Le cockpit fiduciaire : une meilleure vue dʼensemble, moins de complexité

Les sociétés fiduciaires sont confrontées à de nombreux défis non seulement dans la communication externe et la collaboration avec leurs clients, mais aussi dans les processus internes. Lʼutilisation de différents outils et de processus manuels rendent difficiles la coordination des nombreuses tâches pour la multitude de clients différents avec des délais généralement serrés. Il manque souvent une vue dʼensemble centralisée, ce qui rend la transparence difficile et augmente le risque de ne pas tenir compte des délais ou des responsabilités. Cela entraîne une charge de travail importante et augmente le risque dʼerreurs dans la gestion des mandats.

Le cockpit fiduciaire dʼAbacus a été développé de manière ciblée pour répondre efficacement à ces défis actuels. Il représente le cœur numérique des fiduciaires modernes et établit de nouvelles références en matière de gestion efficace des mandats. La plateforme entièrement intégrée permet de gérer et de contrôler de manière centralisée lʼensemble des mandants, des tâches et des délais. Le cockpit fiduciaire simplifie et automatise les processus de travail centraux, réduit les sources dʼerreur et confère aux sociétés fiduciaires un avantage concurrentiel unique. En mettant clairement lʼaccent sur lʼautomatisation, la standardisation et la transparence, le cockpit fiduciaire réduit considérablement la complexité du travail quotidien et libère du temps pour offrir une prise en charge de haute qualité des clients.

Gestion centrale des mandants

La gestion centrale des mandants du cockpit fiduciaire offre une vue claire de tous les clients et de toutes les tâches, réunis en un seul endroit. Les tâches quotidiennes telles que la facturation, les clôtures annuelles ou les traitements des salaires peuvent être lancées directement depuis le cockpit, sans devoir passer par différents outils. La vue intermandants peut être adaptée de manière flexible aux besoins individuels. Cela permet de garantir une utilisation optimale des ressources, tant au niveau personnel quʼau niveau de lʼéquipe, en coordonnant et en contrôlant efficacement les délais et les tâches. Tous les collaborateurs ont un accès simultané à lʼensemble des tâches, des délais et des responsabilités grâce au cockpit central et voient le statut du traitement en temps réel. Cette collaboration sans faille permet de clarifier les responsabilités et dʼéviter les doublons ou les malentendus.

Gestion structurée des tâches

La gestion structurée des tâches garantit un traitement standardisé et efficace de toutes les tâches au sein de lʼentreprise. Les tâches sont saisies de manière centralisée et attribuées aux collaborateurs concernés. Les équipes peuvent ainsi travailler en temps réel sur des projets, suivre les avancées de manière transparente et organiser facilement des remplacements en cas dʼabsence. Les activités complexes telles que les clôtures annuelles sont exécutées de manière uniforme par tous les collaborateurs à lʼaide de workflows et de listes de contrôle prédéfinis individuellement. Cela garantit une qualité cohérente dans le traitement des tâches, facilite la prise en charge des remplacements et renforce la collaboration entre les équipes. Un autre avantage de la gestion des tâches est quʼelle permet dʼautomatiser les processus qui se répètent régulièrement, comme les clôtures comptables, les décomptes de salaire ou lʼenvoi des déclarations dʼimpôts, de les planifier à lʼavance et de les enregistrer comme tâches à effectuer. La gestion des tâches offre également un aperçu transparent de tous les indicateurs pertinents, ce qui permet dʼoptimiser en permanence les processus de travail et dʼutiliser les ressources de manière ciblée.

Gestion intelligente des échéances

La gestion intelligente des échéances est un autre atout majeur qui redéfinit lʼorganisation des tâches et des délais. Le cockpit fiduciaire accompagne les sociétés fiduciaires dans leur travail quotidien et leur offre un outil performant pour le suivi proactif de toutes les tâches et échéances. Grâce à des types de mandats prédéfinis, le système crée automatiquement des délais légaux pour des tâches telles que le décompte de la TVA. De plus, le cockpit fiduciaire génère des rappels automatiques pour les échéances et les tâches à venir, par exemple pour la remise de la déclaration dʼimpôts ou la clôture trimestrielle, et garantit ainsi le respect de toutes les obligations. Dans lʼensemble, la gestion intelligente des échéances assure une parfaite maîtrise des délais et représente un allègement considérable dans le quotidien souvent exigeant des fiduciaires.

En réunissant la gestion des mandants, des tâches et des échéances sur une plateforme intégrée, le cockpit fiduciaire fait passer lʼefficacité et la transparence des fiduciaires à un niveau supérieur. Lʼautomatisation et la standardisation des processus centraux permettent de minimiser les sources dʼerreur et dʼutiliser les ressources de manière optimale. Le cockpit fiduciaire permet ainsi dʼalléger sensiblement le travail quotidien et de créer des espaces de liberté pour un suivi des clients de premier ordre.

Depuis l’introduction du cockpit fiduciaire, en quoi votre quotidien a-t-il changé ? Quelles ont été les motivations et les réflexions à l’origine de sa mise en œuvre ?

Roman Wey : Avant lʼintroduction du cockpit fiduciaire, la gestion des tâches au sein de notre organisation était largement décentralisée. Chaque équipe disposait de sa propre méthode : listes Excel, échanges par e-mail ou simples notes papier. Avec la multiplication des mandats et la croissance des équipes, cette approche sʼest rapidement révélée complexe à gérer au quotidien. Il manquait une vue dʼensemble centralisée et une répartition claire des responsabilités. Lorsque plusieurs collaborateurs travaillent simultanément sur un même mandat, il devient essentiel de disposer dʼun espace commun où les tâches et échéances sont gérées de manière transparente et structurée.

Comme nous utilisions déjà avec succès de nombreux modules du logiciel Abacus – tels que la comptabilité, les ressources humaines ou encore AbaPlato pour la saisie des prestations et la facturation – il nous est rapidement apparu évident que nous devions nous concentrer sur le développement de la solution. La gestion des tâches devait, elle aussi, être pleinement intégrée dans cet environnement système. Le cockpit fiduciaire sʼest ainsi imposé comme une évolution naturelle, sʼintégrant parfaitement au portail MyAbacus. Son principal atout, celui qui change véritablement la donne, réside dans le fait que toutes les fonctions essentielles sont désormais réunies en un seul endroit, sans nécessiter ni interfaces supplémentaires, ni solutions parallèles.

Comment s’est déroulée l’implémentation du cockpit fiduciaire dans votre entreprise ?

Grâce au savoir-faire approfondi dʼAbacus au sein de notre équipe Aeberli Digital, nous avons pu mettre en place le cockpit fiduciaire de manière entièrement autonome. Cette approche nous a permis de modéliser directement dans le système des processus parfaitement adaptés à notre façon de travailler. Nous avons choisi de démarrer par un projet pilote clairement défini, auquel nos apprentis ont activement participé. Lʼobjectif était de centraliser leurs tâches tout en offrant aux responsables de mandats une vue dʼensemble complète et actualisée à tout moment. Cette phase pilote nous a permis de recueillir rapidement des retours précieux et dʼidentifier avec précision les points à optimiser.

Fort du succès de la phase pilote, nous procédons désormais à un déploiement progressif de la solution sur dʼautres mandats. Cette étape sʼaccompagne naturellement de défis en matière de gestion du changement, en particulier pour nos collègues les plus expérimentés. Lʼavantage du cockpit fiduciaire est cependant évident : la gestion des tâches intuitive sʼintègre de manière transparente aux processus Abacus existants. Cette continuité réduit considérablement les freins à lʼadoption et facilite une transition en douceur vers de nouveaux modes de travail numériques.

Quelles étaient vos attentes vis-à-vis du cockpit fiduciaire et dans quelle mesure ont-elles été satisfaites ?

Nous attendions du cockpit fiduciaire une répartition structurée des tâches, un suivi centralisé des échéances et une meilleure visibilité sur lʼavancement des mandats – et cʼest précisément ce que nous avons obtenu. La valeur ajoutée sʼest particulièrement révélée lors du projet pilote mené avec nos apprentis : les responsables de mandats disposent désormais à tout moment dʼune vue dʼensemble actualisée sur lʼétat dʼavancement des tâches, un atout essentiel notamment en cas de temps de travail partiel. Pour les apprentis, le système constitue également un outil de formation précieux, favorisant le développement de compétences en matière dʼorganisation personnelle et de responsabilité des processus. Enfin, grâce aux listes de contrôle intégrées et à une documentation claire, nous avons pu instaurer des standards uniformes, garants à la fois de la qualité et de lʼexhaustivité de notre travail.

Quels défis dans la gestion des tâches et des échéances avez-vous pu relever avec succès grâce au cockpit fiduciaire et quelles améliorations concrètes avez-vous pu obtenir ?

Le cockpit fiduciaire sʼest imposé comme un outil précieux dans notre travail quotidien. Il nous aide à organiser les tâches et les échéances de manière structurée dans le cadre de nos mandats, à respecter systématiquement les délais et à achever les tâches de manière fiable. Cela est particulièrement avantageux pour les collaborateurs travaillant à temps partiel, comme nos apprentis. Des listes de contrôle clairement définies et une documentation dʼaccompagnement nous permettent en outre de standardiser davantage la qualité des processus.

Lʼatout majeur demeure cependant la gestion proactive des mandats : nous voyons dʼun coup dʼœil combien de tâches sont encore ouvertes et où se profilent des goulots dʼétranglement. Cela nous permet de mieux cibler nos ressources. Cela ne favorise pas seulement lʼefficacité, mais crée en même temps de la sécurité – pour nous et nos clients.

La possibilité de centraliser toutes les informations et de garder ainsi à tout moment une vue dʼensemble des points en suspens et des responsabilités est particulièrement appréciée, quʼune personne travaille sur site ou à domicile. Cʼest justement lorsque la taille de lʼéquipe augmente que cette transparence est décisive pour définir clairement les responsabilités et éviter les doublons.

Un autre avantage est lʼintégration transparente dans notre environnement Abacus existant. Lʼinterface familière et lʼintégration dans MyAbacus nous évitent de devoir passer dʼun outil à lʼautre. Cela nous a permis dʼintroduire le cockpit à un coût raisonnable et de le développer en permanence. Bien sûr, la phase initiale a nécessité un certain changement de mentalité au sein de lʼéquipe et du temps pour définir proprement les processus, mais cet investissement en valait la peine. Aujourdʼhui, nous avons une vision beaucoup plus claire de notre quotidien et nous savons mieux où se trouvent les tâches à accomplir.