Un instrument de gestion efficace ou un exercice obligatoire ? Un plaidoyer pour l'entretien d'évaluation

Les entretiens d'évaluation sont un élément essentiel de la communication entre les collaborateurs et leur responsable. Ils permettent non seulement d'évaluer les performances et de fixer des objectifs, mais aussi d'entretenir une relation de confiance. Avant toute chose : la loi suisse ne mentionne pas explicitement l'entretien d'évaluation - pas plus qu'elle ne précise s'il peut être revendiqué. Il existe toutefois un devoir d'assistance de la part de l'employeur. Cela implique que les supérieurs hiérarchiques s'entretiennent régulièrement avec leurs collaborateurs. 

Les entretiens avec les collaborateurs font partie des instruments de gestion les plus fréquemment utilisés. Malgré leur large diffusion, les avis divergent quant à leur efficacité. Certains estiment qu'il s'agit d'un instrument qui permet d'atteindre les objectifs, d'autres le considèrent comme un exercice administratif fastidieux. Pourquoi en est-il ainsi ? Et comment les responsables RH peuvent-ils soutenir de manière optimale les cadres et les collaborateurs ? Dans cet article de blog, nous mettons en évidence quatre points cruciaux des entretiens d'évaluation et proposons des approches RH pratiques pour faire de cet instrument un échange précieux pour tous les participants. 

Point essentiel 1 : manque de préparation 

De nombreux cadres abordent les entretiens en pensant qu'ils peuvent traiter spontanément les thèmes évoqués. Même si les entretiens avec les collaborateurs exigent une certaine flexibilité, une telle approche a souvent pour conséquence que des points importants sont oubliés ou seulement abordés de manière vague. L'entretien perd de sa structure, de sa clarté et de son impact. 

Conseils pour une bonne préparation   

La préparation est essentielle pour atteindre les objectifs de l'entretien. Les cadres devraient prendre le temps de réfléchir au préalable aux performances et aux défis du collaborateur et de définir des thèmes concrets. Les responsables RH peuvent soutenir la ligne hiérarchique de la manière suivante :  

• Prendre le fil conducteur en main : la préparation à l'aide d'un fil conducteur facilite la structuration de l'entretien et la hiérarchisation des thèmes. Donnez aux supérieurs comme aux collaborateurs un guide leur permettant de se préparer à l'avance. Ainsi, les deux parties ont des attentes claires quant au contenu de l'entretien.
• Définir concrètement les préoccupations : un point à discuter est plus compréhensible s'il est étayé par des exemples concrets. Les responsables RH peuvent accompagner les cadres dans la concrétisation des critères d'évaluation contenus dans le guide à l'aide de descriptions claires. Dans ce contexte, il est également important d'attirer l'attention des cadres sur ce que l'on appelle l'effet de récence (recency effect). Celui-ci stipule que les événements récents sont mieux ancrés dans la mémoire que les événements antérieurs et qu'ils influencent donc davantage le jugement. En raison de cet effet, les performances à la fin de la période d'évaluation sont considérées comme ayant plus de poids que celles du début. Les RH peuvent aider les cadres à contrer cet effet en les y sensibilisant.
• Calendrier et propriétés : il convient de prévoir suffisamment de temps pour l'entretien afin d'éviter toute contrainte de temps pour les participants. Sensibilisez les supérieurs hiérarchiques à fixer des priorités dans les entretiens et à utiliser le temps disponible à bon escient. 

Point essentiel 2 : approche descendante (top-down) 

Certains cadres abordent les entretiens avec une approche descendante. Dans ce cas, l'entretien est dirigé unilatéralement par le cadre, sans laisser suffisamment la parole au collaborateur. Cela peut conduire à ce que les collaborateurs ne se sentent pas écoutés et que l'entretien ressemble davantage à un exposé qu'à un dialogue. L'accent est mis sur l'évaluation unilatérale et non sur une collaboration respectueuse et constructive. 

Mener un entretien d'égal à égal  

Un entretien avec un collaborateur devrait toujours être un dialogue et non un monologue. Le supérieur doit s'assurer que le collaborateur participe activement à la discussion et qu'il puisse exprimer son point de vue. Les responsables RH peuvent les aider de la manière suivante :

• Encourager les collaborateurs à proposer leurs propres points à l'ordre du jour : donnez aux collaborateurs un espace actif pour introduire leurs propres thèmes, préoccupations ou propositions dans la discussion. Le meilleur moyen d'y parvenir est de poser explicitement la question lors de la préparation ou dans le guide. Abacus met désormais des guides d'entretien personnalisables à disposition, qui sont gérés numériquement et donc disponibles à l'avance de manière transparente pour les deux parties. Les collaborateurs peuvent, par exemple, ajouter de manière autonome des critères d'évaluation au fil conducteur.
• Présenter des questions ouvertes : les questions ouvertes QQOQCP invitent les interlocuteurs à dialoguer plus ouvertement. Les responsables RH peuvent intégrer de telles questions dans le guide et y sensibiliser les cadres.   
• Développement d'objectifs communs : au lieu de fixer des objectifs de manière unilatérale, les supérieurs et les collaborateurs devraient discuter ensemble des objectifs et des développements. Cela renforce l'engagement et la motivation. Cette possibilité peut également être intégrée directement dans le guide.   

Point essentiel 3 : absence de suivi 

Et maintenant ? Il manque souvent des plans d'action concrets à appliquer après l'entretien. Certes, des objectifs et des mesures sont convenus pendant l'entretien, mais leur réalisation et leur mise en œuvre ne sont jamais vérifiées par la suite. Il en résulte que les collaborateurs ne savent pas comment atteindre leurs objectifs ou ont l'impression que l'entretien n'a pas d'effet à long terme. 

Créer de l'engagement grâce à des objectifs communs 

Un entretien avec un collaborateur devrait toujours inclure un engagement concret sur des mesures d'action. Ainsi, l'entretien ne reste pas un événement ponctuel, mais devient un processus continu de développement. Les aspects suivants peuvent y contribuer :

• Convenir d'objectifs concrets : les objectifs convenus doivent être mesurables et réalistes. Il est encore mieux de formuler les objectifs ensemble. Encouragez les collaborateurs à se fixer leurs propres objectifs. Cela permet d'augmenter l'identification avec les objectifs.
• Suivi régulier : il est important de vérifier régulièrement si les objectifs convenus ont été atteints. Cela peut se faire, par exemple, par le biais d'entretiens de suivi ou de sessions de feedback. Abacus propose entre autres des visualisations graphiques du degré de réalisation des objectifs, qui aident au suivi.
• Fixer des calendriers pour l'évaluation : le mieux est que les cadres ou les collaborateurs indiquent la date à laquelle ils souhaitent que l'objectif soit atteint ou la mesure réalisée. Il en résulte un calendrier contraignant. Abacus offre par exemple la possibilité de gérer des échéances pour l'atteinte des objectifs ou la réalisation de la mesure et de déclencher des rappels automatiques. 

Point essentiel 4 : des formats standard qui ne répondent pas aux besoins

Dans de nombreuses entreprises, l'entretien d'évaluation prend la forme d'un entretien de fin d'année. Cette revue annuelle n'est cependant pas le format adapté à tous. Souvent, des travaux intensifs de fin d'année sont prévus à cette période, tant pour les supérieurs que pour les collaborateurs. Par ailleurs, l'entretien annuel concentre divers thèmes - des conventions d'objectifs aux options de développement en passant par l'évaluation des performances. Ainsi, certains sujets ne peuvent pas être traités en profondeur.

Développer des formats efficaces et individuels 

Il existe une multitude de formats alternatifs qui renforcent tout autant l'échange entre les collaborateurs et les cadres. Les responsables RH peuvent fournir de précieuses informations à ce sujet. Notre conseil : impliquez les collaborateurs et les supérieurs afin qu'ils puissent développer de nouveaux formats et se les approprier. Les solutions logicielles telles qu'Abacus, qui soutiennent la flexibilisation des formats d'entretien, sont un atout majeur à cet égard. Les formats possibles pourraient par exemple être les suivants : 

• Séances hebdomadaires : des entretiens courts et réguliers d'environ 15 à 30 minutes peuvent permettre de maintenir le dialogue au quotidien. Un avantage non négligeable : les problèmes et les souhaits peuvent être discutés au bon moment, avant qu'ils ne se transforment en défis plus importants.
• Réunions informelles 1:1 : les échanges entre les cadres et les collaborateurs ne doivent pas toujours avoir lieu dans une salle de réunion. Une discussion autour d'une tasse de café ou lors d'une promenade favorise les échanges sincères et authentiques.
• Feedback à 360 degrés : un format d'entretien innovant est le feedback à 360 degrés, dans lequel non seulement le cadre, mais aussi les collègues, les collaborateurs directs et les autres parties prenantes donnent un feedback. Ce format complet permet d'avoir une vision globale de la performance et du développement des collaborateurs.
• Révisions trimestrielles : ce format est axé sur des objectifs à moyen terme. Tous les trois mois, les progrès sont évalués, des objectifs ou des jalons sont définis et de nouvelles priorités sont fixées.

Conclusion

Les entretiens avec les collaborateurs restent, à notre avis, un outil précieux pour le développement personnel et professionnel des collaborateurs. Toutefois, pour qu'ils soient pleinement efficaces, ils doivent être correctement préparés et structurés. Les responsables RH apportent un soutien déterminant à la ligne hiérarchique en l'accompagnant activement dans la préparation, la conduite, le suivi et le développement des formats d'entretien.