“Il cockpit delle approvazioni è oggi un elemento centrale dei nostri processi finanziari.”

Da quanto tempo utilizzate il software gestionale Abacus e quali motivazioni vi hanno portato a sceglierlo?

Sascha Nöthiger: Utilizziamo il software gestionale Abacus dal 1° luglio 2025. Il passaggio da un importante fornitore concorrente ad Abacus si è svolto sorprendentemente bene, anche grazie al supporto di Customize, che si è rivelato un partner solido e affidabile. Nell'ambito del progetto è stato inoltre introdotto un nuovo piano dei conti e sono stati aggiornati e ripuliti i dati anagrafici di tutti i fornitori e di tutti i clienti.

Che cosa la entusiasma di più di Abacus?

S.N.: Alla Giezendanner Transport AG puntiamo su efficienza, trasparenza e flessibilità. Ciò che mi entusiasma maggiormente di Abacus è proprio la sua flessibilità. In passato non avevamo mai sperimentato un simile livello di versatilità con un sistema ERP. Oggi Abacus rappresenta il cuore del nostro ecosistema software, il punto in cui confluiscono tutti i dati rilevanti per i sistemi aziendali.

Quali sono le funzionalità della contabilità creditori che apprezza maggiormente?

S.N.: Uno dei principali punti di forza della contabilità creditori è la chiarezza del processo di approvazione dei documenti. Posso vedere con precisione quanti documenti sono attualmente in circolazione e in quale fase del processo si trovano, individuando immediatamente quelli eventualmente ancora in sospeso. Con il software che utilizzavamo in precedenza questa visibilità non era disponibile, per cui era difficile mantenere una panoramica delle approvazioni ancora aperte. Un altro grande vantaggio è il riconoscimento automatico dei documenti tramite DeepBox, che consente di registrare le fatture dei fornitori in Abacus in modo molto più rapido ed efficiente.

Quali erano le principali sfide nel processo di gestione della contabilità creditori con il software utilizzato in precedenza?

S.N.: Le principali sfide riguardavano soprattutto l'elevato carico amministrativo e la limitata efficienza dei processi. La registrazione manuale dei documenti richiedeva molto tempo e comportava inoltre un maggiore rischio di errori.

Come funziona oggi il processo?

S.N.: Oggi il processo di contabilità creditori è in gran parte digitalizzato e automatizzato. Le fatture in entrata vengono elaborate tramite DeepBox e trasferite direttamente alla contabilità creditori. Qui il documento viene verificato dall'ufficio contabilità e inserito immediatamente nel processo di approvazione.

Ci sono state sfide particolari durante il passaggio al nuovo sistema?

S.N.: Nel complesso, il passaggio al nuovo sistema si è svolto in modo molto positivo e ben strutturato. Le principali sfide hanno riguardato soprattutto la definizione e la configurazione dei campi di riconoscimento per i diversi creditori.

Quale ruolo svolge il processo di approvazione dei documenti nella vostra attività contabile quotidiana?

S.N.: Oggi il cockpit delle approvazioni rappresenta un elemento centrale dei nostri processi finanziari quotidiani. I responsabili delle approvazioni possono autorizzare in modo efficiente i documenti della contabilità creditori e, se necessario, modificarli direttamente. In questo modo si garantisce un processo di approvazione strutturato, trasparente e pienamente tracciabile.

Come hanno reagito i collaboratori all'introduzione del nuovo prodotto?

S.N.: Il riscontro dei nostri collaboratori è stato unanimemente molto positivo. La nuova soluzione ci consente di svolgere le attività in modo significativamente più rapido ed efficiente. Inoltre, siamo riusciti a ridurre sensibilmente il carico amministrativo delle operazioni quotidiane.

Come è cambiato il carico di lavoro della contabilità dall'introduzione del nuovo sistema?

S.N.: Grazie all'introduzione delle soluzioni finanziarie Abacus siamo riusciti a ridurre il carico di lavoro della contabilità di circa il 30%. Mentre in precedenza erano necessarie circa 280 percentuali di impiego (equivalenti a 2,8 posti a tempo pieno), oggi sono sufficienti circa 200 percentuali di impiego (pari a 2 posti a tempo pieno).

Quali vantaggi ottenete dall'integrazione della vostra struttura organizzativa, ad esempio in caso di sostituzioni o cambiamenti del personale?

S.N.: L'integrazione della struttura organizzativa ha eliminato in larga misura le attività duplicate e ha aumentato notevolmente la sicurezza dei processi. Le regole di sostituzione vengono applicate in modo sistematico e garantiscono un funzionamento fluido delle attività anche in caso di assenze. Inoltre, i cambiamenti di personale sono diventati molto più semplici, poiché i processi sono collegati ai ruoli e alle funzioni aziendali, e non alle singole persone.

Quali funzionalità, oltre all'approvazione dei documenti, consiglierebbe ad altre aziende?

S.N.: Un punto di forza assoluto è sicuramente la registrazione automatica dei movimenti bancari nell'Electronic Banking. In passato dovevamo accedere singolarmente all'e-banking di ogni banca per scaricare i movimenti dei conti. Oggi, grazie alle regole di contabilizzazione, possiamo elaborare automaticamente l'80% di tutte le operazioni. Questo rende il nostro lavoro ancora più efficiente e riduce il rischio di errori.

Realizzazione del progetto

Customize AG