Hoop accelera notevolmente le costituzioni e le mutazioni societarie

Hoop come interfaccia con gli uffici cantonali del registro di commercio

Come è nata l'idea di utilizzare Hoop da parte di Acribia?

Andreas Kissling: In qualità di consulente Abacus ho potuto partecipare alla prima presentazione di Hoop a Wittenbach. Le costituzioni e le modifiche societarie fanno parte della nostra gamma di servizi, per questo ci siamo interessati a Hoop sin dall'inizio. A questa presentazione ne è seguita un'altra presso la nostra sede e a quel punto è stato chiaro: volevamo utilizzare Hoop iniziando con un test interno, una sorta di esperimento. Per prima cosa, io e Raffaello Rickenmann abbiamo utilizzato Hoop per iscriverci nel registro di commercio come nuovi firmatari autorizzati.

Qual è stato il fattore decisivo a favore di Hoop?

Raffaello Rickenmann: L'ufficio del registro di commercio del Cantone di Zurigo consente la presentazione di documenti elettronici attraverso un portale dedicato. In un primo momento abbiamo valutato se volevamo lavorare con questo portale. Poi sul mercato è arrivato Hoop. Abbiamo subito capito che non aveva senso occuparci dell'integrazione con il portale del registro di commercio se Hoop poteva farlo per noi, e non solo per Zurigo, ma per tutti i Cantoni che accettano i documenti elettronici. Hoop può essere utilizzato in tutta la Svizzera, perciò non dobbiamo preoccuparci di interfacciarci singolarmente con il portale del registro di commercio di ciascun Cantone.

Semplice installazione di Hoop tramite DeepBox

Come è andata la prima mutazione con Hoop?

Raffaello Rickenmann: Acribia utilizzava già DeepBox, dove è presente un link diretto a Hoop. Non sono un esperto di informatica e trovo che Hoop sia molto facile da usare. La creazione della firma elettronica DeepSign ha richiesto un po' più di tempo, perché prima è stato necessario creare un DeepID, ma una volta completato il processo, tutto ha funzionato perfettamente. Il DeepID serve anche da identità digitale. Per le modifiche o le costituzioni di imprese sono perciò necessari un DeepID, una firma elettronica qualificata tramite DeepSign e il portale Hoop, che mostra tutti i processi con Hoop e offre una panoramica. Tutto ciò viene comunque spiegato bene. Inoltre, in DeepBox è sempre visibile lo stato di un processo. È sempre possibile vedere chi ha già firmato e chi no, quali documenti sono pronti e se è già arrivata la ricevuta dell'ufficio del registro di commercio.

Come si eseguono le modifiche senza Hoop?

Andreas Kissling: È molto più complicato ed è necessario un continuo scambio di documenti cartacei per posta. Spesso le informazioni sono incomplete o errate, motivo per cui sono necessari ulteriori contatti. Una volta ultimati, i documenti vengono inviati per posta al cliente per la firma. In alcuni casi, non riceviamo tutti i documenti nello stesso momento. Tuttavia, all'ufficio del registro di commercio la pratica può essere presentata solo quando la documentazione è completa.

Quali sono i vantaggi di Hoop?

Raffaello Rickenmann: Hoop semplifica e accelera considerevolmente il processo sia per le modifiche che per le costituzioni di imprese. Ciò vale in particolar modo quando le parti non sono fisicamente raggiungibili, ad esempio se si trovano all'estero. Anche l'autenticazione delle firme avviene in modo automatico nel caso di modifiche semplici, così i clienti non devono recarsi fisicamente presso lo studio notarile. In più, grazie ai controlli automatici in background, si riducono anche gli errori.

Un enorme risparmio di tempo grazie a Hoop, DeepID e DeepSign

È possibile quantificare il tempo risparmiato?

Andreas Kissling: Si risparmia soprattutto il tempo necessario per l'invio tramite posta. In genere, ciò richiede fino a una settimana e mezza, tempo che con Hoop viene risparmiato. Il lavoro del consulente clienti si svolge elettronicamente non appena arrivano le firme. Poi tocca all'ufficio del registro di commercio, che ha bisogno di un determinato numero di giorni per registrare la modifica. E se i nostri clienti hanno già familiarità con DeepID e DeepSign, per la firma bastano pochi clic.

Cosa si potrebbe migliorare di Hoop?

Raffaello Rickenmann: In generale siamo soddisfatti di Hoop. Sarebbe auspicabile una maggiore personalizzazione, ad esempio per i protocolli. Hoop presuppone sempre che venga svolta una riunione con presenza fisica. Spesso, però, le delibere del Consiglio di amministrazione avvengono per telefono, per e-mail, virtualmente o per circolazione degli atti. Il protocollo dovrebbe quindi indicare le modalità di delibera.

Che cosa consigliate ai vostri clienti che desiderano gestire le modifiche per via elettronica?

Andreas Kissling: Una cosa è certa: la via elettronica è il futuro. È meglio provare per rendersi conto di persona di quanto sia semplice e veloce apportare modifiche con Hoop. All'inizio serve un po' di pratica, ma si nota subito un enorme guadagno di efficienza. Per gli utenti esperti è questione di minuti, per gli altri basta fare pratica due o tre volte.