Voici comment DeepO révolutionne le trai-tement des documents créanciers chez BKW Building Solutions

Comment avez-vous mis en place DeepO ?

Simon Häni : Il a d'abord fallu prendre des mesures organisationnelles afin de permettre l'entrée numérique des documents fournisseurs. Il s'agissait notamment de mettre en place une adresse électronique centrale sous forme d'une boîte aux lettres électronique pour la réception des factures ainsi que le transfert automatique vers la DeepBox. L'e-business a été remplacé par DeepBox. Nos fournisseurs ont été informés de ces changements - en particulier ceux qui utilisaient encore des factures papier et qui ont dû convertir leur facturation au format PDF.

Dans le cadre de l'introduction, nous avons également désigné une personne interne qui a dû apprendre l'ensemble des fonctions de DeepO à partir de zéro. Cela nous permet de nous assurer du bon fonctionnement du traitement automatisé des documents à l'aide des fonctions de DeepO.

Comment le nombre de documents traités a-t-il évolué au cours des dernières années ?

SH : Nous traitons actuellement environ 344'000 documents par an. En 2023, environ 303'000 de ces documents étaient encore traités avec la méthode conventionnelle d'AbaScan. L'été 2023, nous avons commencé à utiliser DeepO avec une entreprise pilote et environ 41'000 documents. Après un onboarding réussi, nous avons fait passer fin 2023 une autre entreprise avec environ 16'000 documents sur DeepO.

Quatre onboardings sont prévus entre janvier et avril 2024, avec un volume de 66'000 documents par an. Et d'autres onboardings sont en cours de planification.

Une fois la conversion de toutes les sociétés effectuée, nous traiterons environ 375'000 documents par an avec DeepO. L'augmentation des documents est aussi et surtout due aux rachats d'entreprises qui travaillaient avec un autre système ERP.

Quels sont les types de documents traités ?

SH : Les factures et les notes de crédit des fournisseurs. Par ailleurs, les rappels, les bons de livraison, les confirmations de commande, etc. sont transférés de la boîte de réception vers un sous-dossier "Comptabilité" via le workflow. Elles y sont vérifiées, transmises au service compétent ou supprimées si nécessaire. 

Quelles sont les fonctions les plus utiles dans l'automatisation du traitement des documents ?

SH : Nous avons mis l'accent sur la reconnaissance du numéro de projet. Pour les fournisseurs ayant plus de 50 documents par an, des mots-clés qui reconnaissent le numéro de projet et l'imputent automatiquement dans Abacus ont été définis dans DeepO. Pour ces fournisseurs, une proposition d'imputation a en outre été définie dans la base des fournisseurs Abacus. Nous voulons utiliser le flow afin d'obtenir une éventuelle imputation différente de celle de la base des fournisseurs, à condition que la facture soit munie d'un numéro de projet ainsi que d'un complément. Par exemple, si le complément est "Matériel", la charge par nature 40000 doit être définie. Si le complément est "Entretien", la charge par nature 62010 doit alors être définie. Nous n'utilisons pas encore activement la reconnaissance de position, mais elle est pertinente pour les factures des agences de travail temporaire et sera certainement utilisée à l'avenir.

Êtes-vous en mesure d'effectuer de telles définitions de manière autonome ou avez-vous toujours besoin du partenaire Abacus pour cela ?

SH : Nous définissons aujourd'hui les flows, les propositions ou les mots-clés de manière autonome et n'avons besoin du soutien de Bewida, notre partenaire Abacus, que pour les cas spéciaux.

Quels ont été les plus grands défis lors de l'introduction de DeepO ?

SH : Les défis viennent notamment des documents qui ne correspondent pas au standard d'une facture de fournisseur normale, par exemple les factures avec plusieurs pièces jointes. Il y a aussi les problèmes liés à la reconnaissance du bon fournisseur en raison de doublons dans le système, aux conditions de paiement manquantes, à une adresse erronée, à des modes de paiement non reconnus ou encore à la reconnaissance du montant du paiement correct. De tels cas ont pu être corrigés par des réglages dans DeepO, de sorte que d'autres documents ont pu être traités automatiquement. Nous avons également dû demander à certains fournisseurs d'adapter leurs factures de manière à pouvoir reconnaître les éléments importants pour nous, comme par exemple le numéro de projet pour la comptabilisation automatique.

À combien estimez-vous le gain de temps (à l'avenir) ?

SH : Si nous prenons en compte le temps nécessaire à l'ouverture des enveloppes, à la vérification formelle des factures, à la numérisation et au traitement ultérieur, et que nous multiplions le résultat par le volume de documents, j'arrive à une estimation grossière d'environ 10'000 heures de travail par an économisées. Ceci si tous les documents sont traités via DeepO. Cela correspond à quatre à cinq postes à temps plein.

Il ne s'agit pas pour nous d'économiser des postes, mais d'utiliser ce temps pour d'autres tâches et de gérer le nombre toujours croissant de factures de fournisseurs avec le même effectif.

Avez-vous des conseils à donner aux clients d'Abacus qui souhaitent introduire DeepO ?

SH : Il est important de faire une analyse approfondie des processus déjà en place pour le traitement des fournisseurs puis de définir et de vérifier les processus cibles après l'introduction de DeepO. Il est important de connaître ses propres exigences et attentes. 

En outre, je recommande de faire un nettoyage des données de base des fournisseurs avant la conversion. Une fois que tout est prêt, je réaliserais un projet pilote et je déterminerais dans quelle mesure les attentes ont été satisfaites.

En principe, l'introduction de DeepO est un processus en constante évolution. Dans un premier temps, il est utile de traiter avec DeepO les documents des créanciers qui génèrent le plus grand volume de documents. Dans un deuxième temps, on traite les documents qui permettent de réaliser un gain de temps important. Pour finir, nous traitons et entraînons les documents de certains fournisseurs qui ne peuvent pas être traités automatiquement avec DeepO de manière à ce que l'automatisation du processus de comptabilisation puisse également avoir lieu pour ces fournisseurs.

Quels sont les trois principaux avantages de DeepO par rapport aux produits concurrents ?

SH : L'un des grands avantages est qu'il s'agit d'une solution suisse, ce qui pour nous, en tant que "Forces Motrices Bernoises", présente en même temps le plus grand potentiel. De plus, le rapport coût/bénéfice dépasse de plusieurs fois celui des produits concurrents. La connexion directe à Abacus, sans interfaces coûteuses et compliquées à gérer, est également un grand avantage. Enfin, j'apprécie l'étroite collaboration avec notre partenaire Abacus Bewida ainsi qu'avec Abacus elle-même.