Les technologies Deep offrent de nouvelles possibilités dans lʼERP Abacus

Les fiduciaires ne le savent que trop bien: les factures de certains clients arrivent rarement dans les délais et sont souvent assez désordonnées. Sans parler du fait quʼà peine les justificatifs et factures envoyés à la fiduciaire, ces clients demandent immédiatement le bilan. Cette situation de départ nʼétait quʼune des raisons pour lesquelles nous avons eu lʼidée de créer la DeepBox. Une amélioration des processus ainsi que la mise à disposition de la comptabilité en temps réel ont été les autres facteurs clés pour ce récent développement vers lʼéchange numérique de documents.

La mise en service dʼune DeepBox est très simple: la fiduciaire sʼenregistre et sʼidentifie sur la DeepBox qui est ensuite ouverte en quelques clics directement à partir du mandant. Dès que la DeepBox est validée, lʼutilisateur reçoit un lien dʼinvitation. Une fois c elle-ci confirmée, la DeepBox est prête pour lʼéchange de documents entre la fiduciaire et le client.

Les avantages de la DeepBox: Le client de la fiduciaire dispose dʼun canal sécurisé et pratique pour mettre ses factures et autres documents à la disposition de la fiduciaire qui, pour sa part, a également la possibilité de déposer des documents dans la DeepBox. La fiduciaire profite en outre du fait que tous les documents dʼun client sont envoyés via un canal sécurisé. Les factures – quʼil sʼagisse de factures entrantes ou sortantes – sont analysées, contrôlées sur demande et automatiquement comptabilisées dans Abacus. Toutes les données importantes des factures sont alors reprises. Au cas où il nʼexisterait pas de données de base correspondantes, les informations relatives à un client ou à un fournisseur, y compris les indications relatives aux coordonnées bancaires, sont créées automatiquement.

Parallèlement, il est possible de fixer des délais sur des documents, qui sʼaffichent sous forme dʼaide-mémoire sur la page dʼaccueil de la DeepBox. Les bilans, les listes PO et tous les autres extraits dʼAbacus peuvent être directement déposés dans la DeepBox du client depuis lʼERP dʼAbacus. Cela permet dʼaméliorer considérablement lʼefficacité de la comptabilité et par ce fait, dʼaugmenter le temps de conseil pour le client. Une contribution importante pour une plus grande fidélisation et satisfaction du client.

Grâce à DeepV, des informations peuvent être mises à la disposition de tiers. Si un tableau de bord créé à cet effet avec Abacus Data Analyzer est actif en arrière-plan, il peut être partagé avec un groupe de personnes déterminé – comme par exemple aux membres dʼun conseil dʼadministration pour soutenir lʼorientation stratégique. Avec DeepV, les destinataires peuvent analyser eux-mêmes les données grâce à de multiples fonctions de filtrage et les compléter avec des commentaires.

DeepO permet dʼaméliorer et dʼétendre considérablement la lecture des factures par rapport à la solution de lecture actuelle AbaScan. Les informations des factures, telles que les données sur les fournisseurs, la date, le numéro de facture, le QR code et les coordonnées bancaires, sont reconnues par DeepO de manière autonome ou au moyen de lʼintelligence artificielle. Les montants totaux et les montants de TVA sont également reconnus et, dans le cas de plusieurs taux de TVA, une position est automatiquement saisie pour chaque taux. Si un fournisseur nʼexiste pas dans les données de base dʼAbacus, il est automatiquement créé, ainsi que ses coordonnées bancaires figurant sur la facture. Abacus propose également des règles qui indiquent ce qui doit se passer en cas de création dʼun nouveau fournisseur. Il est ainsi possible dʼinformer la personne responsable de la nécessité de mettre à jour des données de base. Grâce à la fonction de reconnaissance étendue, il est aussi possible de rechercher sur une facture des données individuelles relatives à la comptabilisation et de les imputer dans lʼERP dʼAbacus. Cette fonction permet dʼextraire ou dʼimputer des projets, des sections de frais, des responsables de validation et dʼautres informations. Afin dʼaugmenter le taux de réussite de la recherche, il est possible de définir des mots-clés dans DeepO qui référencient le champ correspondant dans lʼERP. Dʼautres termes peuvent ainsi être attribués à la section de frais tels que SECT et N° SECT et appliqués à tous les fournisseurs ou seulement à certains dʼentre eux. Le déroulement dʼun point de vue technique: Les documents sont envoyés par lʼERP Abacus au serveur dʼanalyse où ils sont analysés et dʼoù le résultat est retransmis. Après le téléchargement, les données sont supprimées sur le serveur dʼanalyse. Les serveurs se situent dans un centre de calcul en Suisse. Lʼavantage principal dʼun serveur dʼanalyse externe est que les améliorations sont immédiatement disponibles pour tous les clients Abacus, sans quʼil soit nécessaire dʼinstaller un servicepack. De plus, les ressources informatiques locales sont préservées puisque lʼanalyse est effectuée sur un serveur externe.

DeepSign, la technique de signature numérique, est déjà intégrée dans lʼERP Abacus avec la version 2022. Il est ainsi possible dʼenvoyer par exemple des contrats, des offres, des rapports mensuels et des bilans pour signature électronique directement depuis lʼERP Abacus. Le gain dʼefficacité est considérable, puisquʼil nʼest plus nécessaire dʼimprimer les documents, de les signer à la main, de les scanner pour finalement les classer dans le dossier correspondant. Le processus DeepSign envoie lui-même les documents à signer. Dès que toutes les signatures nécessaires sont réunies, le document est automatiquement classé dans le dossier défini. Un exemple dans le domaine des ressources humaines témoigne de la nette augmentation de lʼefficacité grâce à DeepSign: le contrat de travail est envoyé à un futur collaborateur pour signature numérique. Celui-ci peut cliquer directement sur le lien dans le mail pour signer le contrat en question. Par la suite, la personne responsable des RH signe le contrat qui sera directement classé dans le dossier du personnel. Ainsi, il nʼest plus nécessaire dʼenvoyer le contrat avec une enveloppe de retour et de le scanner, ce qui prend souvent beaucoup de temps. Les processus standard contenus dans DeepSign sont pour la plupart directement opérationnels: Il sʼagit notamment de la connexion dʼAbacus à la DeepBox, de lʼidentification dʼune entreprise et de lʼactivation dʼun abonnement DeepSign correspondant. Les processus peuvent être personnalisés à lʼaide du «Business Process Engine». Trois signatures électroniques différentes sont disponibles. La signature qualifiée correspond à la norme suisse et à la norme européenne (voir également page 20).

DeepD permet la saisie facile et efficace des adresses de nouveaux clients ou fournisseurs. En collaboration avec DeepD, un service de recherche dʼadresses en ligne a été intégré dans Abacus. Celui-ci propose des adresses dʼentreprises et est en mesure de les utiliser via le programme 11 «Traitement des adresses», le programme 360 «Mon CRM» et le CRM de «MyAbacus». La condition préalable est la possession dʼun compte DeepBox qui doit être enregistré dans le programme Q908 «Gestion du DeepCloud».