Una soluzione di fatturazione semplice nell'ambiente fiduciario Abacus

ABEA garantisce un significativo aumento dell'efficienza

In che modo è venuta a conoscenza dei clienti di fatturazione standard?

Susan Bossshart: il nostro fiduciario, Witreva AG, ci ha informati che lo sviluppo del nostro software sarebbe stato interrotto, consigliandoci di passare all'Abacus Business Software. Inizialmente abbiamo pensato di trasferire la fatturazione a un software separato. Ma abbiamo subito accantonato questa idea, perché volevamo sfruttare i vantaggi di una soluzione integrata. Grazie alla stretta collaborazione tra il nostro fiduciario e Dorean AG, partner di Abacus, siamo poi riusciti a implementare la soluzione ottimale per noi.

Quali sono state le maggiori difficoltà nell'introduzione?

SB: la sfida più grande è stata decidere quali dati acquisire dal vecchio sistema. Abbiamo adottato procedure diverse: per i clienti di Nova Energie Ostschweiz AG abbiamo registrato i dati base completamente da zero, in quanto i dati del vecchio software erano inutilizzabili. In un altro cliente in cui elaboriamo le fatture dei soci siamo riusciti ad acquisire tutti i dati presenti.

Quali requisiti siete riusciti a soddisfare con il software Abacus?

SB: la digitalizzazione è stata un passo importante per noi. Da quando abbiamo introdotto il software Abacus lavoriamo in modo molto più efficiente: adesso spediamo le fatture prevalentemente per e-mail anziché per posta, risparmiando tempo e denaro, soprattutto per quanto riguarda le 350 fatture dei soci. Anche per la contabilità creditori è tutto più semplice: le fatture vengono scansionate e salvate digitalmente, eliminando l'archiviazione fisica.

Il software prevede funzionalità speciali che facilitano il vostro lavoro?

SB: assolutamente sì. I tasti di scelta rapida F2, F4 e F5 e i link sono funzioni molto utili per passare rapidamente ad altri programmi o creare un nuovo record. Trovo che sia estremamente efficiente poter richiamare un programma direttamente da un altro. Così, lavorare con i programmi Abacus è molto più facile. Per me, in particolare, è molto utile poter accedere direttamente ai dati base da ovunque.

Digitalizzazione passo dopo passo con un'ampia gamma di sistemi Abacus

Secondo lei, quali sono i principali vantaggi della Gestione ordini Abacus per Nova Energie Ostschweiz AG?

SB: la digitalizzazione è sicuramente un grande vantaggio. Particolarmente utile è l'eliminazione degli archivi fisici. Anche il fatto che il software Abacus sia sottoposto a sviluppo continuo ci fa sentire di essere in buone mani.

In quale area utilizzate la gestione abbonamenti all'interno della gestione ordini?

SB: a questo scopo abbiamo un cliente speciale di una sede di cui ci occupiamo contabilizzando una volta l'anno le quote associative. Le fatture vengono create in base a diverse caratteristiche, in quanto i soci sono privati, comuni e aziende. Le fatture vengono poi raggruppate per settore in una sequenza e contabilizzate con un'unica posizione di fatturazione.

Come implementate la digitalizzazione in relazione al software Abacus?

SB: ci concentriamo sull'archiviazione digitale nel dossier elettronico. Per i salari usiamo MyAbacus, che offre al nostro personale un accesso digitale semplice ai conteggi salariali e ai certificati di salario. Anche il processo di visto nella contabilità creditori è stato digitalizzato: addio a carta e timbri, adesso tutto è automatizzato in MyAbacus.

Un'ultima domanda: in generale cosa ne pensa della Gestione ordini Abacus?

SB: sono molto soddisfatta del passaggio all'Abacus Business Software. Apprezzo in particolare il fatto che non abbiamo più bisogno di altre interfacce e che tutte le nostre esigenze possono essere soddisfatte in un unico programma. La soluzione è quindi estremamente vantaggiosa per noi.