LGT Group optimiert Buchhaltungsprozesse weltweit mit Abacus

Abacus Software ist bei LGT Financial Services (FS) stufenweise ins Spiel gekommen: 2001 wurde neben der Auftragsbearbeitung für die Beschaffung von Büromaterial und Kundengeschenken die Leistungserfassung AbaProject für die Weiterverrechnung der Aufwände an die Gruppengesellschaften eingeführt. Daran waren die Buchhaltungsmodule Kreditoren und Finanzen gekoppelt. Diese Lösung erwies sich als flexibel erweiterbar und befriedigte dementsprechend die wachsenden Bedürfnisse optimal.

Nachdem durch die zunehmende Internationalisierung der Geschäftstätigkeit der LGT weitere Gruppengesellschaften auf anderen Kontinenten hinzugekommen waren, standen die Dienstleister nach fünf Jahren mit Abacus vor einem Grundsatzentscheid: Sollte man es für die gesellschaftsübergreifenden Kreditorenprozesse den einzelnen Ländergesellschaften überlassen, interne Prozesse mit eigener Software zu optimieren und parallel dazu ein komplexes, umfangreiches ERP zulassen, oder andererseits allen ein – wie im Vorfeld bewiesen – gut funktionierendes, flexibles System zentral zur Verfügung zu stellen, mit dem sich rasch auf veränderte Bedingungen reagieren lässt? Manfred Beck, Bereichsleiter Supply Management bei FS, der die Einführung von Abacus bei FS begleitet hat, begründet den Entscheid zugunsten des Ostschweizer KMU-Systems damit, dass alternative Lösungen viel zu gross, zu kompliziert und dementsprechend auch zu teuer gewesen wären und Abacus seine Flexibilität bereits bestens unter Beweis gestellt hatte

Konzerninterne Verrechnung

2006 hatte man sich bei der LGT Bank für Abacus und zugunsten einer strategischen Harmonisierung der Systemumgebung entschieden, berichtet Patrick Altherr, Head Group Controlling & Accounting der LGT Group. Rund 1ʼ000 verschiedene Service-Level-Agreements zwischen den einzelnen Ländergesellschaften seien mit Abacus über ein zentral genutztes System effizient und einheitlich zu fakturieren und gegenseitig zu belasten gewesen, erklärt er. Allerdings betrifft das nur diejenigen Fälle, bei denen ein intensiver gegenseitiger Datenaustausch gepflegt wird, wie etwa bei den gegenseitigen Verrechnungen von Dienstleistungen. Dadurch wird die Kostenrechnung zu einem Dreh- und Angelpunkt für die Verrechnung der gegenseitig intern erbrachten Dienstleistungen. Bis zu 20ʼ000 Umlagen pro Mandant wurden dafür in einer entsprechenden Tabelle definiert. Sie dienen dazu, dass etwa die Kosten für die Erbringung von IT-Leistungen durch FS an die LGT Bank Hongkong automatisch auf die dort involvierten Teams verteilt und belastet werden. Falls dabei ein Team aus Hongkong für die LGT Bank Singapur Leistungen erbringt, erfolgt auch die Weiterverrechnung an Singapur automatisch.

Prozessautomatisierungen

Die Nebenbuchhaltungen Kreditoren-/ Anlagen-/Fibu-Umbuchungen der Banken werden täglich in das Hauptbuchhaltungssystem der Avaloq-Bankensoftware transferiert. Daraus wird jeden Morgen mit Hilfe eines spezifischen Prozesses die aktuelle Fremdwährungstabelle mit allen Kursen in das Abacus System importiert. Zudem werden jede Nacht die aktuellen Daten aus der Abacus Kostenrechnung in das zentrale Bankensystem übertragen. Damit die Abacus Kreditorenzahlungen von den Banken der Aussenstellen verarbeitet werden können, mussten als Erstes länderspezifische Anforderungen gemeistert werden. So muss die Zahlungsdatei vom standardisierten Pain-Format in die entsprechenden länderspezifischen Formate konvertiert werden können. Dazu kamen Anpassungen bei den Mehrwertsteuerabrechnungen für die verschiedenen Länder. Abacus wird im eigenen Rechenzentrum in Liechtenstein gehostet und während 24 Stunden an sieben Tage in der Woche betrieben und betreut. Die Abacus Supporterin Daniela Follador schätzt es, dass sie die für eine neue Gesellschaft benötigte Abacus Software inklusive Kontenplan an ihrem gewohnten Arbeitsplatz an einem einzigen Arbeitstag installieren kann.

Heute werden bei LGT die wesentlichen Buchhaltungen weltweit über die Finanz-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung von Abacus abgewickelt. Die Daten werden auch für Auswertungen im Controlling verwendet. Insgesamt werden 30 Gesellschaften als Mandanten geführt. Es kommen zudem die Auftragsbearbeitungssoftware (ABEA) für sämtliche innerbetriebliche Verrechnungen und die Verarbeitung von Lieferantenbelegen, das E-Business-Modul für den Versand und Empfang von elektronischen Dokumenten (EDI) inklusive Rechnungen sowie die Lohnbuchhaltung in der Schweiz und in Liechtenstein zum Zug. Sämtliche von den FS-Mitarbeitenden erfassten Leistungen für Arbeiten, die sie für die Gruppengesellschaften aus den Bereichen Informatik, Facility Management, Payment Service, Beschaffung von Material und Werbeartikel leisten, werden über die integrierte ABEA automatisch verrechnet. Diese Rechnungen werden anschliessend über die im Abacus standardmässig eingebaute E-Business-Funktion den betroffenen Gesellschaften übermittelt, wo sie sich ebenfalls automatisch weiterverarbeiten lassen.

Rund 50 solcher Prozessautomatisierungen sind heute im Einsatz. Sie werden laufend erweitert und ergänzt. Sie entlasten nicht nur die Mitarbeitenden der internen IT vom manuellen Datenhandling, sondern auch jene in den Gesellschaften. Um zu einer gewünschten Information zu kommen, müssen letztere nur noch zwei bis drei Parameter selbst definieren, anstatt wie früher mehrere Programme aufzurufen. So nutzt die LGT weltweit in ihren Gesellschaften die Abacus Kreditorensoftware und davon insbesondere AbaScan, um eingehende PDF- und Papierrechnungen der weltweit rund 500 Lieferanten zu digitalisieren und für die Weiterverarbeitung in der Buchuhaltung aufzubereiten. Dabei wird ein Buchungssatz erstellt und das Originaldokument zur Buchung im elektronischen Dossier abgelegt. Über den Visumsprozess erfolgt anschliessend die Freigabe der Rechnung durch die zuständigen Personen. Bei der Lieferantenerfassung gelangt aus Sicherheitsgründen das Vier-Augenprinzip zur Anwendung. Diese Anforderung stammt ursprünglich aus asiatischen Ländern und wurde inzwischen von allen Gruppengesellschaften übernommen.

Die Effizienzsteigerung mit Hilfe von Abacus sei durch den Visumsprozess für die Kreditorenrechnung für jeden und jede unmittelbar feststellbar gewesen, berichtet Beck. Mussten früher stapelweise Papierrechnungen kontrolliert und visiert werden, erfolgt dies nun via Mausklick.

Rund 50 automatisierte Prozesse vereinfachen für die LGT-Mitarbeitenden das Arbeiten mit der ERP-Software; insbesondere bei der Verarbeitung von diversen Schnittstellendaten. Auch das Exportieren eines Kontenplans, für das nur Eingabeparameter  definiert werden müssen, wurde vereinfacht.

Pro Mandant werden unterschiedliche Benutzer als Überwacher der Lieferanten definiert. Diese kontrollieren die Lieferantenstammdaten auf ihre Richtigkeit und geben sie danach frei

Erst wenn der Lieferant den Status «Freigegeben» aufweist, kann eine Zahlung an ihn ausgeführt werden

Internes Bestellwesen geht global

Ebenso einfach wie das Visieren von Rechnungen gestaltet sich für alle Gesellschaften der Bezug von Drucksachen, Werbematerial, Geschenkartikel, Marketingvorlagen oder Messematerial. Über den in Abacus integrierten Online-Shop lassen sich Bestellungen rund um die Uhr platzieren. Im Falle von Leihmaterial gibt der Auftraggeber die Dauer der Ausleihe bekannt, sodass das Material für diese Zeit reserviert und für andere gesperrt bleibt. Die Verrechnung und Belastung in der Kostenrechnung erfolgt automatisch direkt aus der Auftragsbearbeitungssoftware.

Flexibles Reporting

Jede Nacht werden die Daten aus den verschiedenen Mandanten über mehrere AbaReports aus der Abacus Datenbank, insbesondere der Kostenrechnung, ausgelesen und in einen sogenannten FibuCube exportiert. Dieser weist verschiedene Dimensionen auf und erlaubt die Datenauswertung nach unterschiedlichen Aspekten in Excel und die grafische Darstellung. Nutzniesser sind insbesondere die Buchhaltungsmitarbeitenden in den Gesellschaften. Aus der Projektverwaltung stehen die Daten dem Controlling von FS als Analysegrundlage ebenfalls in einem Cube zur Verfügung.

Auswertungen nach unterschiedlichen Aspekten lassen sich mit Hilfe mehrdimensionaler Datencubes erstellen.

Fazit

Die Reaktionen auf den Einsatz von Abacus sind innerhalb der LGT Group rundum positiv. Die Lösung wird von den Mitarbeitenden in den Gesellschaften geschätzt. Dazu zählt auch die zentrale Betreuung durch den gruppenweiten Dienstleister LGT Financial Services. Altherr fügt hinzu: «Bei der Skalierung von einer anfänglich nur lokal in Liechtenstein genutzten Lösung bis hin zu einer für die ganze Gruppe weltweit eingesetzten Anwendung im Bereich der Kreditorenprozesse konnte Abacus seine Flexibilität voll unter Beweis stellen. Die LGT profitiert von den vielen Vorteilen – ganz nach dem Motto «je automatisierter, desto besser». Elmar Nuber, Technical Accounting Specialist bei der LGT, der den weltweiten Roll-out der Kreditorenlösung begleitet hat, ergänzt: «Die Abacus Lösung ist mit der Expansion der Gruppe mitgewachsen und mit heute 45 Mandanten aus dem täglichen Betrieb nicht mehr wegzudenken.»