«Optimisation des données grâce à AbaPlato.»
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Dr Wolfgang Straub, vous avez rejoint Krneta après avoir travaillé dans un autre cabinet. Comment opériez-vous auparavant sur le plan informatique ?
Wolfgang Straub : Lorsque j'ai rejoint Krneta, j'ai apporté mon propre système informatique. Aujourd'hui, nous disposons d'une infrastructure commune de serveurs et de bureaux, conformément au concept "Modern Workplace" de Microsoft. J'avais travaillé avec Plato ainsi qu'avec Sage/Infoniqa pour la comptabilité et avec ELO pour la gestion des documents. Lorsque la société Abacus a cherché des clients bêta pour AbaPlato début 2023, cela m'a tout de suite intéressé - et j'ai été accepté dans la phase bêta avec deux autres clients Plato. Peut-être que mon expérience en informatique a aussi joué un rôle dans la sélection.
Comment s'est déroulée l'introduction d'AbaPlato ?
WS : Comme nous renouvelions tous les systèmes au 31 décembre 2023, la solution devait pouvoir être utilisée de manière productive dès le début de l'année 2024. En octobre 2023, nous avons effectué une première migration test des données de Plato et Sage/Infoniqa vers AbaLaw, respectivement vers Abacus. Sur cette base, Abacus a pu corriger très tôt des erreurs dans le processus de migration. La migration officielle des données a ensuite eu lieu exactement à la fin de l'année et, le 2 janvier 2024, nous avons exécuté les principaux processus, de l'ouverture des dossiers au décompte de la TVA et à la clôture annuelle. Les quelques bugs encore découverts à cette occasion ont été éliminés rapidement et avec compétence par Abacus. J'ai été parfaitement formé et soutenu par Abacus et All Consulting, tant pour la préparation que pour la migration, y compris en ce qui concerne le changement des licences.
Quels sont les avantages d'AbaPlato ? Quelles fonctions utilisez-vous ?
WS : Aujourd'hui, le système fonctionne parfaitement avec AbaPlato et la Comptabilité financière Abacus. Je dispose d'une base de données de meilleure qualité après la migration et le nettoyage des données. De nombreux processus qui exigeaient auparavant un travail manuel assidu sont désormais entièrement automatisés et s'exécutent en quelques clics seulement - par exemple les décomptes trimestriels de TVA. On constate qu'Abacus a une grande expérience de la mise à disposition et du dépôt électroniques de documents. Et surtout, la charge de travail liée à la comptabilité financière a considérablement diminué. En outre, la nouvelle solution est très bien adaptée au concept de Modern Workplace de Microsoft basé sur le web. Elle peut également être utilisée sur des appareils Apple pendant les déplacements.
Quels autres composants de l'écosystème AbaLaw utilisez-vous ?
WS : J'utilise DeepSign et DeepID pour les signatures numériques, mais encore trop rarement. Mes clients, dont beaucoup travaillent dans le secteur des administrations publiques, utilisent leurs propres systèmes et mettent à disposition leurs propres mécanismes d'authentification. L'accès via d'autres plateformes n'est alors généralement pas possible. Mais j'aimerais en tout cas acquérir davantage d'expérience et tester plus largement la communication via DeepBox.
Qu'en est-il de la digitalisation des cabinets d'avocats en Suisse ?
WS : L'écart est grand, cela est lié à la structure des cabinets d'avocats. Il y a une énorme diversité, allant des cabinets avec un ou deux avocats aux grands cabinets avec plusieurs centaines de collaborateurs. Par conséquent, il existe une multitude de solutions informatiques, souvent héritées du passé. C'est aussi en partie une question de génération. Les avocats plus âgés sont parfois peu intéressés, voire réticents, à l'idée de se digitaliser et ont plutôt tendance à 'faire les choses à la main' - jusqu'à la facturation avec Excel. Pour les très petits cabinets, cette approche est tout à fait justifiée. En revanche, les grands cabinets d'avocats utilisent déjà des outils d'IA, par exemple pour passer au crible de grandes quantités de documents dans le cadre de transactions de fusions et acquisitions. Mais même les grands cabinets d'avocats ont souvent des systèmes obsolètes complexes qui devront être remplacés dans un avenir proche.
La digitalisation semble avoir du potentiel dans ce secteur...
WS : Je vois un énorme potentiel pour les solutions modulaires de digitalisation, et je pense qu'Abacus est un prestataire connu et établi depuis longtemps dans le domaine de la comptabilité. Il ne faut toutefois pas sous-estimer les efforts de transformation, car les processus internes doivent également être analysés et adaptés. Avec Justitia 4.0, la Suisse devrait connaître une avancée en matière de digitalisation, car pour que les documents puissent être déposés par voie électronique, ils doivent être disponibles et gérés sous forme numérique.
L'interview a été réalisée par Urs Binder pour Abacus Research.
À propos de Dr. Wolfgang Straub
Dr. Wolfgang Straub est avocat et partenaire chez Krneta Advokatur Notariat. Il accompagne des clients du secteur public et privé lors de l'acquisition de systèmes et de services informatiques. Il est également l'auteur de nombreuses publications sur le droit des technologies de l'information.
À propos de Krneta Advokatur Notariat
Krneta Advokatur Notariat est un cabinet riche en traditions située à Berne. Il compte six partenaires indépendants et une vingtaine de collaborateurs. Le cabinet propose un notariat performant, des services de family office de qualité et diverses spécificités.
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