«La Gestione spese Abacus con AbaCards è un problem solver.»

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Heidelberg Instruments Nano AG si affida alla Gestione spese di Abacus da cinque anni. Di recente l'azienda ha adottato anche la soluzione per la gestione delle carte aziendali "AbaCards". In un'intervista con Abacus, Matthias Bürke racconta la sua esperienza con Gestione spese e parla dei vantaggi di AbaCards.

Quali sono i motivi che hanno spinto Heidelberg Instruments Nano AG ad adottare la Gestione spese di Abacus?

Matthias Bürke: in primis il nostro personale. I collaboratori dei reparti Vendite e Assistenza viaggiano molto e quindi hanno tante attività di viaggio da registrare. Per eliminare l'estenuante processo di gestione delle spese con le ricevute cartacee e le tabelle Excel ho valutato diversi strumenti appositi, tra cui Abacus. Il fattore decisivo è stata la perfetta integrazione della Gestione spese di Abacus nella Contabilità finanziaria Abacus, che ci evita di dover lavorare utilizzando più interfacce.

In che modo la Gestione spese di Abacus vi supporta nel lavoro quotidiano?

MB: oggi non ho praticamente più nulla da fare per gestire le spese. Una volta configurato correttamente, il sistema fa tutto in automatico. A questo successo ha contribuito anche il nostro partner Projekt7.

Perché avete scelto "AbaCards" per gestire le carte?

MB: da noi AbaCards trova due impieghi importanti: da un lato abbiamo bisogno di un prospetto di tutte le carte aziendali utilizzate dal nostro personale. Dobbiamo sapere chi effettua spese con la carta e chi invece paga soltanto in contanti. Prima registravamo tutto in una tabella Excel. Lo svantaggio principale era che la tabella doveva essere aggiornata continuamente. Adesso, con AbaCards, tutte le carte sono sempre aggiornate.

E qual è l'altro impiego?

MB: il secondo impiego è la gestione effettiva delle carte. Possiamo ordinare facilmente nuove carte oppure bloccare quelle smarrite senza doverci rivolgere al gestore. AbaCards ci facilita tantissimo il lavoro quotidiano.

Come si svolge il processo dall'ordine all'utilizzo della carta con AbaCards?

MB: il processo è molto veloce! Le carte possono essere ordinate e utilizzate in pochi minuti. Ordinando una carta adesso, un collaboratore potrebbe già effettuare il primo pagamento con la carta virtuale nel giro di dieci minuti. La carta fisica (se richiesta) arriva dopo circa 10 giorni.

Come ordinavate le carte prima di AbaCards?

MB: prima dovevamo avviare il processo con il gestore della carta e poi chiedere al collaboratore di registrare i suoi dati personali. Dopodiché queste informazioni venivano trasmesse al gestore. Dovevamo poi anche inserire questi dati separatamente in Abacus. Con AbaCards, invece, lo scambio di dati è completamente automatico.

«Un software che funziona bene contribuisce ad aumentare la soddisfazione del personale.»

Matthias Bürke, CFO e membro del Consiglio di amministrazione di Heidelberg Instruments Nano AG.

I collaboratori apprezzano la Gestione spese di Abacus?

MB: due sono le opinioni predominanti: le nuove leve la trovano fantastica, ma pensano anche che sia la normalità. Per il personale più anziano, che ha già lavorato con altre soluzioni per la registrazione delle spese, la Gestione spese di Abacus è geniale.

Consiglierebbe la Gestione spese di Abacus ad altri?

MB: senza dubbio! Credo che molte aziende vedano ancora la gestione delle spese come un incubo. Sono però convinto che un buon strumento per la gestione delle spese oltre ad accelerare i processi permetta anche di risparmiare, ad esempio con il corretto rimborso dell'IVA.

Usando solo tre parole, come descriverebbe la Gestione spese di Abacus?

MB: facile, veloce e digitale.
 

Matthias Bürke

Matthias Bürke lavora presso Heidelberg Instruments Nano AG da oltre otto anni. Ha un master in economia aziendale. In Heidelberg Instruments Nano AG ricopre l'incarico di CFO ed è membro del Consiglio di amministrazione.
 

Heidelberg Instruments Nano AG

Heidelberg Instruments Nano AG con sede a Zurigo Altstetten è un'azienda tecnologica specializzata nello sviluppo, costruzione e vendita di macchine di nanoproduzione.

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