«La façon dont nous travaillons va changer»

DeepCloud AG a été fondée il y a un peu plus de deux ans. À lʼépoque, on parlait encore dʼune «boîte aux lettres digitale» comme vision d'un échange efficace de documents. Comment ce projet innovant a-t-il vu le jour ?

Kevin Forster: Depuis plus de trois décennies, Abacus développe avec succès des logiciels de gestion dʼentreprise, en mettant lʼaccent sur les logiciels ERP. Les exigences pour une comptabilité autonome et les échanges avec des clients de longue date ont montré quʼil y avait surtout un grand potentiel dans lʼéchange de documents avec les clients. Lʼidée dʼune boîte aux lettres digitale a donc vu le jour. Lukas Rudolf, fiduciaire chez Confides Treuhand AG, la qualifie dans son interview dʼ «élément décisif dans la chaîne informatique» pour pouvoir échanger des justificatifs sous forme numérique et les traiter directement avec lʼERP. Grâce à lʼintelligence artificielle (IA), nous avons la possibilité de simplifier encore le processus et surtout de lʼautomatiser.

Comment le projet a-t-il évolué depuis cette impulsion ?

Avec DeepCloud AG nous avons créé une nouvelle entreprise avec laquelle nous avons abordé la vision de la «boîte aux lettres digitale». Outre la constitution de lʼéquipe, nous nous sommes principalement concentrés, au cours de la première année, sur le développement des produits. Pendant la phase bêta de DeepBox à lʼété 2021, nous avons pu tester le produit avec quelques fiduciaires et continuer à lʼoptimiser. Cet échange et cette étroite collaboration avec les clients dʼAbacus nous sont très précieux et créent les bases dʼun produit qui peut être utilisé avec succès sur le marché. Le lancement de DeepBox a eu lieu à lʼautomne 2021 et la «Document Sharing Platform» est désormais à la disposition de tous les clients. Depuis le lancement de DeepBox, nous avons mis en place dʼautres produits et partenariats et lʼavons fait évoluer en un véritable écosystème. Les clients peuvent ainsi utiliser et combiner les produits et services selon leurs besoins.

Combien de fiduciaires utilisent déjà DeepBox ?

Depuis son lancement, nous avons maintenant 130 fiduciaires qui utilisent DeepBox pour lʼéchange et le traitement automatique des documents avec leurs clients.

Comment une entreprise peut-elle mettre en place une DeepBox et quelles en sont les conditions ?

DeepBox est une solution en ligne, ce qui signifie quʼaucune installation nʼest nécessaire. En tant quʼentreprise, il est possible de sʼenregistrer sur app. deepbox.swiss et de mettre immédiatement en place une DeepBox. Dans la DeepBox, il est ensuite possible dʼinviter dʼautres collaborateurs en tant que membres, de sorte que tous aient accès aux fichiers et puissent collaborer efficacement.

Quels autres avantages de DeepBox voyez-vous ?

Nous voulons parvenir à un échange de documents simple et efficace en utilisant DeepBox comme plateforme centrale et en reliant numériquement les différentes personnes ou organisations entre elles. Les documents ou les données sont ensuite traités directement et automatiquement via des interfaces avec dʼautres systèmes. Un exemple de comptabilité: ici, tous les justificatifs peuvent être échangés de manière électronique avec les clients et traités automatiquement. La numérisation et lʼautomatisation de ces processus permettent un gain considérable en productivité. DeepBox relie dʼune part différentes parties entre elles, et dʼautre part, permet de disposer ainsi dʼun processus uniforme et dʼun système de classement central où tous les documents et données sont facilement accessibles.

Vous parlez dʼun gain en productivité. Quel est le processus classique pour y parvenir ?

En tant quʼentreprise, il est possible de mettre en place une box par client au sein de la DeepBox. On a ainsi un espace propre à chaque client, qui est aussi directement partagé avec lui. Ainsi, toutes les parties impliquées y ont accès. Grâce aux applications mobiles, à lʼapplication de bureau ou simplement à lʼapplication web (app.deepbox.swiss), le client peut très facilement numériser ou télécharger des documents physiques et numériques. Dans la boîte, le type de document et les métadonnées sont automatiquement analysés et saisis pour un traitement direct. Les données préparées peuvent être vérifiées une nouvelle fois avant dʼêtre traitées et déposées au bon endroit dans la DeepBox. Un document est ainsi traité directement en quelques secondes, sans aucune intervention manuelle.

La DeepBox est-elle uniquement un produit pour les fiduciaires ou peut-elle être utilisé dans dʼautres domaines ?

DeepBox peut être utilisée partout où des documents doivent être échangés, classés ou traités. La connexion à Abacus DEEP ou Swiss21 permet de télécharger ou de traiter facilement des documents. Mais DeepBox peut aussi être utilisée gratuitement comme plateforme de partage de documents sécurisée, hébergée en Suisse, sans connexion ERP.

Outre Abacus et Swiss21, existe-t-il déjà dʼautres interfaces pour DeepBox ?

Nous avons également créé une interface avec YAPEAL afin de pouvoir déclencher directement des paiements. Actuellement, nous discutons de nouvelles possibilités avec des organisations dʼautres secteurs, comme les agences immobilières. Les produits DeepCloud sont conçus de manière à pouvoir être utilisés par dʼautres éditeurs de logiciels via des API dites REST. Nos produits peuvent ainsi être intégrés de manière élégante dans des systèmes tiers.

DeepO permet de saisir et de traiter automatiquement différents types de documents et de métadonnées en se basant sur lʼintelligence artificielle. Il est toutefois difficile dʼatteindre une précision de 100% lors de la lecture des données dans ce domaine. Où en sommesnous actuellement et quʼest-il encore prévu en matière de traitement automatique des documents ?

Les informations non structurées sont plus difficiles à reconnaître pour un système et à préparer de manière à ce quʼelles puissent être correctement comptabilisées automatiquement. Notre objectif reste toutefois lʼamélioration continuelle du système afin dʼatteindre une précision optimale. En Suisse alémanique, nous sommes déjà à un niveau de précision très élevé. Mais nous avons aussi développé DeepO de manière à ce que lʼon puisse définir soi-même les champs que lʼon souhaite voir reconnus sur un document. Il est ainsi très facile de construire ses propres logiques et de saisir les valeurs dont on a besoin pour un processus individuel. Dans une prochaine étape, nous travaillerons sur la reconnaissance des positions dans DeepO, afin que les positions de facturation avec des comptes et des sections de frais différents, par exemple, puissent être imputés.

Quels sont les défis à relever lors de lʼintroduction de nouvelles applications basées sur des technologies innovantes ?

Nous essayons ici de remplacer les processus manuels par un système intelligent et dʼaider ainsi les clients dans leur travail quotidien. Nous devons donc faire comprendre que la technologie nʼest pas là pour remplacer lʼhomme. La manière dont nous travaillons va changer, mais lʼeffet le plus important sera de compléter les compétences humaines.

La question de la sécurité se pose souvent pour les solutions de Cloud computing. Comment DeepCloud aborde-t-il cette question ?

Il est important que les entreprises se penchent sur des questions telles que la protection des données et la cybersécurité. Souvent, lʼattitude vis-à-vis des solutions Cloud se focalise sur les risques. Il ne sʼagit toutefois pas seulement dʼexternaliser la capacité des serveurs. Le Cloud permet plutôt de participer aux développements technologiques, comme lʼIA, et est donc très important pour la digitalisation des entreprises. La société DeepCloud est certifiée ISO27001 et respecte donc un standard de sécurité élevé avec des tests réguliers. La communication par Internet est cryptée et les données sont stockées dans différents centres de données en Suisse. Avec DeepID, nous poursuivons en outre lʼobjectif dʼaméliorer encore lʼauthentification lors de la connexion à DeepBox. La cybersécurité est un sujet important et, en tant que DeepCloud AG nous nous en occupons quotidiennement afin de pouvoir protéger au mieux les données contre les cyberattaques.

Comment se présente lʼévolution de DeepBox ?

Dans les mois à venir, nous voulons également permettre lʼenvoi de documents avec la DeepBox. Ainsi, les documents peuvent être reçus directement avec la DeepBox et traités avec lʼERP. Concrètement, cela signifie, par exemple, que les factures ou les commandes peuvent être échangées directement avec les clients et les fournisseurs avec la DeepBox. De plus, les clients attendent une solution dʼarchivage au sein de la DeepBox. Dans les mois à venir, nous voulons satisfaire aux exigences légales afin de pouvoir proposer un archivage à long terme.

Chez DeepCloud AG, cela fait longtemps que tout ne tourne plus autour de la DeepBox uniquement. Avec dʼautres produits comme DeepV, DeepID ou DeepSign, un écosystème a été mis en place en très peu de temps. Quelles sont les considérations sous-jacentes ?

Nous avons identifié des potentiels dans différents domaines, ce qui nous a permis de développer dʼautres produits. Comme pour la DeepBox, nous poursuivons lʼobjectif de processus numériques simples qui conduisent à une augmentation de lʼefficacité.

Avec le tout dernier produit DeepSign, vous proposez un service de signature numérique sécurisé. Comment en est-on arrivé à ce complément pour la DeepBox ?

Nous avons constaté que les clients Abacus ont souvent un processus de signature très inefficace. La signature de documents par la voie postale classique ou par courrier électronique est souvent très longue, peu claire, coûteuse et pas toujours sûre. En combinant la DeepBox, nous offrons à nouveau un processus plus simple, grâce auquel le document peut être stocké de manière centralisée et où le statut de la signature peut être suivi numériquement. Nous avons donc décidé de mettre en place en quelques mois notre propre service de signature, qui répond également aux exigences légales courantes.

Comment utiliser DeepSign ?

En activant DeepSign dans la DeepBox, le processus de signature peut être lancé directement dès quʼun document est téléchargé. Différents types de signatures juridiquement valables sont disponibles et peuvent être utilisés en fonction du document. Pour la signature avancée et qualifiée, la vérification de lʼidentité passe actuellement par Swisscom. À moyen terme, nous utiliserons notre propre service dʼidentification, DeepID, afin de pouvoir, là aussi, optimiser encore davantage le processus.

Est-ce que DeepSign peut aussi être utilisé dans Abacus ?

Oui, nous avons déjà intégré DeepSign dans les différentes applications Abacus. Le processus peut donc être lancé directement dans lʼapplication et fonctionne immédiatement. La facturation par signature se fait alors à nouveau avec la DeepBox.

Avec DeepV, il existe encore un autre produit qui est déjà utilisé avec succès par de nombreux clients Abacus. De quoi sʼagit-il ?

DeepV est un outil de Business Intelligence qui permet de visualiser très facilement les données du logiciel Abacus. Les tableaux de bord créés peuvent ensuite être déposés dans la DeepBox ou partagés à lʼaide dʼun lien. On a ainsi la possibilité dʼeffectuer des analyses simples avec les données et de prendre des décisions.

DeepCloud nʼa cessé dʼévoluer au cours des derniers mois et ne propose pas seulement une boîte aux lettres digitale. Que pouvons-nous attendre dʼautre ?

Avec DeepBox, DeepO, DeepV, DeepSign et DeepID, nous avons créé un écosystème complet en très peu de temps. Dans une prochaine étape, nous allons élargir et optimiser les produits. Nous allons certifier DeepID en tant que solution dʼidentification pour les signatures et lʼintégrer ensuite à DeepSign. Mais ce produit contient encore dʼautres potentiels et sera également utilisé à lʼavenir comme service dʼauthentification sécurisé lors de la connexion à la DeepBox. 

En revanche, pour DeepSign, nous travaillons déjà avec certains partenaires afin de pouvoir intégrer le service de signature dans dʼautres systèmes tiers. Parallèlement, le développement de DeepSign en tant que produit se poursuit. À lʼavenir, il y aura également une «Seal option», où les informations relatives aux signatures pourront être stockées de manière décentralisée dans la blockchain. Il y a donc encore beaucoup de potentiel et de cas dʼutilisation passionnants que nous souhaitons aborder. Lʼéchange avec les clients nous montre à chaque fois quels sont les besoins du marché. Cette approche a déjà permis par le passé un développement efficace et réussi des produits, et je me réjouis de poursuivre cette bonne collaboration à lʼavenir.