«Der Finanzplan ist elementar wichtig und DAS Führungsinstrument.»

Warum hat sich die Gemeinde Davos für die Abacus Business Software entschieden?

Heinz Kühne: Bei der Umstellung auf ein neues ERP-System war uns wichtig, dass wir möglichst viele Prozesse mit nur einer Software abdecken können. Das war ein Kriterium in der öffentlichen Ausschreibung im Jahr 2015. Die Abacus Business Software kannten wir bereits aus der Lohnbuchhaltung, die wir seit mehreren Jahren im Einsatz haben. Hinzu kam, dass bereits viele grössere Schweizer Gemeinden mit Abacus arbeiten. Für uns ist es wichtig, dass wir im Austausch mit den Gemeinden fachlich und anwendungstechnisch die gleiche Sprache sprechen und so war es naheliegend, dass auch wir vollumfänglich auf Abacus umstellen.

Was ist das Geheimrezept für eine erfolgreiche Software-Umstellung?

Martin Raich: Die Umsetzung von Digitalprojekten bedingt starke Produkte, innovative Partner, viel Herzblut und kompetente Mitarbeitende, die sich aktiv beteiligen.

Welche Prozesse wurden mit der Umstellung auf Abacus digitalisiert?

HK: Begonnen haben wir mit dem Kreditorenworkflow. Das war organisatorisch ein grösseres Projekt, weil im Vorfeld vieles definiert werden musste – die Visumsfreigabe zum Beispiel. Anschliessend haben wir auf der Debitoren- und Kreditorenseite die E-Rechnung eingeführt. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Zeiterfassung. Vor der Umstellung hatten wir verschiedene Lösungen im Einsatz, nun arbeiten alle Mitarbeitende mit dem gleichen System.

Welche Vorteile bringt der Einsatz von Abacus für die Gemeinde Davos?

MR: Die Umstellung auf Abacus hat uns viele Türen geöffnet. Ein grosser Vorteil für uns ist die zweiseitige Kommunikation mit den umliegenden Softwarelösungen, die wir im Einsatz haben. Dank der Schnittstelle zu innosolvcity lassen sich Aufgaben wie die Rechnungstellung an die Einwohnerinnen und Einwohner effizient abwickeln. Im Betreibungswesen fliessen die Daten aus der Debitorenbuchhaltung ins eSchKG und umgekehrt. Das erspart uns nachgelagerte Tätigkeiten, die wir früher manuell erledigt haben.
HK: Positiv ist auch, dass viele Mitarbeitende Abacus bereits aus der Privatwirtschaft kennen und wertvolles Wissen mitbringen. Das verkürzt die Einarbeitungszeit und erleichtert uns die Rekrutierung von Mitarbeitenden aus anderen Branchen.

Wie läuft der Kreditorenprozess bei Ihnen ab?

MR: Durch die verschiedenen Standorte und Gebäude der Gemeindeverwaltung gehen die Rechnungen dezentral und oft immer noch in physischer Form ein. Der Scan gelangt dann elektronisch in die Abteilungen zur Kontierung und Visierung. Danach landet der digitale Beleg wieder in der Finanzabteilung zur Weiterverarbeitung.

Werden Sie die automatisierte Belegverarbeitung mit den Deep-Technologien in Betracht ziehen?

HK: Auf jeden Fall. Wir freuen uns sehr auf den Einsatz der automatisierten Verarbeitung. Der Ansatz gefällt uns sehr gut und wird unsere Effizienz im Arbeitsalltag weiter vorantreiben. Wir wollen schnell auf diesen Zug aufspringen.

Wie unterstützt der Finanzplan die langfristige Planung der Gemeinde Davos?

MR: In der Politik ist eine professionelle Entscheidungsgrundlage auf Basis einer guten Finanz- und Investitionsplanung sehr wichtig. Die kurzfristige Planung wird durch das Budget abgedeckt und mit dem Finanzplan können wir 2 bis 3 Jahre in die Zukunft schauen. Dieses Zusammenspiel ermöglicht eine langfristige Planung und Weiterentwicklung unserer Gemeinde. Für uns ist der Finanzplan elementar wichtig und neben den Legislatur- und Jahreszielen und dem Projektcontrolling DAS Führungsinstrument.

Welche Prozesse wurden durch den Finanzplan optimiert?

MR: Der Finanzplan von Abacus hat die Datenerfassung mit Excel und doppelt geführten Datensätzen vollständig abgelöst. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Daten selbständig und dezentral in den Abteilungen. Das funktioniert einwandfrei und wir möchten nie mehr zur alten Methode zurückkehren.

Mit welchen drei Begriffen beschreiben Sie die Abacus Business Software und die Zusammenarbeit mit uns?

Integriert: Dank integrierter und durchgängiger Prozesse sind nur wenige manuelle Eingriffe erforderlich.
Modular: Die Vielfalt der Applikationen ist enorm und der Einsatz modular aufgebaut. So steht für jeden Anwendungsfall eine optimale Lösung zur Verfügung.
Swissness: Abacus ist ein Schweizer Unternehmen und wir schätzen es sehr, in konzeptionellen Fragestellungen berücksichtigt zu werden.