und der Angebotsbreite bei Projekten in den Kernbereichen Engineering Gebäudetechnik und Consulting sind die Fachspezialisten über die ganze Schweiz verteilt. So ist es denn nur folgerichtig, dass gerade die gruppenübergreifende kollaborative Zusammenarbeit in der neuen ERP-Lösung ihren Niederschlag gefunden hat. A+W forderte von Bewida, dass die Umsetzung im Rahmen der Standardsoftware zu erfolgen hatte. Individuelle Anpassungen und Programmerweiterungen durften gemäss Hürzeler nur ausnahmsweise und nur dann vorgenommen werden, wenn dies unabdingbar war und sich dies kostenmässig rechtfertigen liess.

Die flexible Strukturierung in Haupt- und Unterprojekte erlaubt auch die Abbildung komplexer Projektstrukturen. Dank DeltaMaster sind die Projektleiter stets über den aktuellen Stand ihrer Projekte informiert.

Gelungene Umsetzung

Früher hatten die Tochtergesellschaften zum Teil unterschiedliche Lösungen von  verschiedenen Herstellern im Einsatz. Heute arbeiten alle 19 Unternehmen auf demselben System mit einer einzigen Software. Dabei werden von allen die gleichen Strukturen und Stammdaten auf der Basis einer zentralen Datenbank verwendet. Das hat den Vorteil, dass Datenredundanzen wegfallen, die Pflege der Daten einfacher ist und dadurch Fehler reduziert werden. Die Arbeit an demselben System hat zudem den Vorteil, dass dies auch das firmenübergreifende Arbeiten bei gemeinsamen Projekten oder bei Stellvertretungen erleichtert. Ausserdem lassen sich weitere Abacus Mandanten mit Geschäftsbereichen für Ingenieur-Gemeinschaften nutzen. Auch ein schweizweites übergreifendes Buchen und das Nutzen des alternativen Intercompany-Verkehrs über E-Business zwischen den Geschäftsbereichen werden unterstützt. Durch eine flexible Strukturierbarkeit der Projektarten in Haupt- und Unterprojekte lassen sich unterschiedlichste Kunden- und Auswertungswünsche weitgehend und ohne Anpassungen an der Konfiguration erfüllen. Verlangt beispielsweise ein Kunde pro Subprojekt einzelne Rechnungen, werden die Aufträge als eigene Projekte auf Stufe der Subprojekte eröffnet. Selbst Multiprojektstrukturen lassen sich mit Hilfe eines Projektbaums mit Haupt- und Subprojekten sowie mehreren Ebenen abbilden. Dabei kann für jeden Ast separat festgelegt werden, wer Projektverantwortlicher ist, wie einzelne SIA-Phasen auf der Detailebene zu rapportieren sind oder ob für spezielle Positionen separate Rechnungsstellungen erfolgen sollen. Dabei lassen sich auch ohne grossen Aufwand Zusatzaufträge zu einem bereits bestehenden Gesamtprojekt neu erfassen. Flankiert wird das Abacus System durch die Bewida-eigene Business Intelligence (BI)-Lösung mit ausgeklügelten Datenmodellen sowie dem Front-End-Tool DeltaMaster. Neben dem Reporting kommt dabei auch die Planung als Teil des BI-Systems zum Tragen. Ebenso wird die Projektbewertung als auch der Projektforecast via DeltaMaster erhoben.

Flexible Fakturaerstellung

Laut Christian Moser, Projektverantwortlicher bei Bewida, war das eigentliche «Pièce de résistance» bei der Umsetzung des Grossprojekts die Komplexität des Fakturierungsprozesses. Heute lassen sich auch kundenindividuelle Anforderungen an die Rechnungsstellung flexibel erfüllen: Wird eine geplante Faktura im Rechnungsvorschlag aufbereitet, erfolgt die anschliessende Rechnungsfreigabe und Übergabe zur Fakturierung durch die Projektleitenden. Auch Fakturierungen von unterschiedlichen Projektarten können als «pauschal», «nach Aufwand» oder «nach Arbeitsfortschritt» unterschiedlich durchgeführt werden. Ebenso lassen sich Multiprojektstrukturen mit sichtbaren und verdeckten Unterprojekten auf den Rechnungen zusammen mit der steuerbaren Sichtbarkeit auf Detailreports bei Rechnungsbeilagen erstellen.

Dank vielfältigen Parametrisierungs- und Einstellungsmöglichkeiten werden vom System alle wesentlichen Fakturierungsvarianten unterstützt. So kann eine Verrechnung den komplexen Verrechnungsmethoden in einer SIAPhase, Los-Phase oder Werks-Phase erfolgen, indem sie sich durch die Abacus Projektverwaltung entsprechend abbilden lassen. Dabei ist es sogar möglich, dass sich alle Phasen-Arten in einem Projekt verwenden lassen. Jetzt sind Verdichtungsmöglichkeiten der Leistungsfakturierung pro Projekt und Unterprojekt einstellbar, so dass die Leistungserfassung auf der Detailebene erfolgen kann. Wünscht ein Kunde, dass eine Verrechnung auf einer übergeordneten Ebene geschieht, ist auch das möglich. Ohne manuelles Zutun, lassen sich automatisch Abzüge und Zuschläge erzeugen. Auch Ansätze für externe und interne Stakeholder sind speziell für geschäftsbereichübergreifendes Buchen realisierbar.

Klarsicht herrscht

Heute besticht die Auftragsabwicklung einem präzisen Monitoring, erklärt Mandioni und verweist darauf, dass Offerten im Abacus CRM erfasst werden und sich anschliessend mit einer genauen Realisierungswahrscheinlichkeit taxieren lassen. Wird diese bei der Potenzialanalyse als budgetierter Wert berücksichtigt, ermöglicht dies dem Management bei der Planung, benötigte Ressourcen zu budgetieren. Für das Management ist dieser Forecast zu einem wichtigen Führungselement geworden, da sie damit die 1ʼ100 Mitarbeitenden stets mit Aufträgen ausreichend auslasten können. Zu diesem Zweck werden nun nicht nur Adressinformationen, sondern auch die Offerten und die damit verbundenen Aktivitäten über MyAbacus erfasst. Erst die Einbindung des Offertprozesses in die Projektverwaltung über das Abacus CRM bewerkstellige eine bessere Planung über die zu erwartende Auslastung der Mitarbeitenden, erklärt Mandioni. Für das Projektcontrolling können die über 600 Projektleiter sowohl Abacus als auch DeltaMaster verwenden. Dabei ist das BI-Werkzeug für A+W zum eigentlichen Führungsinstrument geworden, wofür die Datenbank des Abacus ERP die Basis bildet.

Die neue Lösung ist aber nicht nur für Projekt-Mitarbeitende ein Vorteil, auch den übrigen Mitarbeitenden passt die Abacus Lösung; ihr Einstig ist das Portal MyAbacus. Darin können sie ihre Leistungen und Spesen, die sie für Projekte erbracht haben, einfach und schnell erfassen. Auch von den darin enthaltenen Dashboards zur grafischen Visualisierung von Kennzahlen und ihre Entwicklungen wird gern Gebrauch gemacht. Geplant ist nun noch die vollständige Integration der Personaldossiers.

Go-Live in Time & Budget

Das Projekt wurde innerhalb von ca. achtzehn Monaten umgesetzt. Bevor die Lösung am ersten Januar 2022 ohne grössere Komplikationen live geschaltet wurde, mussten zunächst die Daten aus den bisherigen ERP-Lösungen migriert werden. Diese umfassten rund 10ʼ000 Einzelprojekte sowie 25ʼ000 Adressen mit Kontaktpersonen. Heute wird die gesamte Software von einem Outsourcing-Partner extern gehostet und funktioniert seit Beginn unterbruchfrei. Das Budget, so Hürzeler zufrieden, wurde mit Abweichungen im gewohnten Rahmen eingehalten. Nicht zuletzt wegen der Pflicht zum Home-Office war der Bedarf bei den Mitarbeitenden nach digitalen Schulungslösungen gross. Deshalb wurden sie kostengünstig zentral entwickelt, gesteuert und überwacht. Sie erfolgten via Video-Conferencing in Form von Frontalunterricht mit internen und externen Verantwortlichen.

Fazit

Alle Ziele bezüglich der Automatisierung im Bereich der Fakturierung und der Auswertungen konnten fristgerechtrealisiert werden. «Heute hat A+W eineinziges System für alle 19 selbstständig auftretenden juristischen Gruppengesellschaften, wobei sämtliche firmenspezifischen Anforderungen im Standardumfang des ERP abgebildet sind», bilanziert Hürzeler und ergänzt: «Abacus ist eindeutig die passende Software für unser Unternehmen». Da alle Daten in einem einzigen Mandanten mit den verschiedenen Geschäftsbereichen abgelegt sind, macht dies nun ein flexibles und schnelles Reporting möglich. Mit dem Projekt «ERP 2022» ist ein eigentlicher Kulturwandel verbunden, der für A+W eine neue «Welt» mit bisher unbekannten Prozessen und finanziellen Führungszahlen erschlossen hat. Im Wertschöpfungsprozess wurde die Effizienz mit der neuen Gesamtlösung markant verbessert. Das Reporting über die finanziellen Resultate der einzelnen Geschäftseinheiten und zu den Projekten wurde vereinfacht, ist aber gleichzeitig bedeutend aussagekräftiger als früher. Allerdings musste dies an gewissen Stellen des Unternehmens zum Teil mit einer gewissen Aufwandsteigerung erkauft werden, da die Daten für die nachfolgenden Informationsaufbereitungen nun aufwendiger, sprich vollständiger als früher erfasst werden müssen.

Einsatz von Abacus durch die Digitalisierung der Prozesse unsere konzernweite Zusammenarbeit stärken und dadurch unsere Effizienz und Produktivität im Alltagsgeschäft erhöhen wird», schliesst Christian Appert, der Group-CEO von A+W, begeistert über die neue Lösung.