Les rouages de la numérisation

Savez-vous ce que signifie "ELM" ? Qui est "Swissdec" ? Ce que l’on peut faire avec le "KLE" ? Avez-vous déjà entendu parler d’ "XBRL" ? Saviez-vous que rien ne fonctionne sans "API"? Non ? Alors tout va bien ! Cela signifie probablement que le logiciel avec lequel travaille votre entreprise a été conçu par des personnes qui ont étudié de manière approfondie la norme ELM et les autres standards. Et si personne dans votre entreprise n'a de problème avec "Swissdec", alors aucune raison d’en parler. Pourtant, ces normes font partie de l’engrenage caché de la numérisation, et elles sont de plus en plus nombreuses.

Depuis le début de la crise du Covid-19, nous savons à quoi ne devrait pas ressembler la numérisation : l’utilisation d’un fax pour envoyer au Département fédéral de la santé une photocopie d'un formulaire, dont le contenu sera ensuite laborieusement saisi manuellement dans une base de
données. Si la numérisation permet de gagner temps et argent, et de rendre certains processus fastidieux ridiculement simples, la numérisation peut parfois également paraître extrêmement ennuyeuse. Un exemple récent est la norme formulée minutieusement par l'association "Swissdec", une norme visant à ce que les logiciels de gestion des salaires puissent envoyer certaines données spécifiques au bon format, au bon destinataire. Ces données pourront alors être récupérées par d'autres logiciels et seront traitées automatiquement. Ce processus fait appel à la norme suisse en matière de salaire (ELM). Cela n’a rien de spectaculaire, mais évite un travail fastidieux de saisie de données.

Les rouages de la numérisation ; les normes, les standards et les interfaces, permettent de faire beaucoup plus. Prenons la norme XBRL, qui régit la collecte et l'échange électronique de données financières. Avec la norme XBRL, les bilans et PP de l'entreprise peuvent être transmis par voie électronique - à une banque, entre autres. Les  centres de calcul de la banque peuvent alors traiter eux-mêmes ces données et proposer automatiquement l’octroi ou non d’un prêt, épargnant ainsi aux divers interlocuteurs une quantité de tâches manuelles sans valeur ajoutée.

Plus la numérisation avance, plus les engrenages deviennent petits, spécifiques et nombreux. Il ne s'agit plus seulement de standards pour l'échange automatisé de données entre les entreprises, les compagnies d'assurance et les autorités, mais également de rendre des processus entiers numériques de bout en bout. Imaginez un menuisier qui, à l’aide de son collègue, installe une nouvelle cuisine dans la ferme rénovée d'un client. Le travail d’installation prend plusieurs jours, il y a des déplacements en véhicule et des repas pris à l’extérieur. S'ils disposent de la bonne application sur leur smartphone, ils n'ont plus besoin d'enregistrer les kilomètres effectués sur un fichier excel ou de conserver les reçus des repas pris au restaurant. Sans même parler du rique d’en perdre quelques-uns... Non, une banque en ligne comme Yapeal traite en temps réel leur paiements au restaurant et à la station-service. Il leur suffit de prendre en photo les tickets de caisse avec leur smartphone. Les kilomètres sont enregistrés avec la même application. Ensuite, on laisse tourner les engrenages de la numérisation qui vont transférer les dépenses vers le logiciel de gestion, et affecter  automatiquement le tout sur le bon projet et sur le collaborateur en question. Et si tout est conforme et validé, le menuisier verra ses frais remboursés sur sa carte Yapeal directement. Une solution efficace pour tout le monde, et finalement pas si compliquée, ni si ennuyante.