«L’Electronic Banking comporta un aumento significativo dell’efficienza.»

Da quanto tempo utilizzate il software Abacus presso la Helvetica Property Investors AG?

Joel Cox: Utilizziamo Abacus sin dalla nostra fondazione nel 2006. Abbiamo costruito la nostra infrastruttura software passo dopo passo. La Contabilità immobilizzazioni di Abacus, ad esempio, la utilizziamo solo da circa tre-quattro anni.

Quanti collaboratori utilizzano Abacus?

Joel Cox: Nel nostro reparto finanziario, quattro persone lavorano quotidianamente con Abacus. Altri collaboratori entrano in contatto con Abacus in modo occasionale, ad esempio per l’approvazione delle spese o delle fatture dei creditori e per la registrazione delle presenze.

Quali obiettivi perseguite con Abacus?

Joel Cox: Il nostro obiettivo principale è sfruttare l’automazione il più possibile, garantendo al contempo la sicurezza. Il grado di automazione viene aumentato in modo continuo: ad esempio, utilizziamo sempre di più le proposte di registrazione contabile, abbiamo creato strutture di approvazione efficienti e configurato i contratti EBICS direttamente all’interno del software Abacus.

Quali obiettivi perseguite con Abacus?

Joel Cox: Il nostro obiettivo principale è sfruttare l’automazione il più possibile, garantendo al contempo la sicurezza. Il grado di automazione viene aumentato in modo continuo: ad esempio, utilizziamo sempre di più le proposte di registrazione contabile, abbiamo creato strutture di approvazione efficienti e configurato i contratti EBICS direttamente all’interno del software Abacus.

Perché avete scelto EBICS come interfaccia bancaria?

Joel Cox: Un grande vantaggio di EBICS è che serve un solo contratto per diversi clienti. Nell’Electronic Banking definiamo quando vogliamo ricevere i file CAMT e li riceviamo poi raggruppati per tutti i clienti.

Come funziona il processo di gestione dei creditori presso la Helvetica Property Investors AG?

Joel Cox: Le fatture vengono inoltrate via e-mail alla nostra casella di posta dedicata e analizzate tramite AbaScan Pro. All’interno dell’ERP Abacus, le ricevute vengono poi elaborate ulteriormente: fornitore, importo, scadenza, centro di costo, condizioni di pagamento e altre informazioni sono di solito già precompilate correttamente. Successivamente, viene effettuato un controllo nella contabilità. Se tutto è corretto, si avvia il processo di approvazione e infine viene eseguito quello di esecuzione dei pagamenti. Non appena i pagamenti sono stati effettuati, i movimenti bancari vengono recuperati automaticamente e collegati alle ricevute dei creditori.

Quali funzionalità apprezzate particolarmente in questo processo?

Joel Cox: Il riconoscimento delle ricevute tramite AbaScan Pro è davvero molto affidabile, soprattutto se si lavora con le proposte e le si aggiorna regolarmente. Risparmio tantissimo tempo. A volte ho la sensazione che non possa essere vero! (ride). Ormai devo solo controllare la registrazione delle ricevute e salvarla.

Che ruolo ha la contabilizzazione automatica dei movimenti del conto nell’attività di tutti i giorni?

Joel Cox: La contabilizzazione automatica dei movimenti del conto supporta il nostro obiettivo di automatizzare il processo il più possibile in modo sensato. Non appena un pagamento è stato eseguito, riceviamo gli estratti conto. In Abacus, questi vengono collegati automaticamente alle ricevute dei creditori in base a regole di contabilizzazione standard. Recentemente abbiamo introdotto anche la ricezione automatica dei documenti elettronici, che così risultano sempre aggiornati e immediatamente disponibili in Abacus.

Per l’esecuzione dei pagamenti utilizzate l’Electronic Banking di Abacus. Perché rappresenta un valore aggiunto per la contabilità?

Joel Cox: Con l’Electronic Banking, l’aumento dell’efficienza si può osservare in tempo reale. Posso praticamente impostare e automatizzare tutto. Ogni volta che parlo con il nostro partner commerciale Customize, imparo qualcosa di nuovo e noto un ulteriore incremento dell’efficienza. Potrei passare ore intere a lavorare con l’Electronic Banking.

Perché consigliate l’Electronic Banking ad altre aziende?

Joel Cox: Non capisco perché non si dovrebbe utilizzare l’Electronic Banking. Soprattutto se combinato con la Contabilità creditori, porta a un aumento significativo dell’efficienza. La ricevuta viene registrata una sola volta, approvata e il pagamento viene eseguito automaticamente. Anche dal punto di vista del controllo interno, ci sono molti vantaggi: non serve un’altra persona che verifichi i pagamenti nell’Electronic Banking. La verifica avviene già tramite l’approvazione della ricevuta, senza ulteriori controlli. Questo ci fa risparmiare moltissimo tempo.

Quali progetti Abacus sono attualmente in corso?

Joel Cox: Stiamo introducendo l’approvazione delle ricevute dei creditori nell’app mobile AbaClik. In questo modo possiamo garantire che le scadenze vengano rispettate, anche quando i collaboratori non sono in ufficio. Per me, in qualità di responsabile dei creditori, è importante sapere dove si trovano le ricevute, cosa che posso vedere in modo trasparente nel protocollo circolante.