Plateforme pour lʼéchange automatique de documents dans le Cloud

Lʼidée dʼune boîte aux lettres digitale a été le point de départ des récents développements, peux-tu nous en dire plus ?

Claudio Hintermann: Lorsque nous avons commencé à développer des logiciels il y a 38 ans, il sʼagissait de programmer des solutions pour lʼordinateur personnel. Avec chaque nouvelle génération de logiciels Abacus, les Local Area Networks, puis les Wide Area Networks et enfin Internet ont considérablement élargi la portée des différents utilisateurs et donc le cercle des acteurs du marché. Mais lʼun des plus grands problèmes de lʼinformatique nʼa jamais changé: comment les acteurs du marché peuvent-ils échanger des données et des documents entre eux sans avoir à les acheminer manuellement, cʼest-àdire les transmettre automatiquement à un destinataire, sans intervenir dans le processus.

Est-ce que cela a un rapport avec lʼintelligence artificielle (IA) ?

Seulement dans une certaine mesure. LʼIA est certes très puissante lorsquʼil sʼagit de reconnaître certains modèles dans des données ou lorsque des algorithmes constituent la base du système, quʼils soient physiques ou mathématiques. Cette capacité peut être utilisée pour identifier automatiquement des modèles divergents, que ce soit dans le trafic des paiements ou dans lʼinterprétation des chiffres du bilan/compte de résultat. Cela peut être très utile pour identifier et mettre en évidence les informations pertinentes et spécifiques parmi le volume toujours plus important de données. LʼIA atteint toutefois ses limites là où les gens ne suivent pas de règles ou de lignes directrices strictes lors de la saisie. De plus, pour fonctionner, elle dépend de la qualité de lʼensemble des données utilisées pour le processus dʼapprentissage automatique. Nous voulons en premier lieu offrir à nos clients et utilisateurs une plateforme ERP sûre et fonctionnelle, afin que lʼensemble du processus comptable fonctionne de manière automatisée, de la saisie des documents à la comptabilisation. Notre objectif est dʼautomatiser les processus en temps réel pour avoir une comptabilité sans papier.

La lecture correcte et le traitement automatique des justificatifs sont-ils donc plus difficiles que ne le supposait initialement Abacus, alors que ces fonctionnalités sont proposées depuis longtemps? Les problèmes vont-ils au-delà du simple traitement des notes de frais ?

Oui, cʼest ainsi. Car les problèmes sont complexes et ne peuvent pas être résolus par la seule IA. Les factures et les notes de frais en sont un exemple typique: le «trafic linguistique» des différents éléments nʼest pas standardisé, tout comme le contenu dʼun justificatif. De plus, la signification dʼun «total» sur une facture peut être totalement différente sur une autre facture. En bref, la structuration des documents ne suit aucune logique rationnelle, elle est arbitraire et donc pratiquement différente sur chaque document. En outre, les documents diffèrent également selon les pays et les systèmes informatiques utilisés.

Quelles sont les limites de lʼIA?

Tous ces problèmes vont bien au-delà des notes de frais. Partout où il faut lire des données non structurées qui ne suivent aucune logique et donc aucun modèle prédéfini, lʼIA nʼest dʼaucune utilité. Il faut donc des méthodes supplémentaires capables de gérer la diversité des documents à lire.

Quelles sont les solutions auxquelles tu penses ?

Il peut sʼagir de solutions issues de lʼheuristique. Mais je ne veux pas en dire plus. Cʼest un secret dʼentreprise. Nous les utilisons avec lʼIA dans le but dʼatteindre un niveau dʼautomatisation aussi élevé que possible, afin quʼAbacus devienne la plateforme permettant de traiter les processus de manière digitale et inter-entreprises dans le Cloud. Mais ce nʼest pas tout, loin de là.

Peux-tu être plus précis ?

Suite à nos recherches approfondies, nous sommes tombés sur un problème fondamental: il existe par exemple plus de 22ʼ000 normes ISO différentes. Et le secteur informatique connaît lui aussi dʼinnombrables normes. Nous avons donc été très surpris de constater quʼil nʼexiste aucune norme pour la classification de documents tels que les certificats de salaire, les polices dʼassurance ou les factures. Or, cʼest précisément la solution à ce problème quʼil faudrait trouver pour que les documents créés à lʼaide des logiciels les plus divers puissent atteindre automatiquement un destinataire précis et être attribués puis traités de manière autonome chez ce dernier. Aujourdʼhui, lorsquʼun document PDF ou Word est envoyé par e-mail, le destinataire doit toujours lʼexaminer lui-même. Il doit ensuite décider où il doit être enregistré et à qui il doit éventuellement être transmis. De plus, chaque éditeur de logiciels de bureautique, de comptabilité et dʼERP crée ses propres types de documents.

Et que peut offrir Abacus dans ce domaine ?

Cʼest là quʼintervient notre boîte aux lettres digitale DeepBox. Les documents reçus y sont analysés et les données pertinentes pour lʼERP ou la comptabilité en sont extraites. Dans ce contexte, il est important dʼutiliser lʼinterface REST-API, grâce à laquelle les fabricants tiers ont également la possibilité dʼaccéder aux résultats de lʼanalyse des documents et de les transmettre automatiquement à leurs systèmes.

Quels sont les avantages ?

Chaque entreprise crée avec son logiciel des documents destinés aux transactions commerciales entre les entreprises. Et cʼest là quʼintervient DeepCloud avec ses différents modules qui permettent la digitalisation automatique au-delà des frontières de lʼentreprise. Ils sont en mesure de classifier nʼimporte quel document pour le classement et le traitement ultérieur et de le partager dans le Cloud, même sʼil a été créé dans un logiciel et un environnement tiers. Ce qui, soit dit en passant, a rendu superflu le «problème de lʼinformatique» jusquʼici non résolu.

Pourrais-tu expliquer cela plus en détail ?

Grâce à ses automatismes intégrés, DeepBox reconnaît le type de document et peut lʼenregistrer dans la bonne boîte de réception ou le transmettre de manière autonome à la personne compétente. La DeepBox fonctionne comme une station dʼaiguillage où, comme dans une gare, les trains et les wagons sont déplacés sur différentes voies.

Lʼidée initiale de la boîte aux lettres sʼest-elle ainsi transformée en une sorte de gare ?

En effet: la plateforme DeepCloud fonctionne comme un système universel de rails sur lesquels, à lʼinstar du projet Swissmetro, les paquets de données voyagent de manière autonome comme des trains et les wagons sont dirigés vers la bonne destination pour un traitement ultérieur. Les retards doivent ainsi être évités et lʼéchange dʼinformations doit avoir lieu «just-in-time», afin que le traitement des données soit en même temps plus efficace. Cʼest ce «dernier maillon» qui permet une digitalisation automatique au-delà des frontières de lʼentreprise.

Tu as parlé précédemment de processus «autonomes» et non «automatiques», pourquoi ?

Oui, «automatique» signifie fonctionner sans lʼintervention dʼun être humain. «Autonome», en revanche, signifie que le système est capable de prendre des décisions de manière indépendante.

Quʼoffre la DeepBox dans ce domaine ?

Son rôle est, par exemple à lʼaide du module de reconnaissance des données DeepO, de classifier les documents afin quʼils soient automatiquement envoyés à des destinataires pour être partagés. Le module DeepO (et la DeepBox) font partie des solutions Deep proposées par DeepCloud. Nous avons ainsi créé une plateforme universelle basée sur le web, qui permet de traiter lʼéchange de documents de manière globale et de lʼintégrer dans un processus complet.

Pourrais-tu préciser ce que tu entends par «solutions Deep» ?

Outre la DeepBox, les techniques Deep comprennent pour lʼinstant la reconnaissance de documents DeepO, la solution de paiement DeepPay, la signature numérique DeepSign et DeepID pour lʼidentification des personnes physiques et la vérification des personnes morales. DeepID est dʼune grande utilité pour les autorisations de visa et dʼaccès ou, par exemple, pour lʼonboarding lors de nouveaux engagements.

Quel est le rôle de DeepSign ?

Certains documents et contrats doivent impérativement être munis de signatures qualifiées pour être juridiquement valables. Avec DeepSign, les signatures numériques répondent à ces conditions et sont conformes aux dispositions de lʼUE et de la Suisse.

Abacus souhaite-t-elle vraiment faire profiter les éditeurs tiers et les acteurs du marché des avancées de DeepCloud ?

Grâce à la DeepBox, nous avons des longueurs dʼavance sur les autres solutions. Certaines ont certes déjà digitalisé et automatisé une partie de lʼéchange de documents à des fins spécifiques, comme cʼest le cas pour quelques solutions dʼassurances. Mais avec DeepCloud, nous avons créé une plateforme universelle qui aborde le problème de lʼéchange de documents de manière globale et règle lʼensemble du processus. Il est logique de mettre ces techniques à la disposition de tous les acteurs du marché. Après tout, DeepCloud nʼest quʼune plateforme et DeepBox nʼen est quʼun élément. Il est important pour nos utilisateurs, cʼest-à-dire pour toutes les PME, que les différents systèmes puissent interagir entre eux directement et simplement.

DeepCloud propose plusieurs services digitaux. Comment sont-ils distribués ?

Nous avons créé la société anonyme DeepCloud, qui propose également ses services à des fabricants tiers. Les solutions Deep sont des techniques de base dont le développement ne serait guère rentable pour de nombreux éditeurs de solutions ERP ou dʼautres solutions dʼentreprise, dʼautant plus que nous avons déjà investi des millions dans DeepCloud et les techniques Deep. Nous voulons maintenant en faire profiter dʼautres personnes dans le sens dʼune véritable «coopétition». Notre démarche nʼest pas motivée par des intentions financières, mais par la simple logique dʼéviter les ruptures de médias et de permettre aux solutions logicielles de se charger du «routage» manuel des documents. Abacus ellemême ne devrait être quʼun utilisateur parmi dʼautres de DeepCloud. Certains acteurs de lʼenvironnement ERP suisse ont déjà fait part de leur désir dʼutiliser ces services. Chaque acteur du marché qui utilise et propose DeepCloud élargit lʼécosystème et donc les avantages quʼil génère.

La plateforme DeepCloud est-elle aussi la dernière étape pour un bureau sans papier ?

Notre objectif étant de rationaliser les processus de A à Z au-delà des limites de lʼentreprise et des systèmes logiciels, tout doit être mis en œuvre pour que, grâce à lʼautomatisation, il ne soit plus nécessaire de faire appel à du personnel administratif auxiliaire pour effectuer un travail monotone et répétitif. Ce qui ressemble à un projet dʼavenir utopique, nous voulons le mettre en œuvre dès aujourdʼhui.