Le défi : une communication efficace dans le domaine fiduciaire
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Dans leur travail quotidien, de nombreuses fiduciaires se doivent dʼassurer une communication à la fois efficace et sécurisée avec leurs clients. Les échanges se font souvent par le biais dʼune multitude de canaux non intégrés comme le courrier électronique, SharePoint, Dropbox ou des services de messagerie comme WhatsApp. Cette diversité entraîne une fragmentation de lʼinformation. Les documents et les messages importants sont classés à différents endroits, et il devient vite difficile de garder une vue dʼensemble des processus en cours.
Par ailleurs, des canaux de communication dispersés renvoient une image moins professionnelle. La multiplicité des systèmes empêche une approche cohérente et complique la présentation claire et uniforme de la marque. Pour les clients aussi, devoir jongler avec différents canaux et formats est une vraie difficulté pour communiquer avec leur fiduciaire ou transmettre des documents.
Dans le secteur fiduciaire, où la précision et la fiabilité sont indispensables, les doublons ou les erreurs de classement ne sont pas seulement contrariants, ils comportent également des risques et freinent lʼefficacité. Les malentendus et les demandes de précision augmentent, tandis que le traitement des tâches stagne, car les informations pertinentes doivent dʼabord être recherchées, ce qui prend beaucoup de temps.
Un autre problème majeur réside dans lʼabsence de standardisation lors de la transmission de données sensibles. Si les factures, les reçus ou les relevés de compte sont envoyés par le biais de canaux multiples, le risque dʼerreur augmente considérablement. Parallèlement, des risques de conformité apparaissent, notamment en matière de protection des données personnelles et financières des clients. Il sʼagit dʼun domaine dans lequel les fiduciaires ont une responsabilité particulièrement importante. Par ailleurs, les processus de validation, la gestion et lʼattribution des tâches ainsi que la coordination des délais sont souvent inefficaces dans ces conditions. Les dates dʼéchéance importantes peuvent facilement être oubliées, ce qui ralentit lʼensemble du processus et entraîne une charge de travail supplémentaire tant pour les clients que pour la fiduciaire.
Lʼexpérience des fiduciaires de longue date le montre clairement : il manque une plateforme centrale et cohérente permettant de gérer efficacement tous les mandants et tous les documents à lʼaide dʼun canal de communication intégré. Cʼest de ce besoin quʼest né AbaFiduciaire Next avec le cockpit fiduciaire pour optimiser les processus internes et le portail fiduciaire pour une communication fluide, transparente, et sécurisée avec le client. Seule une solution complète et intégrée permet dʼautomatiser efficacement les processus, dʼuniformiser lʼéchange dʼinformations et de garantir le respect des normes de sécurité les plus strictes.
« Plus de clarté et dʼefficacité grâce à un portail fiduciaire central. »
Yannick Fuchs, Partner FilmAccounting AG
Beaucoup de nos clients nous disent à quel point la collaboration était chronophage et peu claire sans un portail centralisé : il fallait rassembler péniblement des documents, clarifier des questions par téléphone ou par e-mail et fournir souvent plusieurs fois des informations importantes. Dans le rythme effréné du quotidien, cela causait régulièrement des retards et du travail supplémentaire.
Le besoin dʼune solution regroupant toutes les informations et documents pertinents en un seul endroit, et facilitant les échanges, est donc important. Nos clients souhaitent pouvoir mettre leurs documents à disposition de manière simple, consulter à tout moment le statut des tâches et organiser la communication de manière claire et compréhensible. Le nouveau portail fiduciaire nous permettra de répondre à ce besoin à lʼavenir : nos clients disposent dʼun aperçu clair de lʼessentiel, économisent un temps précieux et bénéficient dʼune collaboration nettement plus structurée.
Nous créons ainsi pour nos clients une meilleure vue dʼensemble et une plus grande efficacité – et leur permettons dʼavoir les espaces de liberté quʼils souhaitaient depuis longtemps.
Yannick Fuchs, Partner chez FilmAccounting AG
« Avec le portail fiduciaire Abacus, nous regroupons la communication et la collaboration en un seul endroit – pour plus dʼefficacité, de transparence et de sécurité. »
Deniz Sengül, Chief Operating Officer chez SWITRECO AG
Nos clients nous ont toujours dit à quel point la collaboration entre les différents canaux prenait du temps et constituait une source dʼerreurs : les documents étaient envoyés et reçus par e-mail, les délais se perdaient dans la boîte de réception et les questions devaient être clarifiées par téléphone. Cela entraînait souvent des retards et un surcroît de travail inutile, en particulier pour les tâches urgentes.
Le besoin dʼune solution uniforme et sécurisée, qui centralise la communication et la collaboration et qui implique activement nos clients dans les processus, sʼest fait de plus en plus pressant. Avec le portail fiduciaire Abacus, nous répondons à ce besoin : nos clients téléchargent leurs documents facilement et en toute sécurité, reçoivent des rappels automatiques des délais importants et communiquent directement avec nous sur le portail.
Nos clients bénéficient ainsi dʼune collaboration nettement plus efficace, transparente et sécurisée et gardent à tout moment une vue dʼensemble sur toutes les activités en cours.
Deniz Sengül, Chief Operating Officer chez SWITRECO AG