«Eine überzeugende Lösung aus einer Hand.»

Philip Aerni, was hat Sie beruflich in die IT geführt?

Philip Aerni: Schon als Primarschüler habe ich für die Lehrpersonen diverse IT-Probleme gelöst. Ich bin ein Dienstleister und liebe den Kundenkontakt, darum wurde ich Systementwickler.

Wie ist die CDS auf Abacus gekommen?

PA: Wir haben nach einer Lösung gesucht, um die Lohnabrechnungen digital zu versenden. Der verschlüsselte Mail-Versand wäre zu teuer gewesen. Die KS Datawerk, unser langjähriges Partnerunternehmen, machte uns auf das Mitarbeiterportal MyAbacus aufmerksam, das darüber hinaus viele weitere Möglichkeiten bietet. Da wir die Abacus Lohnbuchhaltung bereits im Einsatz hatten, bot sich diese Lösung an. Seit Mitte 2022 nutzen rund 28 Mitarbeitende das Portal mit dem digitalen Personaldossier sowie dem Modul Mitarbeitergespräche.

Wie haben Sie die Mitarbeitergespräche vorher bewältigt?

PA: Die Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden liegt mir am Herzen, darum lege ich grossen Wert auf die Mitarbeitergespräche. Die Gespräche habe ich früher von Hand auf meinem iPad und im Word dokumentiert. Im Zuge der Umstellung auf Abacus haben wir zusammen mit dem HR den Gesprächsleitfaden neu aufgebaut. Früher habe ich die Gespräche anhand einer Bewertungsskala geführt, heute nutzen wir einen Frage-Leitfaden. So kann ich die Gespräche offener und flexibler führen. Ich möchte diesen wertvollen Austausch nicht nutzen, um zu bewerten, wie sorgsam die Mitarbeitenden mit dem Büromaterial umgehen (lacht).

Wie sind die Rückmeldungen der Mitarbeitenden?

PA: Durchwegs positiv. Im webbasierten MyAbacus Portal können die Mitarbeitenden ihre Mitarbeitergespräche von überall her vorbereiten. Das Gespräch läuft speditiver ab und wird gut dokumentiert. Im persönlichen Dossier hat man auch im Nachgang Einsicht auf das Gespräch – dasselbe gilt für Lohnabrechnungen. Das ist modern und zeitgemäss. Neben dem nutzerfreundlichen Tool schätzen die Mitarbeitenden auch den neuen Frage-Leitfaden.

Wo liegt aus Ihrer Sicht die grösste Vereinfachung?

PA: Die Ablage ist an einem Ort zentralisiert und transparent für die Mitarbeitenden. Dank des Leitfadens erreichen wir eine konstante Qualität in den Mitarbeitergesprächen. Das MyAbacus Portal ist ein einfaches und effektives Führungsinstrument.

In Sachen IT sind wir bei Ihnen ja an der richtigen Adresse. Welche Rolle spielt die Digitalisierung Ihrer Meinung nach für KMU in den kommenden Jahren?

PA: Die aktuellen Entwicklungen in der KI sind sehr spannend. Das Wichtigste ist, mit der richtigen Haltung an das Thema heranzugehen. Mit technologischen Entwicklungen sparen wir Ressourcen nicht, um sie zu eliminieren, sondern um sie künftig anders einzusetzen. Mein Team und ich versuchen stets, mit der neugewonnenen Zeit einen Mehrwert bieten zu können. Unser Stellenprofil wird sich dadurch verändern.

Wie würden Sie Abacus in einem Wort beschreiben?

PA: Gesamtlösung! Wir erleben ja selbst, wie die Abacus Lohnbuchhaltung und das MyAbacus Portal integriert harmonieren. Es ist eine überzeugende Lösung aus einer Hand.

Was würden Sie anderen Schweizer KMU als Tipp mit auf den Weg der Digitalisierung geben?

PA: Die Menschen nicht vergessen. Von einem Lernenden bis zum Berufserfahrenen: Alle haben kreative Ideen, wie man digitale Prozesse optimieren könnte. Man sollte für solche Entscheidungen keinen Top-Down Ansatz wählen. Nur wenn die Mitarbeitenden den Sinn in diesem Wandel sehen, kann man etwas erreichen.