Il Business Software Abacus offre inoltre una soluzione integrata di archiviazione e scansione. Il testo di un documento viene indicizzato automaticamente durante la scansione. In questo modo è possibile trovarlo utilizzando la ricerca per parola chiave nel minor tempo possibile. Autenticità, completezza e origine dei documenti sono comprovate mediante firme elettroniche.Die Abacus Business Software bietet dazu eine integrierte Archivierungs- und Scanning-Lösung. Ein Dokumententext wird beim Scannen automatisch indexiert. Dadurch finden Sie ihn in kürzester Zeit über die Stichwortsuche. Echtheit, Vollständigkeit und Herkunft der Dokumente werden durch elektronische Signaturen nachgewiesen.
La funzione di scansione è integrata nel software Abacus. Le ricevute importate vengono inviate automaticamente e collegate alla registrazione originale. Con l'utile funzione drill-down nelle valutazioni risalite sempre alle scritture contabili, fino al documento giustificativo originario. Per il processo di approvazione a più livelli disponete dei documenti giustificativi originari.
Il sistema di archiviazione Abacus è stato verificato da una rinomata società di revisione in base alle relative disposizioni del diritto fiscale (IVA) per quanto riguarda la scansione e l'archiviazione nonché in base all'Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio, Olc).
I vostri vantaggi
Il software vi offre la possibilità di memorizzare tutti i documenti aziendali in dossier e archivi digitali - secondo i requisiti dell'archiviazione in conformità di legge. Inoltre, Abacus Archiviazione e scansione è caratterizzato dai seguenti vantaggi:
Semplice
Nessuna interfaccia – integrazione completa nel sistema ERP Abacus
Risparmia spazio e costi
Risparmio di spazio e di investimenti - non è necessario un archivio fisico
Trasparenza
Trasparenza elevata - tutte le valutazioni sono a disposizione con i documenti giustificativi originari
Archiviazione e scansione a colpo d’occhio
La scansione, i documenti e i dossier, così come l'archiviazione e le funzioni aggiuntive costituiscono gli elementi centrali della soluzione Abacus per l'archiviazione e la scansione. Tutte le funzioni in sintesi di seguito:
Scansione
- Digitalizzazione fatture cartacee
- Riconoscimento/Estrazione di informazioni come IVA; settore, registrazione su conto
- Integrazione completa nei processi di aggiornamento
Documenti e dossier
- Dossier relativi a casi aziendali e dati anagrafici
- Archiviazione centrale dei documenti
- Compressione documenti & archiviazione sicura
- Ricerca testo esaustiva
- EasySignature (Timestamp)
Archiviazione
- Archiviazione e conservazione conformi alla legge
- Documenti giustificativi originari come allegato nelle valutazioni
- Protocollazione accessi e processi di archiviazione
- Assistente per il distaccamento e per il confronto
Funzioni aggiuntive
- Archivio esterno nel sistema file
- AbaConnect per l'interfaccia documenti centrale
- DMS-Connector per archiviazione documenti in DMS esterni
- Funzione di controllo integrità documenti giustificativi
4'500
clienti hanno scelto il sistema di archiviazione e scansione
20'000
utenti lavorano quotidianamente con il sistema di archiviazione e scansione
Certificato
L'Abacus Business Software è stato sottoposto a revisione da una nota società di revisione secondo lo Standard svizzero di revisione 870 "Auditing of Software Products".
