«Abacus, notre outil numérique clé pour des processus simplifiés.»
• min de lecture
Qu'est-ce qui a déterminé le choix d'Abacus par Rotor Lips AG ?
Manuel Hartmann : Notre ancien logiciel ne répondait plus à nos besoins, entravant l’évolution de nos processus. Abacus, recommandé en interne et en externe, et déjà utilisé avec succès par une de nos sociétés sœurs, s'est avéré le plus adapté lors de l'évaluation.
Quels modules Abacus utilisez-vous actuellement ?
M. H. : Nous travaillons avec une large gamme : gestion des commandes, achat, stock, gestion de la production, CRM, e-Business, comptabilités des débiteurs, des créanciers et financière, ainsi que le service après-vente. La comptabilité des salaires, externalisée, repose également sur Abacus.
Quels sont les processus qu’Abacus optimise de manière notable ?
M. H. : La numérisation des processus a été une avancée majeure, notamment pour la validation des factures, la réception des marchandises et la traçabilité. Cela nous fait gagner du temps, réduit la consommation de papier et accroît la transparence, particulièrement pour le stock, la logistique et la comptabilité.
«La transparence des processus, du stock à l'intervention, est un énorme avantage.»
Manuel Hartmann, Président de la Direction, Rotor Lips AG
Un exemple concret des avantages d'Abacus ?
M. H. : Le processus de préparation est un bon exemple : auparavant basé sur des listes et des boucles de validation, il est désormais entièrement numérique et accessible sur appareils mobiles, réduisant les délais d’exécution et les erreurs, tout en améliorant la visibilité sur l’ensemble du processus.
Notre activité de service est également entièrement numérisée. Alors qu’auparavant de nombreuses étapes étaient gérées par téléphone ou sur papier, les appareils à réparer sont désormais enregistrés directement dans le système de service après-vente Abacus, avec attribution automatique des ordres aux techniciens et classement par ordre de priorité. Toutes les informations sont centralisées, aussi bien pour les réparations internes que pour les interventions sur site chez les clients, offrant ainsi une vue d'ensemble de milliers de cas de service.
Quel rôle joue Abacus dans la gestion de vos stocks ?
M. H. : Nous avons restructuré l'ensemble de l'entrepôt et l'avons représenté numériquement avec des stocks principaux et secondaires. Chaque étagère a été numérotée et dotée de codes QR. Depuis, tous les mouvements de stock sont traçables, l'inventaire est effectué de manière continue et la transparence s'est considérablement améliorée. Le processus de préparation en bénéficie également directement, car nous pouvons désormais établir des priorités claires, les trajets sont plus courts et le nombre d'erreurs a considérablement diminué.
Comment s’est déroulée la mise en place du logiciel ?
M. H. : L'introduction s'est déroulée sans encombre, grâce à l’excellent soutien de notre partenaire InterBit AG. Dans un premier temps, nous avons repris les processus existants afin d’impliquer les collaborateurs, puis nous les avons développés de manière ciblée. Rétrospectivement, le lancement en janvier 2022 a été un franc succès, notamment grâce à un accompagnement de projet solide.
Fonctions Abacus les plus utilisées?
«Abacus est pour nous ce que nos appareils de cuisine sont pour les professionnels : un outil essentiel pour travailler plus efficacement.»
Qu’appréciez-vous tout particulièrement dans votre travail quotidien avec Abacus ?
M. H. : La flexibilité et la profondeur de la solution. Abacus nous accompagne tout au long du processus commercial, de la commande à la livraison, en passant par le stockage, la production et l’expédition. Nous bénéficions de de structures claires, de processus automatisés et d’une grande transparence. Même en déplacement, par exemple lors de salons, nous pouvons saisir directement les commandes, ce qui était impensable auparavant.
Quels développements envisagez-vous actuellement ?
M. H. : Nous prévoyons mettre en place la commande automatique basée sur les données de vente dans le service après-vente. Également prévus : des contrats de maintenance numériques, l'introduction de la saisie des temps de travail et des extensions dans le CRM, notamment dans la gestion des activités.
Recommanderiez-vous Abacus comme solution globale pour une entreprise de production et de commerce ?
M. H. : Oui, sans hésitation. Abacus est une solution intégrée et performante qui nous permet de travailler beaucoup plus efficacement.
À propos de Manuel Hartmann
Manuel Hartmann a débuté chez Rotor Lips AG il y a plus de 20 ans en tant que concepteur. Il est au-jourd'hui Président de la Direction et Directeur des Opérations. Il a fait partie de l’équipe centrale lors de l’introduction de l’ERP Abacus en 2022. Avec son enthousiasme pour la technologie, les processus et les personnes et fort de sa formation de technicien diplômé ES en processus d’entreprise, il promeut la numérisation au sein de l'entreprise.
À propos de Rotor Lips AG
Rotor Lips AG, basée à Uetendorf près de Thoune, est une entreprise suisse spécialisée dans le développement, la production et la commercialisation de machines pour la transformation industrielle des aliments. Ses appareils robustes équipent restaurants, cuisines industrielles, hôpitaux et boulangeries. Avec environ 40 employés, Rotor Lips fait partie du groupe familial Rotag, fournissant des clients dans plus de 40 pays grâce à ses filiales internationales.
