Régler correctement les frais

Qu'est-ce qu'un règlement des frais ?

Un règlement des frais est une directive interne qui définit les frais remboursés aux collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle, la manière dont ils doivent être décomptés et les justificatifs requis. Il règle notamment le remboursement des frais de transport, de repas et d'hébergement ainsi que des frais de représentation.

L'objectif d'un règlement des frais est de créer de la transparence et de l'uniformité dans le décompte des frais, d'éviter les malentendus et d'offrir une sécurité juridique aussi bien aux collaborateurs qu'à l'entreprise. En même temps, s'il a été approuvé par l'autorité fiscale cantonale, il sert de preuve que les frais remboursés sont effectivement liés à l'activité professionnelle et ne doivent pas être considérés comme un salaire soumis à l'impôt ou aux assurances sociales. Un règlement des frais bien structuré est un instrument central pour les PME suisses afin de réduire la charge administrative, de minimiser les risques fiscaux et d'augmenter la satisfaction des collaborateurs.

Quelles sont les entreprises qui ont besoin d'un règlement des frais ?

En Suisse, il n'existe aucune obligation légale de rédiger un règlement des frais. Toutefois, un règlement des frais est recommandé pour toutes les entreprises qui remboursent des frais. Il est particulièrement utile pour les entreprises ayant un volume de frais important, beaucoup de déplacements ou de voyages professionnels, ou lorsque des frais forfaitaires sont remboursés. Pour les petites entreprises avec des frais peu nombreux et rares, un règlement conçu de manière plus simple peut suffire. Toutefois, dès que des frais forfaitaires sont appliqués ou que de nombreux collaborateurs sont concernés, il est conseillé de rédiger un règlement des frais détaillé.

Quels sont les aspects à définir dans un règlement des frais ? 

Un règlement des frais devrait contenir les aspects suivants :

• Champ d'application : à quels collaborateurs (par ex. service, position dans l'entreprise) le règlement s'applique-t-il ?
• Définition des frais pour l'entreprise : quelles dépenses sont considérées comme des frais (par exemple, les déplacements, les repas, l'hébergement, la représentation, la téléphonie, les vêtements de protection) ?
• Modalités de remboursement : les frais sont-ils remboursés de manière effective (sur présentation de justificatifs) ou de manière forfaitaire ? Y a-t-il des plafonds ?
• Obligations de preuve : quelles sont les pièces justificatives à fournir ? Comment s'effectuent le contrôle et la validation ?
• Exclusions : quels sont les frais qui ne sont expressément pas reconnus comme frais (par ex. trajet pour se rendre au travail, dépenses privées, dépenses de luxe) ?
• Processus : comment se déroulent les décomptes de frais, qui les valide, comment s'effectue le paiement ?
• Réglementation des modifications : comment les adaptations du règlement sont-elles effectuées ?

À propos : les modèles et règlements types de la Conférence suisse des impôts ou des administrations fiscales cantonales constituent une bonne base pour l'élaboration de règlements de frais personnalisés pour les entreprises.

Les entreprises doivent-elles faire approuver le règlement des frais par l'autorité fiscale cantonale compétente ?

L'approbation d'un règlement des frais par les autorités fiscales cantonales est vivement recommandée, en particulier pour les règlements prévoyant des frais forfaitaires et/ou des règles étendues en matière de frais. Un règlement approuvé peut offrir les avantages suivants :

• L'administration fiscale accepte les frais en tant que tels et ne les traite pas comme un salaire imposable ou soumis aux cotisations sociales. Cela crée une sécurité juridique pour les entreprises et les collaborateurs.
• Le règlement est reconnu dans toute la Suisse s'il a été approuvé par l'autorité fiscale du canton du siège.
• Les exigences relatives à la déclaration des frais dans le certificat de salaire sont simplifiées. Si des frais forfaitaires ont été approuvés dans le règlement des frais, seuls ces frais doivent être indiqués. 

Mais l'approbation du règlement des remboursements de frais entraîne également des obligations. Les entreprises disposant d'un règlement des frais approuvé s'engagent 

• à rembourser, avec les indemnités fixées dans le règlement des frais, toutes les dépenses auxquelles les collaborateurs ont droit en vertu des articles 327 ss. CO ;
• à faire approuver toute modification du règlement des frais par l'autorité fiscale compétente avant son application.

Pour les entreprises comptant moins de dix bénéficiaires de frais forfaitaires, l'autorisation n'est généralement pas obligatoire, mais là encore, il peut être utile de conclure ce que l'on appelle un accord sur les frais avec l'administration fiscale. Pour les frais purement effectifs (sans forfaits), un règlement interne non approuvé par les autorités fiscales est souvent suffisant, pour autant que les principes du guide du certificat de salaire soient respectés.

Comment garantir le respect des règlements des frais dans le travail quotidien ?

Le respect systématique d'un règlement des frais est décisif pour les PME suisses afin de minimiser les risques juridiques et financiers. Les mesures suivantes ont fait leurs preuves dans la pratique :

Conclusion

Un règlement des frais clairement formulé et - si nécessaire - approuvé par les autorités fiscales cantonales est un instrument central pour les PME suisses afin de minimiser les risques fiscaux, de réduire la charge administrative et d'augmenter la satisfaction des collaborateurs. Les entreprises avec des frais ou des forfaits fréquents devraient impérativement faire approuver leur règlement par les autorités fiscales du canton où se trouve leur siège, afin d'accroître la sécurité juridique. En combinaison avec la gestion des frais Abacus, vous pouvez organiser vos processus de frais de manière optimale - efficace, moderne et indépendante du secteur d'activité.