Solution de facturation simple dans l'environnement Fiduciaire Abacus

Standard facturation assure une nette augmentation de l'efficacité

Comment avez-vous découvert le mandant de facturation standard ?

Susan Bosshart : Notre fiduciaire, Witreva AG, nous a informés que notre logiciel actuel ne serait plus développé et nous a recommandés de passer au logiciel de gestion Abacus. Au début, nous avons envisagé d'externaliser la facturation sur un logiciel séparé. Cette approche a toutefois été rapidement abandonnée, car nous voulions profiter des avantages d'une solution intégrée. L'étroite collaboration entre notre fiduciaire et le partenaire Abacus, Dorean AG, a finalement permis de mettre en œuvre la solution optimale pour nous.

Quels ont été les plus grands défis lors de l'introduction ?

SB : Le plus grand défi a été de décider quelles données devaient être reprises de l'ancien système. Nous avons procédé différemment selon les mandants. Pour le mandant Nova Energie Ostschweiz AG, nous avons entièrement ressaisi les données de base, car la base de données de l'ancien logiciel était inutilisable. Dans un autre mandant, où nous gérons la facturation des membres, nous avons pu reprendre toutes les données existantes.

Quels besoins avez-vous pu couvrir avec le logiciel Abacus ?

SB : La numérisation a été une étape importante pour nous. Depuis l'introduction du logiciel Abacus, nous travaillons de manière beaucoup plus efficace. Nous envoyons désormais la plupart des factures par e-mail plutôt que par courrier, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts, notamment pour les 350 factures des membres. La Comptabilité des créanciers a également été simplifiée : les factures sont scannées et enregistrées sous forme numérique, éliminant ainsi l’archivage physique.

Existe-t-il des fonctionnalités spécifiques du logiciel qui facilitent votre travail ?

SB : Oui, absolument. Les raccourcis comme F2, F4 et F5 ainsi que les liens existants sont des fonctions très utiles pour naviguer rapidement entre les programmes ou pour créer un nouvel enregistrement. J’apprécie particulièrement la possibilité d’accéder directement à d’autres programmes depuis une interface unique. Cela facilite considérablement le travail avec les programmes Abacus. L’accès immédiat aux données de base, où que l’on se trouve, est un grand avantage pour moi.

Numérisation pas à pas avec de multiples systèmes Abacus

Quels sont, selon vous, les principaux avantages de la Gestion des commandes Abacus pour Nova Energie Ostschweiz AG ?

SB : La numérisation est sans aucun doute un atout majeur. Il est particulièrement appréciable de ne plus avoir à conserver physiquement les documents dans des classeurs. De plus, le développement continu du logiciel Abacus nous assure que nous avons fait le bon choix.

Dans quel domaine placez-vous la Gestion des abonnements au sein de la Gestion des commandes ?

SB: Pour cela, nous avons un mandant spécial pour une succursale dont nous nous occupons. Dans celui-ci, nous facturons une fois par an les cotisations des membres pour une association. Les factures sont générées en fonction de différentes catégories, puisque les membres sont des particuliers, des communes ou des entreprises. Ensuite, les factures par domaine sont regroupées en un seul traitement et facturées avec une seule position de facture.

Comment mettez-vous en œuvre la numérisation avec le logiciel Abacus ?

SB : Notre priorité est l’archivage numérique dans un dossier électronique. Pour la gestion des salaires, nous utilisons MyAbacus, qui permet à nos collaborateurs d’accéder facilement à leurs décomptes de salaire et aux certificats de salaire. Le processus de visa dans la Comptabilité des créanciers a également été numérisé : au lieu d’un système fastidieux sur papier avec tampons, tout se fait désormais automatiquement en un clic via MyAbacus.

En conclusion : quel bilan tirez-vous de la Gestion des commandes Abacus ?

SB : Je suis très satisfaite du passage au logiciel de gestion Abacus. J'apprécie particulièrement le fait que nous n'ayons pas besoin d'interfaces supplémentaires et que toutes nos exigences puissent être gérées au sein d’un seul programme. Cela rend la solution très efficace pour nous.