"Grazie ad Abacus disponiamo di più risorse per fornire consulenza proattiva alla nostra clientela"

Qual è la sua funzione preferita del software Abacus?

Steven My: senza dubbio l'Electronic Banking, in particolare l'insieme di regole. La combinazione di DeepBox e dell'Electronic Banking Abacus è perfetta perché ci consente di assegnare automaticamente le ricevute a un'imputazione. Prima dovevamo digitare tutto e inserirlo manualmente nell'Electronic Banking. Adesso i processi ricorrenti di contabilità vengono eseguiti automaticamente.

Come funziona l'elaborazione automatizzata delle ricevute?

SM: il nostro cliente paga le fatture e ci trasmette le ricevute man mano, oppure tutte quelle di un determinato periodo insieme tramite DeepBox. Le ricevute vengono registrate automaticamente in Abacus. Siccome le fatture sono già pagate, noi contabilizziamo solo i movimenti di conto. L'operazione viene eseguita automaticamente con il riconoscimento AI di DeepO e l'insieme di regole dell'Electronic Banking.

Come funziona l'insieme di regole?

SM: le regole predefinite consentono di contabilizzare automaticamente i movimenti di conto. Quando ricevo il messaggio che non è stato possibile contabilizzare una ricevuta automaticamente, definisco una nuova regola. Dopodiché in futuro la ricevuta sarà elaborata automaticamente. Queste regole di imputazione rappresentano un valore aggiunto enorme.

Quali sono i vantaggi che questo processo offre a Lei e ai suoi clienti?

Martin Brenner: alcuni clienti, per farci preparare il bilancio di fine anno e calcolare le tasse, ci consegnano tutte le ricevute fisiche insieme, alla fine dell'anno. Per la consulenza è estremamente tardi. Ricevendo invece le ricevute man mano tramite DeepBox restiamo aggiornati sulla situazione del cliente e possiamo fornire consulenza per la liquidità, la redditività e la fiscalità. Prima riceviamo le ricevute e quindi prima disponiamo dei dati, meglio è per fornire al cliente una consulenza tempestiva e mirata.

Quali sono le reazioni dei clienti?

SM: le reazioni sono assolutamente positive. Anche se ci consegna le ricevute fisicamente, il cliente ha accesso all'archivio digitale dei documenti di DeepBox. Con la funzione di ricerca può trovare velocemente il documento desiderato; all'archivio, che rispetta le più stringenti direttive in vigore sulla protezione dei dati, può accedere da qualsiasi luogo. Può quindi distruggere le ricevute fisiche tranquillamente. I clienti apprezzano molto questo grande vantaggio.

Come è andata l'implementazione?

SM: utilizziamo l'Electronic Banking di Abacus e la contabilizzazione automatica dei movimenti di conto ormai da molto tempo. In occasione di una visita del team AbaFiduciaria siamo venuti a conoscenza delle possibilità di DeepBox. In realtà la mia intenzione era di configurare solo l'Electronic Banking per un cliente, ma DeepBox era sullo stesso treno. È stato davvero molto facile eseguire la configurazione presso il cliente. Qualche volta sono emerse domande alle quali è stato possibile dare facilmente risposta grazie allo stretto contatto con il nostro partner di vendita e il team AbaFiduciaria. In sei mesi siamo riusciti a trasferire a DeepBox circa una dozzina di clienti. Entro fine 2025 puntiamo a completare il passaggio per tutti i clienti, con un promettente valore aggiunto.

Quali saranno i prossimi progetti?

Benjamin Gämperli: il prossimo passo sarà l'introduzione dei contratti EBICS con le banche. Ancora una volta potremo così aumentare considerevolmente la qualità e ridurre al minimo le potenziali fonti di errore. Stiamo inoltre valutando meglio AbaPlato. Vorrei disporre di un cockpit completo in Abacus, che raccolga varie informazioni come CRM, registrazione delle presenze, archiviazione dei documenti ecc. Penseremo anche a Hoop. Questo processo ci consente di mostrare ai nostri clienti i vantaggi dell'automatizzazione e della digitalizzazione in modo ottimale.

Secondo lei quali sono le principali sfide e i maggiori fattori di successo legati all'implementazione dei progetti IT?

MB: per questi progetti rilevo che viene opposta resistenza sotto tre punti di vista: non voler cedere il controllo, il timore del cambiamento e la mancanza di tempo per la realizzazione. Con Steven My abbiamo avuto la fortuna che è partito bene e che poteva contare sulle risorse necessarie. Come interfaccia tra clienti e IT, è nella posizione giusta.

BG: il processo psicologico è complesso almeno quanto quello tecnologico. Internamente occorre convincere i responsabili di mandato del nuovo processo, un punto da non sottostimare. Questo è di responsabilità dell'azienda e non ha nulla a che fare con il software.

Come cambia il lavoro quotidiano?

BG: la digitalizzazione e l'automatizzazione dei processi contabili cambiano la quotidianità lavorativa dei nostri collaboratori. Grazie ad Abacus e DeepBox disponiamo di più risorse per fornire consulenza proattiva alla nostra clientela. La contabilità non deve solo avere una funzione reattiva per l'ufficio delle imposte, ma fungere da cockpit finanziario e strumento di controllo mediante bilanci intermedi attuali. Ci troviamo nel bel mezzo di un cambio di paradigma. Ai collaboratori sono richieste nuove competenze.

Usando solo tre parole, come descriverebbe Abacus?

SM: orientamento al futuro, efficienza, automatizzazione