Hoop simplifie à l'extrême les créations et les modifications

Hoop comme interface avec les offices cantonaux du registre du commerce

Qu'est-ce qui a amené Acribia à utiliser Hoop ?

Andreas Kissling : En tant que consultant Abacus, j'ai eu l'occasion de participer à la première présentation de Hoop à Wittenbach. Étant donné que les créations et les modifications d'entreprises font partie de nos prestations, Hoop nous a intéressé dès le début. Suite à une présentation supplémentaire dans nos locaux, c'était décidé. Nous allions utiliser Hoop et commencer par un test en interne. Avec l'aide de Hoop, nous avons tout d'abord inscrit Raffaello Rickenmann et moi-même en tant que nouveaux signataires autorisés auprès du registre du commerce.

Qu'est-ce qui a été déterminant dans le choix en faveur de Hoop ?

Raffaello Rickenmann : Le registre du commerce du canton de Zurich permet de déposer des documents électroniques et gère un portail spécial à cet effet. Nous étions en train de nous poser la question de savoir si nous voulions travailler avec ce nouveau portail,  quand Hoop est arrivé sur le marché.  Nous avons vite réalisé qu'il ne servait à rien de nous charger de l'intégration avec ce portail RH, si Hoop pouvait le faire à notre place. Et ce, non seulement pour Zurich, mais pour tous les cantons qui acceptent les documents électroniques. Hoop présente l'avantage de pouvoir être utilisé dans toute la Suisse, de sorte que nous ne devons pas nous charger de l'interface avec le portail RH dans chaque canton.

Installation facile de Hoop via DeepBox

Comment s'est déroulée la première modification avec Hoop ?

Raffaello Rickenmann : Acribia utilisait déjà la DeepBox où un lien direct vers Hoop est disponible. Je ne suis pas un spécialiste en informatique et je trouve Hoop très convivial. La mise en place de la signature électronique DeepSign a demandé un peu de travail. Il a d'abord fallu créer une DeepID, mais une fois installée, tout a parfaitement fonctionné. La DeepID sert ensuite d'identité numérique. Pour les modifications ou les créations, il faut donc une DeepID, une signature électronique qualifiée de DeepSign ainsi que le portail Hoop. Celui-ci affiche toutes les opérations effectuées avec Hoop et offre une vue d'ensemble. Tout y est très clairement expliqué. Et le statut d'un processus peut être consulté à tout moment dans la DeepBox. On voit qui a déjà signé et qui n'a pas encore signé, quels documents sont prêts et si la quittance des RH est arrivée.

Comment se déroulent les modifications sans Hoop ?

Andreas Kissling : C'est beaucoup plus compliqué et lié à un aller-retour par la poste de documents papier. Les informations sont souvent incomplètes ou erronées, ce qui nécessite des demandes de précisions. Une fois les documents terminés, ils sont à nouveau envoyés par la poste aux clients pour signature. Dans certains cas, tous les documents ne nous parviennent pas en même temps. Le dossier ne peut être déposé au registre du commerce uniquement si tout est en ordre.

Quels sont finalement les avantages de Hoop ?

Raffaello Rickenmann : Hoop simplifie et accélère de manière significative le processus des modifications ainsi que les créations d'entreprise. Cela est particulièrement vrai lorsque les différentes parties ne sont pas physiquement joignable, par exemple lorsqu'elles se trouvent à l'étranger. Dans le cas d'une simple modification, la certification des signatures se fait de manière automatisée en arrière-plan, ce qui évite au client de devoir se présenter en personne chez un notaire. Grâce aux vérifications automatiques effectuées par le système en arrière-plan, cela réduit également le taux d'erreur.

Gain de temps massif grâce à Hoop, DeepID et DeepSign

Le gain de temps est-il quantifiable ?

Andreas Kissling : On économise surtout le temps nécessaire à l'acheminement du courrier. Dans la pratique, cela nécessite jusqu'à une semaine et demie au total, ce qui n'est pas le cas pour Hoop. Le travail du conseiller clientèle est terminé dès que les signatures arrivent par voie électronique. Le reste est entre les mains du registre du commerce qui nécessitera d'un certain nombre de jours pour effectuer la modification. Et si notre clientèle connaît déjà DeepID et DeepSign, la signature se fait en quelques clics.

Quels sont les points qui pourraient être améliorés dans Hoop ?

Raffaello Rickenmann : Dans l'ensemble, nous sommes satisfaits de Hoop. Il serait souhaitable d'avoir un peu plus d'options pour la personnalisation, par exemple pour le procès-verbal. Hoop part toujours du principe d'une assemblée avec une présence physique. Or, les décisions du conseil d'administration sont souvent prises par téléphone, par e-mail, de manière virtuelle ou par voie de circulaire. Le procès-verbal doit alors mentionner la manière dont la décision a été prise.

Que recommandez-vous à votre clientèle si elle souhaite effectuer des modifications par voie électronique ?

Andras Kissling : Une chose est sûre, la voie électronique, c'est l'avenir. Le mieux est d'essayer par soi-même afin de constater à quel point il est facile et rapide de réaliser des modifications avec Hoop. Comme pour tout, il faut un peu de pratique au départ, mais on s'aperçoit très vite du gain d’efficacité. Pour les utilisateurs avertis, c'est une affaire de minutes, et ceux qui s'y sont exercés deux ou trois fois possèdent déjà une bonne maîtrise.