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"DeepO a amélioré nos processus de facturation de façon significative".
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(Vous trouverez des informations sur DeepCloud, DeepBox et DeepO dans l'infobox noire.)
Dominik Stahel, comment fonctionne le processus des créanciers chez Transport AG Aarau ?
Dominik Stahel : Les factures fournisseurs sont placées dans l'entrée centrale de factures de DeepBox. Ensuite, DeepO les analyse à l'aide des propositions prédéfinies et les enregistre automatiquement en tant que documents dans la Comptabilité des créanciers. Il arrive encore parfois que nous complétions manuellement certaines informations dans la DeepBox. Le document passe ensuite par la validation des documents et est payé via l'e-banking Abacus.
Qu'appréciez-vous le plus dans ce processus ?
DS : Avec DeepBox, nous avons mis en place une solution innovante pour le traitement automatisé des factures fournisseurs, qui s'intègre parfaitement dans notre système Abacus. Cette technologie nous permet de saisir, de vérifier, d'imputer et d'archiver les factures de manière efficace. Nous profitons énormément de l'intelligence artificielle intégrée. Elle permet de réaliser des économies considérables en temps et en argent et améliore la qualité, la transparence et la traçabilité de nos processus. Nous avons désormais une entrée centrale de factures, ce qui nous permet de savoir à tout moment où se trouvent les documents et où ils vont.
Quel était le processus avant l'introduction de DeepBox ?
DS : Avant l'introduction de DeepBox, le traitement des factures était un processus manuel générant beaucoup de papier et qui présentait un risque d'erreur. L'automatisation avec DeepBox et la numérisation ont révolutionné ce processus.
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Combien de documents traitez-vous par an ?
DS : Nous estimons que nous traitons chaque année environ 2'000 factures de manière entièrement automatisée et 600 autres de manière semi-automatisée. Pour les factures qui nécessitent encore une manipulation manuelle, le travail reste toutefois très limité. Ces chiffres sont indicatifs, car nous en sommes à la première année de mise en œuvre. Mais le potentiel pour une automatisation complète est encore plus élevé. Et en interne, nous y travaillons en permanence.
Quelles sont les activités pour lesquelles vous voyez la plus grande amélioration quant à l'efficacité ?
DS : L'introduction de DeepBox a permis un traitement plus rapide et plus précis des factures et un accès simplifié aux données de facturation. Cela a permis de réduire considérablement la charge de travail tout au long du processus. Abacus simplifie également le classement, l'archivage et la recherche des documents. Nous voyons la plus grande amélioration dans la continuité et la traçabilité du processus.
Quelles sont les activités auxquelles vous consacrez le temps ainsi gagné ?
DS : Nous utilisons le temps ainsi gagné pour optimiser davantage nos services et pour développer les compétences professionnelles existantes et nouvelles.
L'introduction de DeepBox a permis de réduire considérablement la charge de travail tout au long du processus.
Dominik Stahel, responsable des finances et de la comptabilité chez Transport AG Aarau
Recommanderiez-vous Abacus et l'intelligence artificielle DeepO à d'autres entreprises ?
DS : Nous pouvons recommander Abacus et DeepO sans réserve. Le logiciel a amélioré nos processus de facturation de manière décisive, notamment grâce à la possibilité de personnaliser les règles d'imputation. L'application est bien accueillie en interne en raison de sa simplicité d'utilisation et de sa convivialité.
Quels sont les projets Abacus en cours ou qui seront lancés cette année ?
DS : Les choses sont en train de bouger ! Nous voulons introduire prochainement l'Abacus Data Analyzer. Je souhaite pouvoir analyser les chiffres de la comptabilité de manière interactive afin de les présenter de manière transparente en interne. Nous voulons également miser sur Abacus dans le domaine des RH. Notre objectif est d'introduire le portail des collaborateurs, les déclarations d'accident et de maladie ainsi qu'AbaClik. De plus, nous mettons en place une structure organisationnelle qui nous permettra de simplifier la validation des documents. Je me réjouis beaucoup de ces projets.
Quels sont les trois adjectifs que vous utiliseriez pour décrire le logiciel de gestion Abacus et la collaboration avec nous ?
DS : Innovant, rapide et simple.
A propos de Transport AG Aarau
Transport AG Aarau est une entreprise de collecte de déchets pour les entreprises et les communes. Les tâches principales sont la collecte, la réception, le contrôle et le tri des déchets. Dans ce cadre, les collaborateurs veillent à ce que les matériaux recyclables restent dans le circuit et que les matériaux non recyclables soient éliminés dans le respect de l'environnement.
À propos de Dominik Stahel
Depuis janvier 2023, Dominik Stahel occupe le poste de directeur des finances et de la comptabilité, des ressources humaines, de l'informatique et du back-office chez Transport AG Aarau. En tant que membre de la direction, il apprécie le fait de pouvoir diriger et réaliser différents projets dans une PME innovante et collégiale.
DeepCloud
Les solutions de DeepCloud numérisent chaque processus de travail et aident les entreprises à optimiser la collaboration, à améliorer l'efficacité et à optimiser les performances de l'entreprise. DeepCloud est une filiale d'Abacus.
DeepBox
DeepBox est la plateforme suisse tout-en-un pour l'échange de documents. L'intégration parfaite dans le logiciel de gestion Abacus permet d'éviter les saisies manuelles et de gagner du temps.
DeepO
DeepO est la première intelligence artificielle du secteur pour la saisie des données, qui améliore l'efficacité et la précision de la saisie de données.