L'administration municipale de Rapperswil-Jona a numérisé ses processus de travail début 2023 avec l'introduction du logiciel Abacus. L'intégration de DeepO pour le workflow des créanciers a été une étape décisive dans ce processus. Dans cette interview, Cornel Widmer, responsable de l'administration financière, parle du processus d'implémentation et des avantages de l'automatisation pour la ville.
Quels sont les types de documents traités ?
CW : Actuellement, nous traitons uniquement des factures fournisseurs. Ces documents sont scannés et envoyés automatiquement à DeepO où ils sont traités via Flow et transmis à Abacus.
Quelles sont les fonctions les plus utiles dans l'automatisation du traitement des documents ?
CW : Outre la reconnaissance du créancier, l'extraction de mots-clés spécialement créés constitue la plus grande facilitation. Nous sommes en mesure d'enregistrer des informations, telles que l'imputation comptable, le texte d'écriture et le numéro d'employé pour le premier visa directement sur les factures. Avec près de 1'000 responsables visa possibles et plus de 6'000 combinaisons d'imputations comptables, cela représente un allégement considérable.
Êtes-vous en mesure d'effectuer de telles définitions de manière autonome ou avez-vous toujours besoin du partenaire Abacus pour cela ?
CW : Dans le cadre de la transition générale à Abacus, Abraxas (notre partenaire Abacus) s'est chargé de cette installation. Nous sommes toutefois en mesure de mettre en place les définitions de manière autonome.
Quel a été le plus grand défi lors de l'introduction de DeepO ?
CW : En tant qu'administration publique, nous recevons un grand nombre de factures fournisseurs, y compris des notes manuscrites ou des décomptes complexes. Au début nous avions des problèmes récurrents lors de la reconnaissance de ces documents spécifiques. Cependant, la collaboration avec Abacus nous a permis de constamment améliorer le processus.
À combien estimez-vous le gain de temps (à l'avenir) ?
CW : Il est actuellement assez difficile d'estimer le gain de temps exact, car nous sommes constamment en train d'optimiser le processus. Nous nous attendons à un gain de temps considérable pour les factures standard qui arrivent dans DeepO via eBill ou via l'adresse e-mail du créancier et qui sont traitées automatiquement. Mais le gain de temps n'est pas le seul avantage du nouveau processus : il y a également la simplification de processus complexes, le traitement rapide et transparent des documents, sans compter l'environnement convivial pour l'imputation comptable et la validation dans MyAbacus.
Avez-vous des conseils à donner aux clients d'Abacus qui souhaitent introduire DeepO ?
CW : Il est important de procéder à une analyse approfondie des processus réels et souhaités, du début d'une commande jusqu'au paiement. Des questions se posent alors, telles que : faut-il scanner les factures de manière centralisée ou décentralisée ? quelles sont les prescriptions en matière de visa ? quels sont les mots-clés logiques à utiliser pour la comptabilisation automatique des documents ? Une transition est un processus complexe qui concerne l'ensemble des collaborateurs et également les fournisseurs. Il est également important de savoir que le processus ne se termine pas avec l'introduction. Il s'agit d'un processus d'apprentissage et beaucoup de choses doivent être régulièrement ajustées individuellement.
Quels sont les trois principaux avantages de DeepO par rapport aux produits concurrents ?
CW : De mon point de vue, les plus grands avantages sont
- L'intégration de DeepO avec Abacus : elle permet d'utiliser les données de base telles que les comptes, les sections de frais, les projets, ou encore les adresses de fournisseurs directement dans DeepO.
- Le système permet des combinaisons extrêmement personnalisées en termes d'imputation comptable, de collaborateurs et de visas. Cela améliore considérablement la qualité de la comptabilité des créanciers, car les processus comptables et de visa peuvent ainsi être automatisés.
- Last but not least : le soutien par notre partenaire Abraxas ainsi que par Abacus a été très important et précieux pour nous en tant qu'"Early Adapter".
