«DeepO ha migliorato in modo significativo i nostri processi di fatturazione».

(Informazioni su DeepCloud, DeepBox e DeepO sono disponibili nella infobox nera.)

Dominik Stahel, come funziona il processo della contabilità creditori presso la Transport AG Aarau?

Dominik Stahel: Tutte le fatture dei creditori vengono depositate nella casella centrale delle fatture in entrata di DeepBox. Esse vengono quindi analizzate da DeepO utilizzando i suggerimenti predefiniti e depositate automaticamente come ricevute nella contabilità creditori. In alcuni casi isolati, aggiungiamo manualmente alcuni dettagli nella DeepBox. Dopodiché la ricevuta passa attraverso l'approvazione e viene pagata tramite l’e-banking Abacus.

Che cosa apprezza di più di questo processo?

DS: Con DeepBox abbiamo implementato una soluzione avanzata per la gestione automatica delle fatture dei fornitori, perfettamente integrata nel nostro sistema Abacus. Questa tecnologia ci permette di registrare, controllare, contabilizzare e archiviare in modo efficiente le fatture. L'intelligenza artificiale integrata ci offre enormi vantaggi: essa comporta un risparmio di tempo e di costi notevole e, inoltre, migliora la qualità, la trasparenza e la tracciabilità dei nostri processi. Ora che l'entrata delle fatture è centralizzata, sappiamo sempre dove si trovano e dove vanno le ricevute.

Com'era il processo prima dell'introduzione di DeepBox?

DS: Prima dell'introduzione di DeepBox, la gestione delle fatture era un processo manuale nel quale si utilizzava molta carta e gli errori erano più frequenti. L'automazione con DeepBox e la digitalizzazione hanno rivoluzionato questo processo.

Quante ricevute vengono elaborate ogni anno?

DS: Ogni anno elaboriamo circa 2’000 ricevute in maniera completamente automatizzata e altre 600 ricevute in modo semi automatizzato. Per le fatture per le quali sono ancora necessari interventi manuali, l'onere è tuttavia molto ridotto. Queste cifre sono indicative perché siamo nel primo anno di applicazione. Ma il potenziale per un'automazione completa è ancora più alto. Su ciò stiamo lavorando internamente in maniera costante.

In quali attività avete riscontrato un aumento maggiore dell’efficienza?

DS: L'introduzione di DeepBox ha permesso una gestione delle fatture più rapida e precisa e un accesso semplificato ai dati di fatturazione. Ciò ha portato a una significativa riduzione del carico di lavoro nell'intero processo. Abacus ha semplificato anche l'archiviazione e la ricerca delle ricevute. Dove riscontriamo i maggiori benefici è nel miglioramento della continuità e della tracciabilità del processo.

In quali attività investite il tempo guadagnato?

DS: Il tempo guadagnato viene utilizzato per ottimizzare ulteriormente i nostri servizi e per promuovere le competenze esistenti e quelle nuove.

Raccomanderebbe Abacus e l'intelligenza artificiale DeepO ad altre aziende?

DS: Direi che possiamo raccomandare Abacus e DeepO senza riserve. Il software ha migliorato notevolmente i nostri processi di fatturazione, in particolare grazie alla possibilità di personalizzare le regole di contabilizzazione. Dal momento che è semplice da utilizzare, l'applicazione è stata ben accolta internamente.

Quali progetti Abacus sono in corso attualmente e quali saranno avviati quest'anno?

DS: Al momento c'è molto movimento! Stiamo infatti per introdurre Abacus Data Analyzer, con cui speriamo di poter analizzare i numeri della contabilità in modo interattivo e quindi di poter essere trasparenti internamente. Vogliamo puntare su Abacus anche nel settore HR, introducendo il portale dipendenti, le notifiche di infortunio e malattia e AbaClik. Inoltre, stiamo dando vita a una struttura organizzativa che semplificherà il processo di approvazione delle ricevute. Non vedo l’ora di cominciare.

Con quali tre parole descriverebbe il software Abacus Business e la nostra collaborazione?

DS: Innovativi, veloci e semplici.