"Abacus, un logiciel intégral et flexible !"
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Roman Wick, cela fait plus de 10 ans que vous utilisez le logiciel Abacus au HPV Rorschach. Pourquoi êtes-vous convaincu des avantages d'Abacus ?
Roman Wick : Avec Abacus, nous avons un logiciel "clé en main". Depuis plus de 30 ans que je travaille avec Abacus, j'apprécie le fait que le logiciel soit continuellement optimisé.
Vous avez contribué à lancer le système d'information client.
Racontez-nous comment cela s'est passé ?
RW : Peu après mon arrivée au HPV, je me suis rendu compte des limites de la solution de gestion en place basée sur Excel. Les mêmes informations sur les clients devaient être gérées à plusieurs reprises et à différents endroits. J'ai compris qu'il fallait mettre en place une solution intégrale et flexible. Par hasard, je suis tombé sur le webinaire Abacus sur la tenue d'un journal comptable.
Ce webinaire m'a inspiré à mettre en place le système d'information client. En collaboration avec notre partenaire de distribution Axept et Abacus, nous avons fait avancer l'idée.
Combien de temps s'est écoulé entre l'idée et la mise en service ?
RW : L'idée est née à l'automne 2020 et à partir de novembre 2022, nous avons introduit le système d'information client par étapes.
Cela fait maintenant un an que le système est en service.
" Grâce au système d'information client, nous gagnons du temps pour nous occuper de nos clients ".
Quels sont les objectifs et les tâches d'un système d'information client ?
RW : L'objectif premier est que toutes les informations relatives à un client puissent être stockées et gérées de manière centralisée. Il s'agit par exemple de données clients, de représentants légaux ou de fiches d'urgence. La structure juridique suit la solution intégrée. Ainsi, les informations peuvent uniquement être consultées par les personnes soignantes qui sont directement en contact avec le client.
Quels sont, selon vous, les principaux avantages du système d'information client ?
RW : J'apprécie particulièrement la grande flexibilité et la polyvalence du système d'information client. Cela nous permet de procéder facilement à des adaptations du logiciel en fonction de nos besoins et grâce à la structure modulaire du logiciel nous pouvons facilement représenter de nouveaux domaines thématiques dans le système d'information, sans avoir à recourir à des interfaces.
De plus, le système permet de disposer d'une plateforme de données unique où toutes les personnes concernées - quel que soit l'endroit où elles se trouvent - ont accès aux informations et documents importants en temps réel. Cette continuité et actualité des données n'existait pas auparavant et a considérablement amélioré le travail de nos collaboratrices et collaborateurs.
À propos du système d'information client (SIC)
Le système d'information client (SIC) est une solution numérique destinée aux institutions sociales pour la gestion centralisée de toutes les données. Il permet aux professionnels de la santé de centraliser et de consulter toutes les informations pertinentes concernant un client, dont les données client, l'historique des traitements, la prise de médicaments, les rendez-vous, les fiches d'urgence et les contacts. Il est possible d'y représenter les besoins de différentes structures organisationnelles telles que le logement, les structures d'accueil de jour, les mesures professionnelles, les mesures d'intégration et l'école. Le SIC est spécialement adapté aux besoins du HPV Rorschach. Cela dit, il peut facilement être adapté aux besoins d'autres institutions.
Comment le système d'information client soutient-il les personnes d'encadrement dans leur journée de travail ?
RW : Une des exigences pour le système d'information client était qu'il soit facile à utiliser pour les professionnels de la santé. Les personnes d'encadrement ne sont pas des spécialistes en informatique, le système doit donc être simple à utiliser afin qu'elles puissent consacrer leur temps à la prise en charge des clients plutôt qu'à la saisie de leurs informations.
Avec le système d'information client, nous saisissons aujourd'hui les données plus rapidement et plus facilement, ce qui nous laisse plus de temps pour nous consacrer à l'accompagnement.
Le système d'information client permet-il de mesurer les économies de temps réalisées par le personnel soignant ?
RW : Il est certain que la qualité et la fiabilité des informations sur les clients ont augmenté. Cela permet aux professionnels de se concentrer sur leur activité principale, à savoir la prise en charge.
Est-ce que vous recommanderiez le système d'information client à un tiers ?
RW : Oui, absolument ! Notre travail s'en est trouvé grandement facilité. L’évolutivité du système offre une valeur ajoutée à l'ensemble du HPV. Personnellement, j'ai déjà montré le système d'information client à une vingtaine d'institutions.
Quel est votre programme préféré dans Abacus ?
RW : Mon programme préféré en tant que responsable financier est l'extrait de compte. L'HPV est une institution importante qui compte de nombreuses sections de frais et charges par nature différentes. L'extrait de compte me permet de garder une vue d'ensemble à tout moment.
À propos du HPV Rorschach
L'institution HPV Rorschach, fondée en 1952, se consacre au soutien et à l'accompagnement des personnes handicapées, de l'enfance à la vieillesse. L'HPV s'occupe au total de 410 personnes dans différents domaines. Environ 350 employés assurent l'encadrement au HPV Rorschach.
