«Avec DeepBox, les clients de la fiduciaire bénéficient de services numériques»

min de lecture

La collaboration entre les fiduciaires et les clients change fondamentalement. Grâce à la digitalisation, un nouveau mode de travail simplifié fait son apparition. C'est notamment grâce à des utilisateurs comme Lukas Rudolf qu'Abacus Research peut finaliser aujourd'hui le développement de la DeepBox, une boîte aux lettres intelligente servant de plateforme pour l'échange électronique et le traitement automatisé de documents. Lukas Rudolf, fiduciaire invétéré, a été quelque peu irrité par le fait que l'on parle certes beaucoup de numérisation depuis des années, mais que peu de choses concrètes soient apparues sur le marché. Dans un entretien avec la rédaction de Pages, il explique ses visions du marché, ce qui est différent chez Abacus, et l'utilisation de la DeepBox pour les fiduciaires.

Vous utilisez la DeepBox dans votre entreprise Confides Treuhand en tant que testeur alpha depuis un peu plus dʼun an maintenant. Quelle est votre expérience en la matière ?

Lukas Rudolf: J’ai vite compris qu’à l’avenir, tous les justificatifs de nos clients ne seraient plus qu’échangés et traités de manière électronique. Grâce à Deepbox, cette vision est devenue une réalité. Aujourd’hui, nous sommes devenus beaucoup plus rapides, efficaces et rentables dans la tenue de la comptabilité que nous réalisons pour nos clients.

Il y a un peu plus de deux ans, vous avez donné lʼimpulsion au développement dʼune plateforme de partage pour les fiduciaires et les clients. Comment avez-vous eu cette idée ?

Ces dernières années, l’informatique a considérablement modifié notre travail de fiduciaire. Depuis, plusieurs nouvelles technologies et applications ont vu le jour dans notre secteur, comme les solutions ERP basées sur le web, les applications pour smartphones et l’e-banking. Abacus, par exemple, avait déjà lancé il y a plusieurs années AbaWeb, une solution qui permet aux clients de saisir des écritures directement sur notre plateforme et d’établir les évaluations correspondantes. Mais certains clients ne veulent pas le faire eux-mêmes et préfèrent confier ce service à leur fiduciaire. Dans ce cas, il manquerait aux fiduciaires non seulement du personnel, mais aussi un élément décisif de la chaîne informatique: une boîte aux lettres électronique suffisamment intelligente pour saisir, trier, traiter et classer automatiquement et correctement des documents tels que justificatifs, documents fiscaux, factures et documents de révision. Cette idée a trouvé un terrain fertile chez Abacus, si bien que nous sommes fiers d’annoncer que nous avons apporté une contribution non négligeable au développement de la DeepBox, qui maîtrise précisément cette fonction.

Lʼimpulsion initiale, qui a eu lieu en 2019, a déclenché chez Abacus une dynamique de développement insoupçonnée. Même dans les applications financières traditionnelles, cet outil de numérisation a déclenché une véritable poussée dʼinnovation. Savez-vous quelle direction prend cette évolution ?

Notre réponse est simple: nous sommes en pleine mutation. Les processus simples sont numérisés. La fiduciaire classique est «out». Dans un premier temps, les écritures, c’est-à-dire les documents, sont traitées de façon numérique. L’objectif à long terme est que la DeepBox devienne en Suisse le standard pour la notification, la collecte et le traitement ultérieur de documents de toute nature, c’est-à-dire la plateforme de numérisation la plus utilisée. Cela implique également l’intégration d’applications tierces.

Combien de vos clients ou mandants utilisent déjà une DeepBox ?

Nous n’en sommes qu’au début. À ce jour, 19 de nos quelque 1000 clients utilisent une DeepBox. En moyenne, environ 600 pièces et documents sont ainsi traités mensuellement.

«Jʼai vite compris quʼà lʼavenir, tous les justificatifs de nos clients ne seraient plus quʼéchangés et traités de manière électronique. Grâce à Deepbox, cette vision est devenue une réalité.»

Lukas Rudolf, Confides AG

Où sont stockés les données et les documents de vos utilisateurs DeepBox ?

Ils se trouvent dans un centre de données en Suisse, garantissant ainsi le stockage des données et des documents dans un environnement sécurisé.

Comment les documents sont-ils placés dans la DeepBox ?

Ils sont par exemple photographiés par le client lors de la réception d’un reçu dans un restaurant avec l’appareil photo d’un smartphone et arrivent sous forme de données via l’application DeepBox qui les classera automatiquement dans le bon dossier. Les documents peuvent également être envoyés par e-mail ou sous forme de fichier PDF scanné. Certains clients utilisent un pilote d’imprimante qui permet, lors de l’impression physique d’une facture client, d’enregistrer un PDF directement dans la DeepBox.

Quel est le degré de complexité de la mise en place de DeepBox ?

Cela ne prend pratiquement pas de temps. Nous pouvons ouvrir une DeepBox pour chacun de nos clients en quelques secondes. De plus, Deepbox ne demande pas de gros investissements» dans notre cas, nous avons simplement payé une option d’environ Frs 200.– pour la licence. Lorsque nous présentons DeepBox à nos clients, les portes sont toujours grandes ouvertes car ils attendaient une solution aussi simple d’utilisation pour franchir le pas de la digitalisation. Le fait qu’il n’y ait quasiment pas de frein technique et financier à l’installation et à la mise en service de la DeepBox nous convient parfaitement.

DeepBox chez les clients de Confides

19

DeepBox sont actuellement en service.

600

documents sont enregistrés en moyenne chaque mois dans les DeepBox.

Quels sont les coûts de fonctionnement dʼune DeepBox ?

Cela dépend du nombre de documents échangés avec la DeepBox. Le prix commence à Frs 9.– par mois. Les coûts de la DeepBox sont rapidement rentabilisés car notre charge de travail est réduite et par conséquent, la comptabilité est moins chère pour le client. D’autant plus qu’il peut, lui aussi, économiser les coûts internes liés à la tenue d’une comptabilité des créanciers.

Quels sont les avantages de la DeepBox pour une fiduciaire ?

Le plus grand avantage de l’utilisation de la DeepBox est l’élimination de la «montagne de papier». Comme les clients scannent eux-mêmes leurs factures fournisseurs et n’ont plus qu’à nous déposer les documents PDF dans la DeepBox, nous n’avons plus à nous occuper des justificatifs papier, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps. De plus, toutes les factures qui nous sont soumises sont automatiquement analysées, attribuées et imputées dans la comptabilité des créanciers ou dans les mandats de comptabilité financière. Le traitement entièrement automatisé, actuellement en cours de développement, devrait être finalisé prochainement. Il permettra de définir certains critères tels que l’origine ou l’auteur de la facture, le montant, de sorte que ces factures soient automatiquement comptabilisées sans intervention de la fiduciaire.

Que reste-t-il à faire et quels sont les objectifs ?

Il ne nous reste plus qu’à nous occuper des exceptions. L’automatisation des processus permet un gain en productivité considérable. La digitalisation avec DeepBox simplifie les processus administratifs pour la comptabilité. Nos clients en profitent grâce à une réduction des frais. Elle permet à nos collaborateurs d’encadrer et de servir plus de clients qu’auparavant. C’est un avantage considérable, notamment en période de pénurie de main-d’œuvre qualifiée. Ainsi, DeepBox nous aide à améliorer la qualité de notre service auprès de nos clients mais aussi à nous développer, car même si le volume de documents augmente, il n’y a pas de travail manuel supplémentaire. Nos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée auprès de la clientèle.

Est-il possible de quantifier ce gain en productivité pour Confides ?

Cela est difficile à mesurer. Mais je suis convaincu que les ressources ainsi libérées pourront être utilisées pour fournir des prestations de conseil plus étendues, plus approfondies et à plus forte valeur ajoutée, mais aussi pour acquérir et accompagner de nouveaux clients.

À propos de Confides Treuhand

Confides soutient les moyennes entreprises de tous les secteurs en Suisse et à l'étranger en leur proposant des services dans les domaines de la fiducie, du conseil en gestion, de l'audit et de l'immobilier. Les services proposés vont de la négociation de contrats à la création d'entreprises, en passant par l'accompagnement en matière de ressources humaines, le règlement de successions, les révisions et les contrôles spéciaux. L'accent est actuellement mis sur les fiches de paie. 35 collaborateurs travaillent actuellement pour environ 1000 clients dans les succursales de Bâle, Frauenfeld, Frick, Gossau, Herisau et Malters. Pour la comptabilité et la gestion des comptes, Confides utilise depuis 1987 le logiciel Abacus. Environ 300 clients travaillent avec la solution Cloud AbaWeb et DeepBox est installée chez 19 clients pour le traitement des documents.

www.confides.ch

Voyez-vous dʼautres avantages pour les fiduciaires?

Toutes les factures électroniques sont stockées dans la DeepBox du mandant. Elles sont faciles à retrouver, tant pour le client que pour la fiduciaire, grâce à l’indexation de tous les documents enregistrés par la création préalable de mots-clés et de métadonnées correspondants. Ainsi, trouver un document particulier ou une catégorie de documents similaires, comme les factures d’entretien pour les biens immobiliers, est un jeu d’enfant. Enfin, une DeepBox est aussi un instrument optimal pour fidéliser les clients. Car une fois que l’on a fait l’expérience de la valeur ajoutée des processus numériques avec la DeepBox, on ne devrait plus pouvoir s’en passer.

Pourriez-vous expliquer cela plus en détail?

La collaboration entre la fiduciaire et le client est intensifiée par l’utilisation de la Deepbox, car tous restent en contact permanent. Et c’est précisément ce qui favorise les relations avec les clients. Il ne faut pas non plus sous-estimer le fait qu’il est ainsi plus facile pour le collaborateur de la fiduciaire de rassembler en peu de temps toutes les données nécessaires à une déclaration d’impôt, puisque tous les documents utiles sont disponibles dans la DeepBox. Il n’est donc plus nécessaire de demander au client des documents complémentaires.

Voyez-vous dʼautres avantages ?

En raison du manque actuel de personnel qualifié sur le marché, DeepBox peut au moins aider les fiduciaires à utiliser plus efficacement leurs capacités existantes. De plus, les remplacements interagences seront plus faciles si tous les mandats, données et justificatifs sont centralisés au même endroit. DeepBox peut également constituer un atout en termes d’image pour une fiduciaire. Celle-ci se positionnera comme un partenaire innovant et moderne pour ses clients en intégrant la DeepBox dans ses services fiduciaires.

Quʼen est-il pour les PME ?

Notre expérience nous a appris que les PME apprécient de pouvoir déléguer les tâches administratives à leur fiduciaire, surtout les opérations fastidieuses qui leur prennent du temps. Elles peuvent ainsi mieux se concentrer sur leurs véritables compétences métier.

Dʼautres avantages pour les entreprises ?

DeepBox peut aussi aider à mettre de l’ordre dans le chaos. Une fois mis en place, elle rend les tâches administratives plus simples et plus transparentes, car dans la DeepBox, les informations sont classées dans une structure logique de dossiers. Cela lui permet de devenir la véritable plaque tournante de la collaboration avec les clients fiduciaires. Grâce au traitement numérique plus rapide des justificatifs avec la DeepBox – après contrôle préalable des propositions d’imputation par l’expert-comptable – la comptabilité est toujours à jour et la direction de la PME peut s’appuyer sur des chiffres et des informations de gestion actualisés, qui lui permettront de réagir plus rapidement et de prendre également de meilleures décisions.

Les clients veulent-ils et ont-ils besoin dʼune comptabilité actualisée au jour le jour ?

Oui, les clients attendent même de pouvoir se référer à des chiffres actuels, d’autant plus qu’une comptabilité ne fonctionne pas seulement comme une «rétrospective historique» de l’exercice écoulé. Enfin, ils veulent obtenir des informations pertinentes pour la direction à partir de chiffres actuels.

Existe-t-il une liste récapitulative ou un instrument permettant à la fiduciaire dʼavoir une vue dʼensemble de ce qui est encore en suspens ou non traité dans telle ou telle DeepBox ?

La vue d’ensemble avec les dossiers contenant des documents encore non traités suffit amplement. En outre, un utilisateur peut définir des «deadlines» à respecter pour les documents. Ils sont affichés de manière claire dans une brique. Il en va de même dans la boîte de réception pour toutes les boîtes contenant des documents en attente. Cela garantit aux fiduciaires une vue d’ensemble des documents en suspens ou des «deadlines» en tout temps.

Quel est votre avis sur DeepBox ?

Pour une fiduciaire, DeepBox est l’instrument idéal pour se lancer dans une relation client basée sur le numérique. Notre rôle de conseiller et de prestataire de services pour le compte des PME est clairement renforcé grâce à la DeepBox. Elle devient une composante centrale de la stratégie future de chaque fiduciaire. Par conséquent, nous sommes en mesure d’assumer le rôle de CFO externalisé pour les PME qui le souhaitent. Et en regardant plus loin que le bout de mon nez, je fais même le pari que DeepBox deviendra une solution standard universelle lorsqu’il s’agira de l’échange automatisé de documents en général. Car il est certain que si tout le monde utilise cette boîte aux lettres électronique, les affaires quotidiennes pourront être traitées beaucoup plus efficacement et rapidement.

Lukas Rudolf

Après une formation commerciale dans le bureau fiduciaire de son père, Lukas Rudolf obtient un certificat de spécialisation en comptabilité/finance. Entre-temps, il travaille dans le service de comptabilité d'une banque avant de retourner dans l'entreprise familiale. Il découvre le logiciel de gestion financière Abacus en 1987 et s'engage en tant que partenaire Abacus en 1995. Il fait partie de la direction de Confides Treuhand, une société d'experts fiduciaires.