Rédiger des certificats de travail de manière efficace – 12 questions, 12 réponses

Comment formuler des textes de manière bienveillante, mais fidèle à la vérité ? Quel est le contenu d'un certificat de travail ? Et comment rendre le processus efficace et cohérent ? Le certificat de travail est un document sensible qui a une grande valeur informative. Une phrase mal formulée peut avoir des conséquences négatives sur l'avenir professionnel des collaborateurs. Il est donc important que les spécialistes RH connaissent les bases juridiques et puissent s'appuyer sur des technologies adaptées.

1. Le droit à un certificat de travail est-il légalement garanti ?

Oui. En Suisse, en vertu de l'article 330a du codes des obligations, l'employé peut demander à tout moment un certificat de travail. Le certificat peut être établi comme certificat intermédiaire pendant la durée des rapports de travail ou seulement au terme de ceux-ci comme certificat final. Ce droit n'est pas lié à des raisons particulières.

2. Existe-t-il des exigences légales pour un certificat de travail ?

Il n'y a pas de formulation fixe, mais des principes juridiques. Un certificat de travail doit être vrai, bienveillant, complet et clair. Les formulations à double sens ou contenant des critiques cachées (par exemple des codes secrets) ne sont pas autorisées. Des solutions logicielles comprenant des textes standards vérifiés par des juristes vous aident à respecter ces normes.

3. Quel est le contenu d'un certificat de travail ?

Un certificat complet comprend les informations suivantes :

• Informations personnelles et durée de l'engagement dans l'entreprise
• Description détaillée de la fonction et des tâches
• Évaluation des performances
• Comportement social envers les supérieurs, les collègues, les clients, etc.
• Phrase de conclusion avec remerciements, regrets et bons vœux

4. Un certificat de travail peut-il contenir des déclarations négatives ?

Oui, mais uniquement si elles sont vraies, vérifiables et formulées de manière objective. Le principe est le suivant : les critiques doivent être mesurées et ne doivent pas nuire inutilement à l'évolution professionnelle des collaborateurs. Les codes secrets implicites ou les déclarations à double sens ne sont pas autorisés en Suisse et peuvent être contestés juridiquement.

5. Quels sont les types de certificats ?

Dans la pratique, trois types de certificats sont établis :

6. Quand les employés peuvent-ils demander un certificat de travail ?

Au terme de leur contrat de travail, les employés ont légalement droit à un certificat de travail définitif. Mais en principe, les employés peuvent demander un certificat de travail à tout moment pendant leur engagement et ce sans raison spécifique. Le certificat intermédiaire est un instrument important pour dresser un bilan. Dans la pratique, il est notamment demandé dans les cas suivants :

• changement d'équipe ou de supérieur hiérarchique ;
• changement de poste en interne ;
• absence prolongée ;
• changement d'emploi prévu.

7. Que faut-il particulièrement prendre en compte ?

Lors de la rédaction d'un certificat de travail, il convient de tenir compte des critères suivants :

• Clarté : un certificat de travail doit être rédigé de manière claire et sans équivoque. Les formulations ambiguës ou les messages cachés ne sont pas autorisés en Suisse. Il convient également d'éviter les déclarations formelles sans véritable contenu informatif. Le contenu doit être facilement compréhensible par des personnes extérieures à l'entreprise ou au secteur d'activité.
• Authenticité et neutralité : les certificats de travail ne devraient ni louer exagérément ni critiquer excessivement. Un certificat contenant des éloges excessifs peut perdre en crédibilité ou être juridiquement contestable s'il ne correspond pas aux performances réelles. Inversement, il ne faut pas non plus utiliser un langage blessant ou inutilement dévalorisant. Même en cas de performance moyenne ou insuffisante, une expression objective est de rigueur.
• Consistance : dans les grandes organisations, les certificats sont rédigés ou relus par plusieurs personnes (par ex. supérieur hiérarchique direct et service RH). Des styles de langage différents, des niveaux d'évaluation divergents ou des déclarations contradictoires dans le même document peuvent être source de confusion. Il est donc important que toutes les personnes impliquées veillent à utiliser un ton, une terminologie et une logique d'évaluation uniformes, tant pour chaque certificat que pour l'ensemble des certificats si une personne a occupé plusieurs postes dans l'entreprise.

8. Dans quel délai la rectification du certificat de travail peut-elle être demandée par l'employé ?

Le délai de prescription pour le droit à un certificat de travail correct est de 10 ans. Les corrections peuvent être réclamées en justice pendant cette période s'il existe des motifs légitimes, tels que des informations erronées ou des formulations inacceptables.

9. Un certificat de travail doit-il être établi sur papier ou un document PDF suffit-il ?

Un certificat numérique est juridiquement valable à condition que le document soit signé avec une signature électronique qualifiée (SEQ). Toutefois, dans la pratique, un document imprimé signé est généralement exigé.

10. Comment procéder pour les contrats de travail de très courte durée (par ex. inférieur à 3 mois) ?

Même pour les emplois de courte durée, le droit légal à un certificat de travail existe. Toutefois, pour les missions de courte durée, il est souvent impossible de procéder à une évaluation fondée des performances. Dans de tels cas, une attestation de travail est la solution pragmatique. Le contenu se limite à la durée de l'engagement et à une description succincte des fonctions. Les prestations ne sont pas évaluées. Si une évaluation fondée des prestations est possible malgré la courte durée de l'engagement, un certificat de travail qualifié peut être établi sous la forme habituelle.

11. Le contenu d'un certificat intermédiaire peut-il différer de celui du certificat final ?

Oui, en particulier si les performances ou le comportement ont changé entre-temps. Les contradictions de contenu doivent toutefois être compréhensibles et justifiables. Il est recommandé de consulter les éventuels certificats intermédiaires lors de l'établissement du certificat final et d'en comparer le contenu. En cas de doute, les deux certificats devraient être rédigés de la même manière.

12. Comment rédiger des certificats de travail de manière efficace tout en respectant la législation ?

Les outils numériques vous permettent de rédiger des certificats de travail de manière efficace tout en respectant la législation. Le module logiciel "Certificat de travail" d'Abacus offre entre autres les avantages suivants : 

• Création automatisée de textes sur la base d'une évaluation des performances : le système génère automatiquement des éléments de texte appropriés pour le certificat de travail selon des critères d'évaluation prédéfinis (par ex. compétences professionnelles, comportement social, réalisation des objectifs). Les textes sont objectifs et adaptés au collaborateur.
• Textes standards vérifiés avec diverses variantes : la solution logicielle offre une grande bibliothèque d'éléments de texte vérifiés et disponibles dans plusieurs variantes pour chaque niveau de performance.
• Reproduction des processus de validation : de l'ébauche par les RH à l'approbation finale en passant par la validation des responsables hiérarchiques : toutes les étapes sont documentées dans le système et peuvent être suivies.
• Classement numérique dans le dossier personnel : une fois rédigé et validé, le certificat de travail terminé est automatiquement archivé dans le dossier personnel numérique du collaborateur. Une documentation centralisée de tous les documents du personnel et le contrôle d'accès sont ainsi garantis.
• Signature numérique : les certificats peuvent être signés numériquement sur demande. Cela permet non seulement d'économiser du papier et du temps, mais aussi de digitaliser entièrement le processus de départ. Cette solution est idéale pour les équipes RH ou les cadres qui travaillent de manière mobile ou hybride.