«Grazie ad Abacus, la nostra intera catena di fornitura è mappata digitalmente.»

Perché Arcomed AG ha scelto di introdurre il software Abacus?

Marc Vollenweider: La nostra precedente implementazione dell'ERP non ha avuto successo. Dopo una lunga fase di introduzione, abbiamo tirato il freno d’emergenza e interrotto il progetto. A quel punto per noi era chiaro che avevamo bisogno di un sistema con standard stabili che funzionasse nella pratica. Inoltre era importante che tutte le aree rilevanti, dalla produzione, alle finanze, al controllo della qualità, fossero integrate.
Conoscevamo già il software Abacus e ci sembrava adatto alle nostre esigenze. Il fatto che il nostro partner contabile, BDO, conoscesse già molto bene il software, costituiva un ulteriore vantaggio. In questo modo abbiamo potuto attingere direttamente al loro know-how e insieme a loro pianificare il progetto d’introduzione in modo mirato ed efficiente fin dall’inizio.

Com'è andata l’introduzione?

MV: L'introduzione è andata molto bene. Grazie a un concetto di massima chiaro e a una preparazione mirata, siamo riusciti a entrare in funzione già nel gennaio 2024, appena pochi mesi dopo l'inizio del progetto, avvenuto nell'agosto 2023. Il nostro partner commerciale ha studiato a fondo i nostri processi e prodotti, il che ha notevolmente accelerato e semplificato l’implementazione.

Quali moduli Abacus state utilizzando oggi?

MV: Lavoriamo con la gestione degli ordini (approvvigionamento, magazzino, vendite e garanzia della qualità), la pianificazione e il controllo della produzione nonché l'intera soluzione finanziaria. Attualmente stiamo anche implementando il Service Management Abacus.

Quali miglioramenti avete riscontrato nel vostro lavoro quotidiano dopo l'introduzione di Abacus?

MV: Prima dovevamo inserire manualmente i numeri di serie, registrare ogni giorno da zero gli elenchi di produzione e sfogliare cartelle di carta. Oggi, tutta la nostra catena di fornitura è digitalizzata, dall'ordinazione, alla produzione, fino alla consegna. Questo non solo ci fa risparmiare molto tempo, ma aumenta anche l'affidabilità e la qualità del processo.

Quali sfide siete riusciti a risolvere nella gestione della catena di fornitura con il software Abacus?

MV: Prima non avevamo una programmazione automatica: molte cose dovevano essere fatte a memoria o con foglietti di carta. L'intero processo di pianificazione della produzione è ora digitale, con ruoli e processi di approvazione chiari. In questo modo si crea una visione d'insieme e si risparmiano risorse, soprattutto nel caso di ordini di grandi dimensioni e con tempi molto stretti.
 

Il vostro settore è fortemente regolamentato. In che modo vi supporta Abacus in questo?

MV: Tracciabilità, convalida e documentazione sono essenziali nel settore medico. Tra l'altro, il software Abacus ci permette di registrare correttamente i numeri IDI. Si tratta di un vantaggio decisivo che non ci aspettavamo. Il sistema ci aiuta anche a rispettare la normativa europea sui dispositivi medici (MDR), che impone requisiti molto elevati in termini di documentazione e tracciabilità. Abacus contribuisce in modo significativo al successo della certificazione.

Qual è stata la reazione dei collaboratori al nuovo sistema?

MV: Molto positiva. L'introduzione è stata rapida, il look and feel era familiare e il supporto di BDO è stato eccellente. I collaboratori sono contenti che molto lavoro non debba più essere evaso manualmente. Anche le liste di controllo e la documentazione sono ora gestite in formato digitale. L'accettazione è stata quindi elevata fin dall'inizio.

È prevista un'ulteriore espansione del software Abacus in futuro?

MV: Assolutamente sì. Attualmente stiamo valutando l'introduzione della contabilità salariale, della registrazione delle presenze e del CRM per il supporto alle vendite. Anche un portale clienti per gli ordini online è nella nostra lista dei desideri. Vogliamo inoltre automatizzare ulteriormente i nostri processi nell'ambito della programmazione degli acquisti. Abbiamo sicuramente ancora molto potenziale per ottimizzare ed espandere ulteriormente i nostri processi tramite il software Abacus.

Per concludere, come riassumerebbe in tre parole la soluzione Abacus nel suo complesso?

MV: Lo dico usandone una sola: "Ottima". Per noi il software Abacus è un sistema completo e affidabile, in grado di tenere sotto controllo anche i processi produttivi più sofisticati: per questo lo raccomanderemmo in ogni caso.