«Per noi l'approvazione delle ricevute è come un buon paio di scarpe da montagna: impossibile farne a meno»
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© Ulrich Delang, Cabane Arpitettaz CAS
Com'era il processo di contabilità dei creditori prima dell'introduzione dell'approvazione delle ricevute?
Nathalie König: Le ricevute arrivavano per e-mail o per posta, venivano poi trasmesse fisicamente alle persone responsabili e infine registrate manualmente in Abacus. L'intero processo di approvazione avveniva su carta e, di conseguenza, richiedeva molto tempo.
Quali erano le maggiori sfide del processo utilizzato in precedenza?
NK: Per via dell'home office e del lavoro part-time, quando i collaboratori non erano in ufficio le fatture restavano inevase. Oggi che tutto è digitale, le ricevute possono essere approvate da qualsiasi luogo, il che ci fa risparmiare moltissimo tempo.
E come funziona il processo ora?
NK: Ora, le fatture arrivano via e-mail in DeepBox e vengono analizzate e registrate da DeepO. Dopo essere state controllate dall'ufficio contabilità, vengono inoltrate al responsabile, contabilizzate e approvate. La ricevuta viene poi pagata, il tutto in modo digitale e trasparente.
Perché avete deciso di passare ad Abacus?
NK: Il processo di contabilità dei creditori è stato uno dei motivi principali di questa decisione. Abacus ci offre una soluzione continua con un'elevata trasparenza e l'hosting dei dati in Svizzera. Ciò è stato decisivo per noi.
«L'approvazione delle ricevute è logica, semplice e facile da scalare: come il Niesen nel canton Berna.»
Nathalie König, Product Owner Abacus presso il Club Alpino Svizzero CAS
Quali vantaggi concreti offre il nuovo processo?
NK: La tracciabilità è di gran lunga migliore. Posso vedere in qualsiasi momento dove si trova una ricevuta, chi l'ha già approvata e se c'è qualcosa in sospeso. Si perdono meno fatture e posso contare sul fatto che le approvazioni avvengono correttamente in base all'importo e alla struttura. E, soprattutto, nel sistema trovo le ricevute molto più velocemente rispetto a prima con l'archivio fisico.
Come è cambiato il grado di digitalizzazione?
NK: Di 180 gradi. Oggi, ogni ricevuta passa attraverso la nostra azienda in modo digitale: se non viene elaborata digitalmente, non viene pagata.
Durante la transizione, ci sono state sfide particolari?
NK: Non è stata né una scalata del Cervino né una tranquilla passeggiata dopo cena, ma piuttosto un'escursione ambiziosa con pause per riprendere fiato. I nostri processi sono complessi e per questo avevamo bisogno di una decina di workflow di approvazione indipendenti. Abbiamo già completato due terzi del percorso e ora, con rinnovato vigore, affrontiamo il resto.
Com'è il feedback dei vostri collaboratori riguardo alla soluzione?
NK: Molto positivo. La maggior parte delle persone apprezza di poter scegliere tra MyAbacus e l'app mobile AbaClik. Anche la tracciabilità è un grande vantaggio, non solo per l’ufficio contabilità ma anche per i collaboratori.
In che modo vi aiutano i workflow dinamici?
NK: Abbiamo una decina di workflow, ad esempio per le fatture di DeepBox, che passano direttamente alla preregistrazione. A seconda del centro di costo e dell'importo, viene attivato automaticamente il percorso di approvazione appropriato che, se necessario, arriva fino al presidente.
Come sta andando l'integrazione con la vostra struttura organizzativa?
NK: Questa è ancora una sfida, in parte anche perché abbiamo effettuato una riorganizzazione interna durante il progetto. La possibilità di trasferire automaticamente le autorizzazioni quando cambia il personale è comunque molto utile.
Se l'approvazione delle ricevute fosse una montagna, quale sarebbe?
NK: Il Niesen, nel canton Berna. Una montagna bella e con una strutturata chiara, che è facilmente accessibile, facile da scalare e con un percorso fisso fino alla meta. Questo è esattamente ciò che si prova lavorando con l'approvazione delle ricevute. Il CAS è sinonimo di precisione e sicurezza in montagna.
Come si riflette questa affermazione nella nuova approvazione delle ricevute?
NK: Come per un'escursione, ci sono un punto di partenza, un percorso e una destinazione. Abacus è come una guida alpina esperta: il sistema sa esattamente dove si trova la ricevuta, dove deve andare e quando deve arrivare a destinazione. O, per dirla in altre parole: l'approvazione delle ricevute è come un buon paio di scarpe da montagna: impossibile farne a meno.
«Ora so sempre da dove è partita una ricevuta, dove si trova e chi l'ha già approvata.»
C'è qualcos'altro di cui sente la necessità?
NK: La versione 2025 ha già soddisfatto molte esigenze, ad esempio la suddivisione di un importo in più centri di costo. Ciò significa che siamo già un grande passo avanti.
Se dovesse consigliare la soluzione ad altre organizzazioni, che cosa direbbe loro?
NK: Senza dubbio che Abacus è una soluzione durevole, che cresce con l'azienda ed è in sintonia con la legislazione svizzera. Già solo l'hosting dei dati in Svizzera, per noi è un argomento importante. E con un partner forte come Abraxas al proprio fianco, ci si sente sempre assistiti in modo ottimale.
Quali consigli darebbe alle organizzazioni che stanno affrontando una transizione simile?
NK: Due cose sono fondamentali: in primo luogo, pianificare risorse interne sufficienti per il passaggio al nuovo sistema. In secondo luogo, analizzare i processi: sono logici? Sono tutti d'accordo sulla procedura? Solo allora l'implementazione del nuovo strumento funzionerà davvero.
Quali sono i prossimi passi con Abacus?
NK: Di recente abbiamo effettuato l'aggiornamento alla versione 2025 e ora utilizziamo anche la funzione del colloquio di valutazione digitale.
Club Alpino Svizzero CAS
Fondato nel 1863, il Club Alpino Svizzero CAS è la più grande associazione di sport di montagna della Svizzera, con circa 170'000 membri. La sede centrale di Berna supporta le 110 sezioni in ambiti quali la formazione, la gestione, l'infrastruttura e la comunicazione.
Nathalie König
Nathalie König è Product Owner di Abacus presso il CAS dal marzo 2023 e lavora nel reparto IT. Supporta l'introduzione di nuove soluzioni Abacus e assicura che il software sia adattato in modo ottimale alle esigenze dell'associazione.
Approvazione delle ricevute Abacuszione.
Facile da usare, il cockpit per l'approvazione offre una panoramica centralizzata e consente un'implementazione efficiente di tutte le approvazioni delle ricevute necessarie nella contabilità creditori. Creando flussi di lavoro dinamici e integrando la struttura organizzativa, il processo di approvazione viene semplificato e accelerato.