Für die Verantwortlichen der OBT ist klar, dass heute in einem Unternehmen das ERP ein Schlüssel zu einer umfassenden Digitalisierung ist. Und auch, dass die Digitalisierung der Prozesse angezeigt ist, um die Effizienz zu steigern. Nachdem ihr Abacus System 15 Jahre im Einsatz war, entschloss man sich für eine Modernisierung, zumal die bisherige Lösung funktional an ihre Grenzen zu stossen drohte. Bei ingeführten Neuerungen von Abacus hatte das zur Folge, dass bei der alten Lösung kaum ein Prozess von der Digitalisierung und anderen Vorteilen profitierte. So sei man sich bereits 2018 einig gewesen, dass man einen Schritt vorwärts in Sachen eines moderneren ERP machen müsse, berichtet Daniel Diethelm. Er ist OBT-Partner und Leiter der Stabstellen mit Bereichen wie Finanzen, Marketing und HR.
Effiziente Dienstleistungen bei OBT dank Standardisierung digitaler Prozesse mit MyAbacus
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«Mit dem Redesign unseres internen ERP konnten wir unsere neue OBT Projektmethodik erproben, optimieren und anschliessend erfolgreich für Kundenprojekte einsetzen.»
Christophe Zuber, Leiter Projektmanagement, OBT
Ein Neuanfang
Beim bevorstehenden Grossvorhaben stand einzig der Einsatz von Abacus nicht zur Debatte. Ansonsten wurde alles auf den Prüfstand gestellt. Das Grobkonzept beschrieb das visionäre Ziel der neuen Lösung und lieferte die Argumente für den Aufbau eines komplett neuen Mandanten. So konnten die Durchgängigkeit der Prozesse und die Datenintegrität über die ganze Applikationsbreite sichergestellt werden, erklärt Diethelm. Zudem wurden die Qualität und Aussagekraft der Auswertungsdaten optimiert. Das System sei dadurch zukunftsfähig und bietet eine solide Basis für Erweiterungsprojekte. Nicht zu unterschätzen sei auch, so der OBT-Partner, dass die Mitarbeitenden dank den gemachten Erfahrungen aus dem ambitionierten Projekt besser in der Lage sein würden, ihre Kundschaft zu beraten.
Ein Projektteam wurde aus den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammengestellt. Die Projektleitung für OBT als «interner Kunde» übernahm Daniel Diethelm. Die Leitung des Projektes als «interner Abacus Dienstleister» erfolgte gemeinsam durch Christophe Zuber für die Projektleitung und Roger Kreier fürs Business Consulting. Mit seinen zwölf Jahren Abacus Erfahrung oblag Kreier die Lösungsarchitektur und somit die konzeptionelle Gesamtverantwortung über das neue System. Als Projektleiter für die Projektumsetzung durch das Abacus Team zeichnete Christophe Zuber für die Führung des Projektteams, die Projektmethodik, das Risikomanagement und die Kommunikation zu den verschiedenen Stakeholdern verantwortlich. Eine grosse Herausforderung bestand darin, dass die Teammitglieder in den verschiedenen Niederlassungen tätig waren und daneben ihre Tagesgeschäfte wahrnehmen mussten. Während der gesamten Projektdauer von eineinhalb Jahren fanden alle zwei Wochen Teamsitzungen statt. Gleichzeitig setzte OBT als einer der erfolgreichsten Abacus Partner selber die Systemintegration des neuen ERP-Systems um. Angesichts der Komplexität des Projekts wurde OBT während der gesamten Projektdauer auch von der Softwareherstellerin selbst direkt unterstützt.
Das zentrale MyAbacus-Portal ist Einstiegspunkt für alle Datenerfassungen und Auswertungen und damit ein komfortables Arbeitsinstrument.
(Aus Datenschutz-Gründen wurden firmeninterne Zahlen und Personendaten in Screenshots unkenntlich gemacht.)
Digitale Transformation
Der Auftrag der OBT-Geschäftsleitung lautete gemäss Reto Bossard, Mitglied der Geschäftsleitung und Verantwortlicher des Abacus Bereichs, schliesslich: Alle wesentlichen Geschäftsprozesse sollten sich im benutzerfreundlichen, zentralen Portal MyAbacus digital abwickeln lassen. Es galt also, das bestmögliche ERP-System für die vier OBT-Fachbereiche Informatik, Treuhand / Unternehmensberatung, Wirtschaftsprüfung, Steuern / Recht auf der Basis von Abacus von Grund auf neu aufzubauen. Dabei sollten die Abbildung und Auswertung ihrer Struktur über die Kostenstellen erfolgen.
Viele Werkzeuge, die Abacus anbietet, wurden in die Lösung integriert. So kommt etwa ein CRM-System zum Zug, bei dem der komplette Verkaufsprozess vom Lead über das Angebot bis hin zur finalen Rechnungsstellung abgebildet ist. Adressen und Aktivitäten lassen sich im Portal pflegen und sind für alle verfügbar. Es gibt nur noch einen zentralen Adressstamm, so dass Daten nicht mehr mehrfach erfasst werden müssen. Auch die Adressqualität wird zentral sichergestellt, was spürbare Qualitätssteigerungen bei den Stammdaten mit sich bringt.
Das Dashboard zum Leadmanagement bietet eine klar strukturierte Darstellung aller Leads aus den Fachbereichen.
Zur Erfassung sämtlicher Aufträge aller OBT-Abteilungen dient die Projektverwaltung. Mit dem Einsatz des Abacus Data Analyzers können Vorgesetzte in einem Dashboard sämtliche Projekte ihrer Mitarbeitenden einsehen. Diese sind ihrerseits in der Lage, die eigenen Projekte in ihren Cockpits anzuschauen. Auch Anpassungen an der Lohnsoftware wurden vorgenommen, damit sich die via AbaClik erfassten Spesen auf die entsprechenden Auftragsprojekte verbuchen lassen. Ihre Weiterverrechnungerfolgt in Form von Pauschalen. Die Verbuchung der effektiven Spesen und ihre anschliessende Rückvergütung an die Mitarbeitenden wird über Folgeleistungsarten abgewickelt.
Change-Management at its Best
Das ERP-Projekt setzte voraus, dass alle Mitarbeitenden bereit waren, sich von alten Mustern zu lösen, um die Vereinfachungen und Verbesserungen zu nutzen. Zu den Projektzielen zählten nebst der Ausschöpfung des Potentials der Prozesse und der erhöhten Benutzerfreundlichkeit des zentralen Portals auch die Absicht, das Unternehmen zu vitalisieren und die Fokussierung auf die Zukunft über Soft Skills zu fördern. So sollten Mitarbeitende die neuen Werkzeuge auch selber nutzen, um sie später glaubhaft Kunden zu empfehlen. Das ERP-Projekt sollte zudem die Möglichkeit eröffnen, festgefahrene Abläufe und Arbeitsweisen zu hinterfragen, oder sogar zu verändern, um letztlich die Zukunft effizienter zu gestalten.
MyAbacus-Portal
Spezielles Augenmerk wurde auf die Benutzerfreundlichkeit der neuen Lösung gelegt: Zentraler Einstiegspunkt ist heute das leicht zu bedienende Mitarbeiterportal MyAbacus. 80 Prozent der Mitarbeitenden arbeiten ausschliesslich auf MyAbacus. Nur für vertiefte ERP-Arbeiten bietet sich ein Umstieg ins ULC an. Das Portal ist übergeordnet angelegt, in dem alle Subportale wie etwa das Projekt- oder das Mitarbeitercockpit enthalten sind. Es offeriert standardisierte Abläufe und stellt die Daten und Kennzahlen auf allen Ebenen der Unternehmensstruktur dar.
«Dank dem Redesign-Projekt und dem damit verbundenen Change Management, ist das Unternehmen OBT vitaler, moderner und vor allem digitaler geworden. Durch das Projekt ist das Unternehmen heute gut für die Zukunft aufgestellt.»
Daniel Diethelm, Partner und Leiter Service Center, OBT
MyAbacus enthält einen Spezialbereich für das Tagesgeschäft. Dort wird rapportiert, Absenzen angekündigt und Leistungen fertiggemeldet. Es dient auch für die Freigabe der erfassten Daten durch Vorgesetzte. Dank der Digitalisierung wird auf den Ausdruck von Listen mit Rechnungsvorschlägen verzichtet.
Leistungserfassung und Fakturierung als Krönung
Auch die Rapportierung wurde vereinfacht und standardisiert. Nun wird in MyAbacus direkt so rapportiert, wie auch fakturiert wird. Für alle Fachbereiche ist dank einer Umgestaltung des Projektstamms in Form eines Projektcockpits nur mehr ein einziger Prozess für die Leistungserfassung, Visierung und Fakturierung vorgesehen. Für Auswertungen wurde darin der Abacus Fusion Report integriert. Diese sind in der Rapportierungsmaske so abgebildet, wie sie aufgrund der erfassten Leistungen erstellt wurden. Die vom Berater ausgewählte Leistungsart bestimmt den Detaillierungsgrad der Rechnungsposition. Sowohl bei der Rapportierung als auch im Nachgang lässt sich der Darstellungsgrad jeder Fakturaposition festlegen.
Alle Abteilungen nutzen das zentrale Projektcockpit, das auch den Vorgesetzten übersichtliche Auswertungen über die Projektstände und die zu fakturierenden Leistungen präsentiert.
So ist nun nur noch ein einziges Rechnungsformular unternehmensweit im Einsatz. Damit wird ein Höchstmass an Standardisierung erreicht, ohne dass auf individuelle Wünsche bei der Rechnungsdarstellung verzichtet werden müsste. Das vereinfacht zudem den Update-Prozess, da nur noch ein einziges zentrales Rechnungsformular gewartet werden muss. Im Projektcockpit erfolgen auch die Prüfungen und bei Bedarf die Anpassungen durch Vorgesetzte. Auf den Ausdruck auf Papier für den Prüfprozess lässt sich dank der Digitalisierung verzichten. Kreditoren-Rechnungen für Leistungen von Dritten wie etwa Grundbuchauszüge werden automatisch als Leistungen zur Weiterverrechnung gebucht.
Die vollständige Automatisierung von der Leistungserfassung bis hin zur Rechnungsaufbereitung führt dazu, dass keine Leistungspositionen bei der Fakturierung vergessen gehen. So finden nun auch Kleinbeträge den Weg auf eine Faktura, deren Auflistung vorher dem Ermessen des einzelnen Sachbearbeiters überlassen blieb.
Dank des digitalen Visumsprozesses für die Projektfakturen ist nun auch einsehbar, wer welche Rechnung noch visieren muss. Ein Controlling-Report steht dazu der Administration zur Verfügung. Angesichts von über 25’000 Rechnungen pro Jahr erleichtert dies die Fakturierung wesentlich.
Die Produktivität jedes Mitarbeitenden kann jederzeit überprüft werden, sowohl von jedem Mitarbeitenden selbst wie auch von den Vorgesetzten.
Der endgültige Abschied von Excel
Die gesamte Prozesslandschaft von OBT wurde im System ganzheitlich abgebildet. Wo es nötig wurde, werden kundenspezifische Erweiterungen über den Abacus Standard hinaus ergänzt. Dabei wurde der Fokus auf die Prozesse und nicht auf die Implementierung einzelner Applikationen gelegt. So ist eine ganze Reihe von Umsystemen im Einsatz wie etwa für das Dokumentenmanagement mit Archivierung, die Service-Verwaltung, den Versand von Marketing-News in Form von Newslettern und E-Mails, zum Verwalten von Pensionskassen oder für Supportanfragen über ein Online-Ticketing-System. Mit der Middleware «OBT Datendrehscheibe» sind sie nahtlos ins Abacus eingebunden.
Als Auswertungs-Tool im Portal wird der Abacus Data Analyzer eingesetzt. Dieser erstellt alle Auswertungen, die zentralisiert abrufbar sind. Auch alle Reportings mit den dazu benötigten Daten und Prozessen stehen aus Abacus zur Verfügung. Die Mitarbeitenden können auf ein Financial Reporting zugreifen, um persönliche, bereichsspezifische und firmenweite Kennzahlen auszuwerten. Zudem ist ein Bereich für das Projekt-Controlling reserviert. Alle dazugehörigen Auswertungen wie etwa jene für den Deckungsbeitrag basieren auf Dashboards.
Das Financial Reporting ist ein Kernelement für Führungspersonen, so dass es spezielle Unterstützung geniesst. So werden für die Zwischenabschlüsse die angefangenen und noch nicht in Rechnung gestellten Arbeiten periodisch durch einen Report ermittelt und dadurch die Abschlussarbeiten für die Zwischenabschlüsse erleichtert. «Mit dem zentralen Reporting, welches über das MyAbacus-Portal verfügbar ist, konnte der Wildwuchs an Auswertungen eliminiert werden. Excel als Reporting-Tool wurde erfolgreich abgelöst», fasst Bossard die Situation zusammen.
«Heute setzen wir selber alle diejenigen Instrumente, Prozesse und Lösungen ein, die wir auch unseren Kunden empfehlen. Dadurch ist die OBT selber ein «Show Case» geworden.»
Roger Kreier, Leiter Business Consulting, OBT
Umfangreicher Einsatz für das HR-Tool
Der bislang separat geführte Lohnmandant wurde in den neuen Mandanten migriert und um HR-Prozesse erweitert. Dabei ist die Unternehmensorganisation vollständig abgebildet. Die HR-Prozesse wurden um die Funktionen Rekrutierung und Mitarbeitergespräche erweitert. Dabei lassen sich Zielvereinbarungen definieren und der effektiven Zielerreichung gegenüberstellen. Sämtliche Dokumente der Personal-Entwicklung werden im elektronischen Archiv verwaltet. Alle Daten für die Personalarbeit sind heute zentral im Abacus HR gespeichert und niederlassungsübergreifend verfügbar. Das bisher manuelle Bearbeiten von Excel-Listen ist nicht mehr nötig.
Fazit
Der Startschuss für den Produktivbetrieb der Lösung erfolgte an Ostern 2021. Heute ist die OBT bereit, als top modernes Unternehmen wahrgenommen zu werden, das vollständig digitalisiert funktioniert. Die Akzeptanz der Lösung ist hoch. Als relevant für OBT erwiesen sich letztlich weiche Faktoren. Trotz seinen Befürchtungen, dass Mitglieder der Projektgruppe überfordert wären, hätten sich gerade Leute
verschiedener Abteilungen «gefunden» und das Unternehmen sei offener für Veränderungen geworden, resümiert Diethelm. Auch bilanziert er das Resultat: «Die Betriebskosten für diese Lösung sind nicht höher als jene für die Vorgängerversion, sie bietet aber ein Mehrfaches an Funktionen und damit einen Mehrwert für jeden Mitarbeitenden.» Bossard ergänzt, dass MyAbacus der Schlüssel für eine höhere
Produktivität sei. Die administrativen Prozesse wurden durch die Digitalisierung verschlankt, so dass mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten bei den Kunden bleibt. Diese profitieren davon, dass sie noch besser als früher betreut werden.
OBT AG
Mit rund 500 Mitarbeitenden und bis zu 20 Lernenden ist OBT in den Bereichen Treuhand, Wirtschaftsprüfung, Unternehmensberatung, Steuer- und Rechtsberatung sowie Informatik-Gesamtlösungen
tätig. Sie unterstützt und berät Geschäfts- und Privatkunden, öffentlich-rechtliche Unternehmen und Verwaltungen. Die Niederlassungen befinden sich an elf Standorten in der Deutschschweiz, neben St. Gallen in Zürich, Basel, Brugg, Rapperswil, Luzern, Weinfelden, Schwyz, Schaffhausen, im schwyzerischen Lachen und im bernischen Oberwangen. OBT ist einer der grössten Vertriebspartner von Abacus mit einem Team von rund 85 Software-Spezialisten. Mit der OBT Swiss Cloud betreibt das Unternehmen ein Rechenzentrum für seine Kunden, seien es Unternehmen, Gemeinden, Städte oder Energieversorger.
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