"La validation des documents, pour nous, c'est comme une bonne chaussure de randonnée - indispensable"
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© Ulrich Delang, Cabane Arpitettaz CAS
Comment le processus des créanciers se déroulait-il avant l'introduction de la validation des documents ?
Nathalie König : Les factures arrivaient par e-mail ou par courrier, puis étaient transmises physiquement aux personnes responsables et enfin saisies manuellement dans Abacus. L'ensemble du processus de validation reposait sur le papier, ce qui le rendait long et fastidieux.
Quels étaient les principaux défis liés à l'ancien processus ?
NK : Avec le télétravail et les emplois à temps partiel, les factures pouvaient rester bloquées dès que les collaborateurs n'étaient pas au bureau. Aujourd'hui, tout est digitalisé : les factures peuvent être validées indépendamment du lieu, ce qui représente un gain de temps considérable.
Comment le processus fonctionne-t-il désormais ?
NK : Les factures arrivent par e-mail dans la DeepBox, où elles sont analysées et saisies par DeepO. Après contrôle par le service comptable, elles sont transmises à la personne compétente, imputées et validées. Le paiement s'effectue ensuite – un processus désormais entièrement numérique et transparent.
Pourquoi avez-vous choisi Abacus ?
NK : Le processus créanciers a été un élément clé dans notre décision. Abacus propose une solution complète, parfaitement transparente, avec un hébergement des données en Suisse. C'était déterminant pour nous.
"La validation des documents est logique, simple et intuitive, tout comme le Niesen dans le canton de Berne."
Nathalie König, Product Owner Abacus au Club Alpin Suisse CAS
Quels sont les avantages du nouveau processus ?
NK : La traçabilité est nettement améliorée. Je peux savoir à tout moment où se trouve un document, qui l'a déjà validé et si une facture est en attente. Nous perdons beaucoup moins de factures, et je suis assurée que les validations respectent les règles définies. De plus, je retrouve les justificatifs bien plus rapidement que dans les archives papier.
Comment le degré de digitalisation a-t-il évolué ?
NK : À 180 degrés. Aujourd'hui, chaque document circule sous forme digitale dans notre organisation – s'il n'est pas traité numériquement, il ne sera pas payé.
Avez-vous rencontré des défis particuliers lors de cette transition ?
NK : Ce n'était ni l'ascension du Cervin ni une promenade de fin de journée - plutôt une randonnée exigeante avec quelques pauses nécessaires. Nos processus sont complexes, ce qui a demandé la mise en place d'une dizaine de workflows spécifiques. Nous avons parcouru les deux tiers du chemin, nous abordons maintenant la suite avec un nouvel élan.
Quel est le feedback de vos collaborateurs sur la solution ?
NK : Très positif. La plupart apprécient de pouvoir choisir entre MyAbacus et l'application mobile AbaClik. La traçabilité est un atout majeur, non seulement pour le service comptable, mais aussi pour les collaborateurs.
En quoi les workflows dynamiques vous apportent-ils une valeur ajoutée ?
NK : Nous avons une dizaine de workflows, par exemple pour les factures provenant de la DeepBox, qui sont directement pré-saisies. Selon la section de frais et le montant, le bon circuit de validation est déclenché automatiquement – jusqu'au président si nécessaire.
Comment la solution s'intègre-t-elle à votre structure organisationnelle ?
NK : Cela reste un défi, d'autant plus que nous avons procédé à une restructuration interne durant le projet. Mais la possibilité de reprendre automatiquement les autorisations en cas de changement de personnel est extrêmement utile.
Si vous deviez comparer la validation des documents à une montagne, laquelle serait-ce et pourquoi ?
NK : Le Niesen dans le canton de Berne. Une belle montagne clairement structurée, facile d'accès, avec un chemin défini jusqu'au sommet. C'est exactement l'impression que donne la validation des documents. Le CAS est synonyme de précision et de sécurité en montagne.
Comment les exigences de précision et de sécurité du CAS se reflètent-elles dans la nouvelle solution ?
NK : Comme pour une randonnée, il y a un point de départ, un itinéraire et une destination. Abacus est comme un guide de montagne expérimenté : le système sait à tout moment où se trouve le document, où il doit aller et quand il doit arriver. En d'autres termes : la validation des documents, c'est comme une excellente chaussure de randonnée – indispensable.
"Aujourd'hui, je sais à tout moment d'où un document est parti, où il se trouve et qui l'a déjà validé".
Qu'aimeriez-vous encore améliorer ou voir évoluer ?
NK : La version 2025 a déjà répondu à plusieurs de nos attentes, notamment la possibilité de répartir un montant sur plusieurs sections de frais. C'est un grand pas en avant.
Comment recommanderiez-vous cette solution à d'autres organisations ?
NK : Très simplement : le logiciel Abacus est durable, évolue avec l'entreprise et correspond au cadre juridique suisse. Rien que l'hébergement des données en Suisse est un argument fort. Et avec un partenaire solide comme Abraxas, on se sent réellement bien accompagné.
Quel conseil donneriez-vous aux organisations qui envisagent une transition similaire ?
NK : Deux points essentiels : premièrement, prévoir suffisamment de ressources internes. Deuxièmement, analyser les processus : sont-ils cohérents ? partagés par tous ? Ce n'est qu'à cette condition que l'outil pourra donner sa pleine mesure.
Quelles seront les prochaines étapes pour vous avec Abacus ?
NK : Nous avons récemment effectué la mise à jour vers la version 2025 et utilisons désormais aussi la fonction des entretiens d'évaluation numériques.
À propos du Club Alpin Suisse CAS
Fondé en 1863, le Club Alpin Suisse CAS est la plus grande association de sports de montagne en Suisse, comptant environ 170'000 membres. Le bureau de Berne soutient les 110 sections en matière de formation, d'exploitation, d'infrastructures et de communication.
À propos de Nathalie König
Nathalie König est Product Owner Abacus au CAS depuis mars 2023 et travaille au sein du département informatique. Elle pilote l'introduction des nouvelles solutions Abacus et veille à ce que le logiciel réponde parfaitement aux besoins de l'association.
Validation des documents
Le cockpit de validation convivial offre une vue d'ensemble centralisée et permet d'effectuer toutes les validations de documents nécessaires dans la Comptabilité des créanciers. Grâce aux workflows dynamiques et à l'intégration de la structure organisationnelle, le processus de validation est plus simple et plus rapide.