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Sind Sie bereit für die QR-Rechnung?

Mit der neuen QR-Rechnung wird Mitte 2020 der bestehende Einzahlungsschein abgelöst. Ersetzen wird die QR-Rechnung sowohl die herkömmlichen orangenen als auch roten Einzahlungsscheine. Was ändert sich für Sie als Rechnungssteller und Rechnungsempfänger? Worauf müssen Sie bei der Umstellung auf die QR-Rechnung achten? Das Wichtigste zum «neuen Einzahlungsschein» kurz zusammengefasst.

Der rote und orange Einzahlungsschein wird am 30. Juni 2020 durch das neue Bezahlformat mit dem Namen «QR-Rechnung» abgelöst. Der neue modernisierte Einzahlungsschein bietet diverse Verbesserungen bei der digitalen Verarbeitung. Der QR-Code ist mit einem Schweizer Kreuz versehen und enthält zum einen die Angaben zum Bezahlen der Rechnung, zum anderen weitere Informationen, welche die digitale Verarbeitung in der Buchhaltung erleichtern.

    Fahrplan Abacus

    Abacus arbeitet derzeit an einer Erweiterung des ERP, um pünktlich die neuen Funktionen unterstützen zu können. Damit alle Kunden die Möglichkeit haben, in der Kreditorenbuchhaltung die Einzahlungsscheine zu verarbeiten, wird die neue Funktion ab Version 2018 zur Verfügung gestellt. Da in der Übergangsphase beide Einzahlungsscheine im Umlauf sind und das Erstellen der Einzahlungsscheine nicht per Stichtag erfolgen muss, wird das Drucken mit der neuen Version 2020 ausgeliefert.

    Die Funktionen sind auf folgende Termine vorgesehen:

    Lesen der QR-Rechnung (Kreditorenseite)

    • ab Version 2018 SP November 2019
    • ab Version 2019 SP September 2019
    • ab Version 2020 Release Februar 2020

    Drucken der QR-Rechnung (Debitorenseite)

    • ab Version 2020 Release Februar 2020

    Damit Sie Rechnungen mit einem QR-Einzahlungsschein ab Mitte 2020 im Abacus ERP verarbeiten können, benötigen Sie mindestens eine der obigen Versionen unter "Lesen der QR-Rechnung (Kreditorenseite)". Sollten Sie eine ältere Version oder einen älteren Servicepack installiert haben, ist es weder über eine manuelle Eingabe noch über eine automatische Verarbeitung möglich die neuen Einzahlungsscheine mit QR-Code zu erfassen und auf die neue QR-IBAN die Überweisung an Lieferanten zu tätigen. In diesem Fall muss die Zahlung manuell im E-Banking erfasst werden oder es muss beim Lieferant nach der normalen IBAN-Nummer angefragt werden.

    Auch bei 21.AbaNinja laufen bereits die Vorbereitungen, damit Sie ab dem 1. Juli 2020 die neue QR-Rechnung erstellen und über den Erkennungsservice importieren können. Die neue Version wird zum entsprechenden Zeitpunkt automatisch allen Nutzern zur Verfügung gestellt.

    Weitere Unterlagen zum Download

    Wünschen Sie weitere Informationen?
    Wenden Sie sich an marketing@abacus.ch.

    Häufig gestellte Fragen

    Welche Neuerungen ergeben sich für den Rechnungssteller?

    Neben den Zahlungsinformationen können weitere Daten wie beispielsweise die Rechnungsnummer des Rechnungsempfängers oder die Mehrwertsteuernummer enthalten sein. Diese zusätzlichen Informationen vereinfachen die Erfassung der Belege. Der sogenannte Swiss QR-Code bietet zudem eine interessante Möglichkeit für Verbände und Vereine zur Spendensammlung, indem der Code auf Plakate und Flyer angebracht wird. Die QR-Rechnung kann mit einem handelsüblichen Drucker erstellt werden, da der Einzahlungsschein nur noch schwarz-weiss dargestellt wird.

    Welche Änderungen ergeben sich aufgrund der QR-Rechnung für die Rechnungsempfänger?

    Die händische Erfassung oder Vervollständigung entfällt. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im QR-Code enthalten als auch auf dem QR-Einzahlungsschein aufgedruckt. Die Zahlungsinformationen sind somit auch ohne technische Hilfsmittel lesbar.

    Ab wann darf die QR-Rechnung eingesetzt werden?

    Die neuen Einzahlungsscheine dürfen frühestens ab 1. Juli 2020 eingesetzt werden. Während der Übergangsfrist ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und der QR-Rechnung möglich.

    Was müssen Sie als Abacus-User beachten?

    Mit Abacus sind Sie für die kommenden Änderungen bestens vorbereitet. Die Erstellung und das Verarbeiten der QR-Rechnung werden für die unterschiedlichen Versionen durch ein Servicepack möglich (siehe Fahrplan Abacus). Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Vertriebspartner, damit er Sie dabei unterstützen kann.

    Reicht ein Update unserer 2018 Version? Wir arbeiten nicht mit ESR. Mit wem können wir Kontakt aufnehmen zur Installation und Schulung?

    Damit die QR-Rechnung (Kreditorenseite) bei Ihnen unterstützt wird, muss die Version 2018 mindestens auf den Servicepack vom 20.11.2019 geupdatet werden. Sie können im Abacusmenü via Rechtsklick die “Versionen” prüfen. Bitte kontaktieren Sie Ihren Abacus-Vertriebspartner für Fragen zur Installation und Schulung.

    Ist wegen dem Coronavirus eine Einführung per 30. Juni realistisch? Dies erhöht den Druck für alle Unternehmen & Vertriebspartner unnötig.

    Stand heute ist, dass die SIX am Termin vom 30. Juni 2020 festhält. Sollte es Änderungen geben, werden wir diese publizieren.

    Was muss ich tun, wenn ich eine Rechnung mit QR-Code erhalte, aber noch auf der v2017 (oder kleiner bin)?

    In diesem Fall kann die Faktura im Abacus erfasst werden, die Information des Zahlweges kann aber nicht korrekt gespeichert werden. Die Zahlung muss manuell im E-Banking abgesetzt und im Abacus der Beleg manuell bezahlt werden.

    Wie kann ein QR Code auf seine Richtigkeit vor dem Versand geprüft werden? Gibt es hierfür eine App?

    Die meisten Smartphones unterstützten das Lesen von QR-Codes zudem gibt es auch viele Apps, die es ermöglichen die Daten aus dem QR-Code zu entschlüsseln.

    Wie können diese QR-Codes international eingesetzt werden? Geht es gleich bei der Deutschen Bank wie bei der UBS?

    Dies ist grundsätzlich jeder Bank überlassen, ob sie den Swiss Payment Code implementiert. Ob Internationale Banken dies tun werden kann nicht von Abacus beeinflusst werden. Was nicht empfohlen wird ist, dass die QR IBAN mit Referenz ins Ausland versendet wird. Ansonsten kann der Empfänger die Daten rechts vom QR Code manuell abtippen oder die Rechnungen international gleich versenden wie heute.

    Gibt es auch eine Handy-App für KMU‘s zum Einscannen? So könnten Kleinstunternehmer die Rechnung scannen und der Treuhänder kann es verarbeiten. Z.B. über AbaClik?

    Eine App zum Einscannen von Rechnungen ist bei Abacus in der Entwicklung. Für die Verarbeitung empfehlen wir jedoch das Webabo Scan, welches bereits heute ein Einscannen von Belegen mit den Trennmöglichkeiten (Barcode, Trennblatt, Stempel) für den Treuhänder ermöglicht. Damit ist auch das Scannen von mehrseitigen Rechnungen einfach. Zudem findet auf den eingescannten Belegen eine OCR-Erkennung statt, die es ermöglicht, weitere Daten aus der Rechnung für die Belegerfassung vorzuschlagen.

    Wir haben noch nicht auf Archiv eingestellt. Welches Gerät empfehlen sie für sowohl die Archivierung wie auch das Lesen von QR-Code. Kann dies mit einem Gerät abgedeckt werden?

    Grundsätzlich können alle guten Dokumentscanner eingesetzt werden, welche Schwarz/Weiss, Graustufen und farbig scannen können. Ein guter Einzug ist wichtig. Ideal auch, wenn eine automatische Ausrichtung, sowie eine Ultraschall-Doppeleinzug-Erkennung vorhanden ist. Wir empfehlen Dokument-Scanner von Canon und Panasonic.

    Es kommt auch vor, dass ich Rechnungen erfassen muss, die noch nicht von allen unterzeichnet wurden. Können diese ein zweites Mal eingelesen werden für das Archiv mit demselben neuen Kombi-Gerät?

    Wir empfehlen die elektronische Unterzeichnung (Visumskontrolle) zu verwenden. Somit entfällt das Ablegen des unterzeichneten Dokumentes und die Rechnung kann einmalig bei der Erfassung der Rechnung im Dossier abgelegt werden.

    Ist jeder 'normale' Drucker im Stande, diese QR-Rechnung zu drucken? Braucht es da auch ein Update? Was ist mit der Perforierung?

    Ein Vorteil der neuen QR-Rechnung mit Zahlteil ist, dass sie direkt auf handelsüblichen Druckern (Laser- oder Tintenstrahldrucker) selbst erstellt werden können. Damit Sie QR-Rechnungen aus dem Abacus drucken können, benötigen Sie mindestens die Version 2020 vom Februar. Die Perforationspflicht dient dazu, dass der Zahlteil und Empfangsschein sauber abgetrennt werden können.

    Papierverwendung für den Druck von QR-Rechnungen: Wir verwenden standardmässig Umweltpapier. Kann dies auch für den Rechnungsdruck verwendet werden oder empfiehlt sich hochweiss?

    Der Zahlteil und Empfangsschein müssen auf naturweissem oder weissem Papier mit einem Gewicht von mindestens 80 bis maximal 100 g/m2 erstellt werden. Die Verwendung geprüfter Recycling-FSC- und TCF-Papiere ist erlaubt. Nicht zugelassen sind hingegen beschichtete und reflektierende Standardpapiere.

    Im QR-Code ist der Rechnungsbetrag fix drin. Wie wirkt sich das auf die Mahnspesen aus? Bei unserer Installation werden die Mahnspesen auf der Mahnung angedruckt, jedoch nicht dem Debitor aufgerechnet.

    Für die Mahnungen können die Definitionen so vorgenommen werden, dass der QR-Code ohne Betragsangabe gedruckt wird.

    Wir liessen bisher für eine Spendenaktion rote Einzahlungsscheine mit 3-4 Zwecken drucken, die angekreuzt und der Betrag frei gewählt werden konnten. Wie wird das ersetzt?

    Vermutlich wurden diese roten Einzahlungsscheine für Spendenaktionen extern gedruckt. Im Abacus ist immer ein Rechnungsempfänger bekannt, weswegen auch im Zahlteil diese Adresse angedruckt wird. Für Spendenaktionen ist dieser i.d.R. nicht bekannt, weswegen man diese Information leer belassen möchte. Bitte kontaktieren Sie ihren Anbieter, der bisher die roten Einzahlungsscheine gedruckt hat.

    Kann der Lieferant Kontierungsvorschläge für den Rechnungsempfänger im QR-Code hinterlegen?

    Nein, diese Information kennt in der Regel der Lieferant nicht. Deswegen wurde für diese Information auch keine Lösung im QR-Code implementiert.

    Können eingehende e-Bill in Abacus verarbeitet werden?

    E-Bill ist eine Rechnung, die auf die Bank des E-Banking Portals versendet wird und nicht in die Kreditorenbuchhaltung. Eine E-Rechnung hingegen kann über die Applikation E-Business im Abacus empfangen und verarbeitet (in die Kreditorenbuchhaltung) werden.

    Unsere Rechnungen müssen von vielen verschieden Personen visiert werden, die keinen Zugang zu Abacus haben. Wie können diese und eBills visiert werden?

    Wenn die Kreditorenbelege im Abacus visiert werden sollen, dann ist das auch mit ESS Benutzern im Belegfreigabeportal (ab Version 2020) oder im AbaCliK möglich, Rechnungen zu visieren.

    Können Zahlbelege an die Bank nur mit e-Banking erfolgen, durch gesondertes Einlesen? Oder auch über die Kreditorenbuchhaltung?

    Die Zahlung der Belege ist gleich möglich wie bisher und ändert mit der QR-Rechnung nicht.

    Was ist unter Inbox-Barcodes als Trennmöglichkeit beim Scanning zu verstehen?

    Mit dem Barcode-Generator können spezielle Inbox-Barcodes erstellt werden welche direkt die Kreditoren Inbox adressieren, und gleichzeitig zur Dokumentstapeltrennung verwendet werden können. Gleichzeitig ist es möglich zu wählen ob eine bestimmte Belegnummer vorzugeben ist oder die nächst höhere gewählt werden soll.

    Viele KMU`s haben Branchenlösungen zur Rechenstellung. Können wir auch Debitoren (analog Kreditoren) einlesen, um die Debitorenrechnungen im ABACUS zu erfassen?

    In der Debitorenbuchhaltung gibt es keine “Kundenschnellerfassung” analog der “Lieferantenschnellerfassung”. Bei der Verarbeitung der Debitorenrechnungen über die AbaScan-Inbox steht ein eingeschränkterer Funktionsumfang zur Verfügung als in der Kreditorenbuchhaltung. In den meisten Fällen werden Rechnungen aus Drittsystemen via Schnittstelle importiert.

    Was ist mit Uploading direkter E-Mail-Rechnungen gemeint? Kann ein Outlook-Postfach (z.B. [email protected]) auf Rechnungseingänge überprüft werden?

    Richtig. Es können E-Mailpostfächer überprüft und die Anhänge in die AbaScan-Inbox verschoben werden.

    Wie verhält es sich mit Lieferanten mit verschiedenen Filialen als Rechnungsteller, jedoch zentraler Zahlstelle (bisher: ESR lautet auf andere Adresse anders als Fakturaadresse)?

    In solchen Fällen muss im Lieferantenstamm bei den Zahlwegen die Funktion “Zahlung an anderen Begünstigten” verwendet werden.

    Was muss beachtet werden, wenn Kreditorenzahlungen über den Überweisungsvorschlag K231 gemacht werden?

    Wenn Sie eine QR-fähige Version haben und die Rechnungen mit dem richtigen Zahlweg und richtiger EZ-Referenz erfasst wurden, können die Belege ohne Weiteres im Überweisungsvorschlag K231 aufbereitet werden.

    Lieferanten-Schnellerfassung aus dem AbaScan. Muss der User Zugriffsrechte auf den Lieferantenstamm haben?

    Damit ein Lieferant erfasst werden kann, benötigt es auch aus der Schnellerfassung keinen Zugriff auf den Lieferantenstamm. Der Benutzer benötigt aber die Schreibrechte auf die Adresse.

    Sind die Schnittstellen mit NEST-ISE vorhanden?

    Ja, eine Schnittstelle zum nest/is-e ist vorhanden. Diese ist auf den Servicepack vom Mai geplant.

    Sind die Schnittstellen mit Programm Doc Pro Star vorhanden? Wer macht was?

    Wir haben keine Direktschnittstelle zu diesem Programm. Via AbaConnect können aber QR-Belege importiert werden. Nehmen Sie dazu bitte Kontakt zu Ihrem Vertriebspartner oder Schnittstellen-Betreiber auf.