La validation des documents repensée : lʼintégration flexible des personnes externes dans le processus des créanciers
• min de lecture
La digitalisation des processus de travail ne cesse de progresser – et avec elle, les exigences en matière de flexibilité, dʼefficacité et de sécurité. Lʼétroite mise en réseau et la collaboration entre différents partenaires commerciaux assurent également une coopération interdisciplinaire en fonction des projets. Quiconque travaille aujourdʼhui avec des partenaires externes, des prestataires de services ou des participants à des projets, a besoin de solutions qui sʼintègrent parfaitement dans les processus existants, quʼil sʼagisse de coopérations temporaires ou de partenariats durables. À partir de la version 2026, Abacus offre la possibilité dʼintégrer directement et de manière sécurisée des personnes ou des entreprises externes dans le processus des créanciers.
Validation des documents dans la Comptabilité des créanciers Abacus
La validation numérique des documents Abacus est un processus moderne, entièrement transparent et conçu pour valider les factures des créanciers. Ce mécanisme garantit une protection fiable contre les paiements erronés et renforce la sécurité globale des opérations. Au cœur du système se trouve un cockpit convivial, qui centralise toutes les étapes en cours et offre une vue dʼensemble claire. Les documents à valider peuvent être examinés et suivis grâce à de multiples tableaux de bord, permettant une gestion simple et structurée de lʼensemble du processus.
Grâce à lʼintégration de la structure organisationnelle, les autorisations de validation et les remplacements sont automatiquement représentés et les modifications de la structure du personnel sont prises en compte sans effort manuel. De plus, lʼintégration de la structure organisationnelle crée une flexibilité maximale. Des workflows individuels, qui sont exactement adaptés à la structure et aux processus de lʼentreprise, peuvent être définis. Il est par exemple possible de sʼassurer quʼune validation supplémentaire doit être demandée pour les factures dʼun certain montant ou que les factures récurrentes dʼun montant et dʼun créancier identiques sont automatiquement validées. Dans le processus de validation, le document créancier peut être traité directement et validé en toute simplicité via lʼapplication mobile AbaClik ou MyAbacus.
Les atouts majeurs
- Cockpit central de validation : tous les documents et leur statut en un coup dʼœil
- Workflows dynamiques : processus de validation automatisés et personnalisables
- Intelligence artificielle DeepO : reconnaissance automatique des documents et attribution du workflow
- Intégration de la structure organisationnelle : prise en compte automatique des rôles et des remplacements
- Transparence : traçabilité complète de toutes les étapes de validation
Intégration des personnes externes dans le processus de validation
Pour les collaborateurs de lʼentreprise, le processus de validation garantit un traitement transparent, numérique et efficace des factures des créanciers. Avec la nouvelle fonction de validation externe des documents, Abacus franchit une étape décisive à partir de la version 2026 : des personnes extérieures à lʼentreprise pourront également être impliquées dans le processus de validation de manière simple et sécurisée.
Lʼintégration de personnes externes se fait en toute simplicité. Grâce à un formulaire web sécurisé transmis via DeepBox, les documents des créanciers sont envoyés à des intervenants externes pour vérification et validation. Ces derniers peuvent consulter le document, le commenter et le valider – sans aucun accès au système Abacus.
Avec la nouvelle validation externe des documents, Abacus rend le processus des créanciers encore plus flexible, plus cohérent et plus sûr. Quʼil sʼagisse de projets impliquant plusieurs parties ou de collaborateurs externes temporaires : toutes les personnes concernées peuvent être intégrées facilement et en toute sécurité dans le processus de validation numérique. Avec AbaClik AI et MyAbacus, Abacus offre aux collaborateurs internes des solutions mobiles qui simplifient la validation des factures des créanciers. Les personnes externes valident les documents via le formulaire web de manière simple et numérique. Cela permet de gagner du temps, de réduire les sources dʼerreur et dʼaugmenter la transparence au sein de lʼentreprise.
Dans quels contextes cette solution fait-elle vraiment la différence ?
Groupement d'entreprises (Consortium)
Plusieurs entreprises travaillent ensemble sur un projet, typiquement dans le domaine de la construction, et créent un consortium à cet effet. Une entreprise se charge de la gestion administrative et utilise pour cela le logiciel de gestion Abacus. La validation externe des documents est utilisée pour que les membres du consortium puissent vérifier, valider ou rejeter les documents créanciers.
Collaborateurs temporaires & externes
Intégrer des collaborateurs temporaires et externes sans leur donner un accès au logiciel Abacus. Cela peut par exemple présenter des avantages pour une administration scolaire : les enseignants externes qui commandent eux-mêmes leur matériel pédagogique peuvent contrôler et valider les factures directement via le formulaire web.
Partenaires externes
Les partenaires externes dʼune entreprise bénéficient également de la validation externe des documents. Par exemple, un architecte externe peut contrôler une facture fournisseur, la valider et la renvoyer directement à lʼentreprise de construction ou à la direction de chantier via un formulaire web.
Une connexion flexible, une sécurité garantie – voici les avantages de la validation externe des créanciers
La validation externe des créanciers assure une flexibilité maximale en permettant dʼintégrer nʼimporte quelle personne externe, que ce soit pour un projet, de manière temporaire ou permanente. Lʼintégration numérique sans faille entraîne une augmentation significative de lʼefficacité, car les interruptions de flux et les étapes intermédiaires manuelles sont totalement supprimées. Le formulaire web rempli est enregistré automatiquement dans la Comptabilité des créanciers Abacus.