Ripensare la collaborazione digitale: il portale fiduciario Abacus presso SMAG

Le sfide nella dinamica quotidianità fiduciaria

Qual era la situazione prima dell'introduzione del portale fiduciario, in particolare per quanto riguarda la gestione dei documenti, la comunicazione con i clienti, il rispetto delle scadenze e l'adempimento degli incarichi?

Senza un portale fiduciario, la gestione dei mandati era molto più frammentata e impegnativa. I documenti venivano condivisi attraverso diversi canali a seconda del cliente: via e-mail, Dropbox, OneDrive o addirittura su carta. Ciò comportava più lavoro non solo in termini di coordinamento, ma anche di documentazione interna, per poter garantire che tutte le parti coinvolte fossero sempre aggiornate. 

Come se non bastasse, la comunicazione con i clienti era tutt'altro che omogenea: mentre alcuni clienti preferivano le e-mail, altri utilizzavano WhatsApp o preferivano ricorrere direttamente al telefono. Di conseguenza, talvolta le informazioni importanti andavano perse o era necessario andarle a cercare, per cui si perdeva molto tempo. Ciò comportava un rischio considerevole, in particolare per gli incarichi con scadenze precise, come le dichiarazioni delle imposte o i bilanci di fine anno.

Inoltre, le scadenze e gli incarichi venivano spesso gestiti manualmente in Outlook o nella Gestione delle attività di ABACUS, ma non esisteva una panoramica centralizzata per i clienti. Perciò era difficile tenere traccia di chi doveva evadere quale incarico ed entro quando.

Da una comunicazione frammentata a una piattaforma centralizzata

Quali cambiamenti ha notato nel team e in che modo il portale influisce sull'attività quotidiana e sulla qualità del servizio?

Dall'introduzione del portale fiduciario, il nostro modo di lavorare è cambiato in maniera evidente e positiva. Un vantaggio importante è che possibile strutturare in modo uniforme i processi. Prima ogni cliente, e spesso anche ogni collaboratore, condivideva i documenti, otteneva le approvazioni o coordinava gli appuntamenti alla sua maniera. Oggi tutto questo avviene tramite una piattaforma centralizzata, che rende la collaborazione molto più efficiente e trasparente. 

Ciò ha un chiaro valore aggiunto anche per i nostri clienti: ora sono sempre informati sullo stato attuale dei loro dossier e possono caricare, visualizzare e approvare facilmente fatture e documenti, senza dover aspettare e-mail o richiami. Di conseguenza, il numero di chiarimenti necessari si riduce notevolmente e molti processi si velocizzano sensibilmente.

Un altro vantaggio è la chiara assegnazione delle persone di contatto: I clienti riconoscono immediatamente chi, nel team, si occupa di loro e possono contattare direttamente e facilmente la persona giusta in caso di domande. Allo stesso tempo, anche per il team è sempre chiaro chi si occupa di quale argomento: ciò rende il coordinamento interno più facile e fluido.

Nel complesso, il portale fiduciario non solo ha migliorato la qualità del nostro servizio, ma ha anche aumentato la soddisfazione del team: meno incertezze, meno chiarimenti e più spazio per la consulenza vera e propria.

Introduzione riuscita grazie a un'interfaccia utente semplice

Come sono andate l'introduzione e la configurazione del portale fiduciario?

L'introduzione del portale fiduciario ci è sembrata estremamente intuitiva e semplice. Una caratteristica particolarmente positiva è la struttura a moduli, che ricorda i moderni sistemi modulari con cui si costruiscono i siti web. Questo ci ha permesso di attivare in modo mirato i singoli moduli come l'approvazione dei documenti, la gestione delle attività, la panoramica delle scadenze e i vari canali di comunicazione, adattandoli in modo flessibile alle esigenze dei nostri servizi e dei nostri clienti.

Tale struttura ci ha inoltre permesso di implementare il portale un passo alla volta, in modo da non sovraccaricare né il team né i clienti. Ognuno ha avuto la possibilità di acquisire familiarità con le nuove funzioni al proprio ritmo. La struttura chiara e l'interfaccia utente semplice hanno contribuito in modo determinante al fatto che il portale abbia registrato fin dall'inizio un ampio consenso, sia all'interno del team che presso i nostri clienti.

In sintesi: un portale digitale per una maggiore trasparenza e qualità del servizio

Come raccomanderebbe il prodotto a un collega in una sola frase?

Il portale fiduciario ha ottimizzato notevolmente il nostro lavoro. Essendo uno strumento centralizzato, riunisce documenti, scadenze, incarichi e l'intera comunicazione in un unico posto, garantendo al contempo la massima trasparenza nei confronti dei clienti. Possiamo raccomandare il portale soprattutto a chi desidera rendere i propri processi efficienti e orientati al cliente.