«Dank Abacus ist unsere gesamte Lieferkette digital abgebildet.»

Warum hat sich die Arcomed AG für die Einführung von Abacus entschieden?

Marc Vollenweider: Unsere vorherige ERP-Einführung verlief erfolglos. Nach einer langen Einführungsphase zogen wir die Notbremse und brachen das Projekt ab. Danach war für uns klar: Wir brauchen ein System mit stabilen Standards, das in der Praxis funktioniert. Wichtig war uns, dass alle relevanten Bereiche – von der Produktion über die Finanzen bis zur Qualitätssicherung – integriert sind.
Die Abacus Software war uns bereits bekannt und schien für unsere Anforderungen gut geeignet. Ein zusätzlicher Vorteil war, dass unsere Buchhaltungspartnerin, BDO, die Software bereits sehr gut kannte. So konnten wir direkt auf deren Know-how zurückgreifen und das Einführungsprojekt von Beginn an gezielt und effizient mit ihnen planen.

Wie verlief die Einführung?

MV: Die Einführung verlief sehr gut. Dank eines klaren Grobkonzepts und gezielter Vorbereitung konnten wir bereits im Januar 2024 live gehen – nur wenige Monate nach Projektstart im August 2023. Unser Vertriebspartner hat sich intensiv mit unseren Prozessen und Produkten auseinandergesetzt, was die Umsetzung spürbar beschleunigt und vereinfacht hat.

Welche Abacus Module sind heute bei Ihnen im Einsatz?

MV: Wir arbeiten mit der Auftragsbearbeitung (Beschaffung, Lager, Verkauf und Qualitätssicherung), der Produktionsplanung & -steuerung sowie der gesamten Finanzlösung. Aktuell implementieren wir zudem das Abacus Servicemanagement.

Was hat sich im Arbeitsalltag seit der Einführung von Abacus verbessert?

MV: Früher mussten wir Seriennummern manuell erfassen, Produktionslisten täglich neu eintippen und durch jegliche Papierordner blättern. Heute ist unsere gesamte Lieferkette digitalisiert – von der Bestellung über die Produktion bis zur Lieferung. Das spart uns nicht nur viel Zeit, sondern erhöht auch die Prozesssicherheit und die Qualität.

Welche Herausforderungen im Supply Chain Management konnten Sie mit der Abacus Software lösen?

MV: Vorher hatten wir keine automatische Disposition, vieles musste aus dem Kopf oder mit Papierzetteln gemacht werden. Jetzt läuft die gesamte Produktionsplanung digital, mit klaren Rollen und Freigabeprozessen. Das schafft Übersicht und spart Ressourcen, gerade bei grossen Aufträgen mit hohem Zeitdruck.
 

Ihre Branche ist stark reguliert. Wie unterstützt Sie Abacus dabei?

MV: Im medizinischen Bereich sind Rückverfolgbarkeit, Validierung und Dokumentation essenziell. Die Abacus Software ermöglicht uns unter anderem, UDI-Nummern korrekt zu erfassen. Das ist ein entscheidender Vorteil, den wir so nicht erwartet hatten. Das System unterstützt uns auch direkt bei der Einhaltung der europäischen Medizinprodukteverordnung (MDR), die sehr hohe Anforderungen an die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit stellt. Abacus trägt massgeblich zur erfolgreichen MDR-Zertifizierung bei.

Wie fiel die Reaktion der Mitarbeitenden auf das neue System aus?

MV: Sehr positiv. Die Einführung verlief zügig, das Look & Feel war vertraut, und die Unterstützung durch BDO hervorragend. Die Mitarbeitenden sind froh, nicht mehr so viel Arbeit manuell machen zu müssen. Auch Checklisten und Dokumentationen laufen nun digital. Die Akzeptanz war daher von Beginn an hoch.

Gibt es Pläne, die Abacus Software künftig noch weiter auszubauen?

MV: Ja, auf jeden Fall. Wir prüfen aktuell die Einführung der Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und des CRM zur Verkaufsunterstützung. Auch ein Kundenportal zur Online-Bestellung steht auf unserer Wunschliste. Ebenfalls im Bereich der Einkaufsdisposition wollen wir unsere Prozesse weiter automatisieren. Wir haben auf jeden Fall noch viel Potenzial unsere Prozesse durch die Abacus Software weiter zu optimieren und auszubauen.

Wie würden Sie Ihr Fazit zur Abacus Gesamtlösung in drei Worten zusammenfassen?

MV: Ich sag’s in einem: «Cool.» Die Abacus Software ist für uns ein rundes, zuverlässiges System, das auch anspruchsvolle Produktionsprozesse im Griff hat. Wir würden es jederzeit weiterempfehlen.