Le portail fiduciaire : fonctions, avantages, valeur ajoutée
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Le portail fiduciaire dʼAbacus est une plateforme numérique innovante, spécialement conçue pour une collaboration efficace entre les fiduciaires et leurs clients. Véritable canal de communication centralisé, il permet de gérer lʼensemble des documents, factures, rendez-vous, délais et validations dans un espace clair et structuré. Les documents importants – listes de salaires, bilans, comptes de résultats – sont directement disponibles sur le portail et accessibles en permanence. Les clients peuvent ainsi échanger simplement avec leur fiduciaire, télécharger et transmettre en toute sécurité des documents comme des factures, quittances ou extraits de compte, et valider des documents numériquement. Tout cela sans passer par différents médias ni perdre de temps dans des concertations fastidieuses.
Les fonctions essentielles
Personnalisation et onboarding
Le portail fiduciaire Abacus peut être adapté de manière flexible à lʼidentité visuelle dʼune entreprise et configuré selon ses besoins spécifiques. Le logiciel repose sur la technologie DeepCloud, développée par la filiale dʼAbacus du même nom, et est proposé sous forme de portail fiduciaire. La gestion et lʼadministration sʼeffectuent directement dans le logiciel Abacus habituel, sans quʼaucune assistance externe ne soit nécessaire. Logo, couleurs, typographie : tout est personnalisable au design de lʼentreprise, afin de refléter une image professionnelle et cohérente, qui renforce la confiance et la fidélité des clients. Une fois le portail configuré, lʼonboarding avec les clients se fait en toute simplicité : en quelques clics, les fiduciaires peuvent ajouter des utilisateurs externes et inviter ainsi leurs clients sur le portail. Dès acceptation et connexion via DeepCloud, les clients accèdent immédiatement à lʼensemble des fonctionnalités du portail.
Attribuer des tâches et fixer des délais
Les tâches, comme la remise de documents manquants, peuvent être directement déléguées aux clients et assorties dʼun délai clair. Ces derniers reçoivent une notification automatique par e-mail, et les documents requis peuvent être téléchargés en toute simplicité sur le portail.
Obtenir des validations
Les validations – par exemple pour le versement des salaires – sont elles aussi facilement demandées et obtenues en ligne auprès des personnes compétentes. À tout moment, chacun voit qui a donné son accord et à quelle date. Tout le processus de validation est ainsi documenté automatiquement, offrant une transparence totale et une traçabilité claire.
Téléchargement et gestion des factures
Le traitement des factures est considérablement simplifié : les clients téléchargent leurs factures directement sur le portail. Celles-ci sont ensuite automatiquement transmises à Abacus selon les processus DeepBox définis. DeepO se charge ensuite de la saisie automatique, de lʼextraction des informations pertinentes, ainsi que du classement et de lʼimputation corrects dans la Comptabilité financière.
Échange de documents sécurisé
Le portail fiduciaire Abacus est un canal de communication numérique pour lʼéchange sécurisé dʼinformations et de documents. Il permet un transfert de données protégé ainsi que la gestion individuelle des contrôles dʼaccès. Le portail fiduciaire sert de centre de stockage structuré de documents, dans lequel les fiduciaires peuvent déterminer individuellement pour chaque document sʼil est visible ou non pour les clients.
La valeur ajoutée du portail fiduciaire Abacus
Le portail fiduciaire Abacus rassemble tous les processus de communication et de travail de manière sécurisée et sans interruption de flux. Il fait office de point de contact unique et intègre toutes les solutions Abacus telles que DeepBox et DeepSign. Les informations et les documents peuvent être partagés directement et en toute sécurité depuis le logiciel Abacus vers le portail. Les données sont actuelles et disponibles en temps réel, à tout moment et partout. Grâce au canal de communication intégré et uniforme, toutes les informations, tous les documents et toutes les conversations entre les sociétés fiduciaires et leurs clients sont documentés de manière claire et compréhensible dans le système Abacus – y compris le suivi complet des délais et des tâches.
« Solution moderne, bien pensée et parfaitement adaptée à la pratique. »
Lukas Rudolf, Direction, Confides AG
Pourquoi avez-vous choisi le portail fiduciaire d’Abacus ?
Lukas Rudolf : Nous avons opté pour le portail fiduciaire dʼAbacus, car nous recherchions une solution entièrement intégrée qui sʼinsère parfaitement dans notre système ERP existant. Pour nous, il était crucial dʼoptimiser les processus internes à lʼaide du cockpit fiduciaire, mais également de créer une plateforme centrale pour lʼéchange avec nos clients.
Comment se sont déroulées l’introduction et l’installation du portail fiduciaire
De notre point de vue, lʼintroduction sʼest déroulée sans problème. En collaboration avec Abacus, nous avons pu rapidement mettre en place le premier portail. Nous avons été agréablement surpris par la convivialité du designer de portail. La personnalisation est simple et intuitive, ce qui nous a permis dʼadapter le portail à notre identité visuelle en moins de 30 minutes et sans grand effort.
Quelles étaient vos attentes visà-vis du portail fiduciaire et dans quelle mesure ont-elles été satisfaites ?
Nos attentes étaient élevées, notamment en ce qui concerne lʼoptimisation des processus et la convivialité pour nos clients. Nous voulions une solution qui serve de canal de communication unique et permette un échange dʼinformations, de documents et de messages sans interruption de flux. Ces attentes ont non seulement été satisfaites, mais même dépassées dans de nombreux domaines. Nous avons été particulièrement impressionnés par lʼintégration transparente dans le système ERP et la flexibilité dans la conception du portail. La solution est moderne, bien pensée et parfaitement adaptée à la pratique !
En quoi le portail fiduciaire transforme-t-il la collaboration avec vos clients ?
Le portail fiduciaire change profondément notre manière de communiquer et de collaborer avec nos clients. Il permet un échange entièrement documenté, structuré et uniforme dʼinformations, de documents, de tâches ou de délais. Comme tout se déroule sur une plateforme centrale intégrée, lʼensemble des données reste clair, compréhensible et accessible à tout moment, aussi bien pour nous que pour nos clients.
Quelle valeur ajoutée le portail fiduciaire apporte-t-il à votre travail quotidien ?
Le portail apporte une valeur ajoutée notable à notre travail quotidien. Avec Abacus, nous disposons dʼune solution économique et personnalisable, telle quʼelle est déjà courante depuis longtemps dans le secteur financier, par exemple auprès des banques. Lʼéchange structuré et documenté dʼinformations et de documents rend superflu le suivi manuel des délais et des validations. Cela réduit les sources dʼerreur, fait gagner du temps et augmente lʼefficacité.
Quelles ont été les réactions de vos clients face au nouveau portail ?
Tous les retours de nos clients pilotes sont positifs. La clarté, la convivialité et lʼaccès centralisé à toutes les informations et documents pertinents sont particulièrement appréciés. Lʼamélioration de la visibilité sur les délais est elle aussi perçue comme une véritable valeur ajoutée. Nous nous réjouissons de pouvoir introduire progressivement le portail auprès dʼautres clients dans les mois à venir.
Si vous deviez décrire le portail fiduciaire en trois mots, lesquels utiliseriez-vous ?
Intégré, efficace et innovant.