«Abacus est simple, pratique et clair»
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Quel programme Abacus utilisez-vous le plus souvent ?
Noah Kiefer : Le programme F22 pour l'extrait de compte de la comptabilité financière.
Pourquoi celui-ci en particulier ?
NK: Parce que dans la comptabilité financière, nous pouvons toujours tout retracer. Par exemple, on peut savoir comment quelque chose a été comptabilisé dans le passé. Comme tous les justificatifs sont enregistrés sous forme numérique, nous pouvons cliquer sur le jeu d'écritures dans l'extrait de compte et le justificatif original apparaît directement. Je peux donc tout vérifier depuis mon poste de travail et obtenir l'information souhaitée en un seul clic. C'est très pratique et cela permet de gagner un temps considérable.
Quel est le nombre total d'E-factures fournisseurs traitées en 2022 ?
NK: Nous recevons environ 1'000 à 2'000 E-factures. Cela dit, je ne m'en occupe plus directement, car tout est traité automatiquement par le logiciel E-Business. Les E-factures nous parviennent via une boîte aux lettres électronique centrale.
«Je recommanderais Abacus sans aucune hésitation.»
Noah Kiefer, directeur adjoint du département des finances et de l'informatique
Depuis quand utilisez-vous le logiciel E-Business Abacus ?
NK: Nous avons commencé à utiliser l'E-Business d'Abacus en 2018. Durant mon apprentissage, j'ai eu l'occasion de demander à nos fournisseurs s'ils pouvaient nous envoyer leurs factures par voie électronique. À l'époque, la plupart d'entre eux n'étaient pas encore en mesure de le faire. Par conséquent, avec le logiciel E-Business d'Abacus, nous avons fait très tôt le pas vers la numérisation.
Quels sont les processus qui ont été automatisés et donc optimisés grâce au logiciel E-Business ?
NK: Le processus de réception des factures du côté des fournisseurs car il est complexe et fastidieux. Il arrive qu'une facture papier physique passe par plusieurs services avant d'être attribuée au bon destinataire. Cela augmente aussi la source d'erreurs, car une facture peut parvenir au mauvais service voir même se perdre en cours de route. Avec l'E-facture, c'est beaucoup plus simple, car elle est envoyée à une boîte aux lettres électronique centrale. Étant donné que nos fournisseurs indiquent l'imputation (numéro de compte, centre de coûts, numéro de visa) sur la référence du document, l'attribution correcte s'effectue automatiquement au moyen d'un mapping.
À la commune de Lyss, comment se définit la digitalisation et comment est-elle vécue ?
NK: La digitalisation est pour nous le passage du monde analogique à la technologie numérique. Par le passé, les entretiens avec les collaborateurs étaient classés physiquement sur papier dans un classeur. Ils sont aujourd'hui disponibles dans le dossier électronique RH dans MyAbacus et peuvent être consultés par les collaborateurs en tout lieu. Il en va de même pour les poursuites, les ordres de paiement et les justificatifs des créanciers qui sont également conservés sous forme numérique. Nous pouvons ainsi nous débarrasser d'un grand nombre de classeurs.
Quelles ont été les raisons de l'introduction du logiciel E-Business Abacus ?
NK: En plus de la réception des E-factures, nous voulions bien sûr offrir une plus-value à nos clients. Avec la solution E-Business d'Abacus, les factures sont automatiquement transmises sous forme d'E-Bill sur le compte bancaire du client, ce qui nous permet de répondre au souhait de nos clients tout en éliminant une étape de travail supplémentaire chez nous en interne.
Comment décririez-vous le logiciel de gestion Abacus en une seule phrase ?
NK: Je trouve le logiciel Abacus simple, pratique et clair.
Comment jugez-vous la flexibilité et la maintenance du logiciel Abacus ?
NK: A mon avis, le logiciel Abacus est très flexible et son utilisation est intuitive. La numérotation des différents points de menu, par exemple, est organisée de manière structurée et donc facile à utiliser. Dans le menu Abacus, nous travaillons avec des favoris, ce qui nous aide énormément dans notre travail quotidien. En ce qui concerne la maintenance, nous sommes accompagnés de manière professionnelle par notre partenaire Talus Informatik, qui est également à nos côtés pour les extensions.
En conclusion : Quel bilan tirez-vous de l'utilisation du logiciel Abacus jusqu'à présent ?
NK: Abacus dans son ensemble, c'est-à-dire les différents domaines que ce logiciel couvre, m'amène à un bilan très positif. Je recommanderais Abacus sans aucune hésitation.
À propos de la commune de Lyss
Les premières traces historiques du village remontent à l'époque pré-chrétienne des Celtes. La commune de Lyss comprend les deux villages de Lyss et Busswil ainsi que les deux hameaux de Hardern et Eigenacker. Elle compte plus de 16'000 habitants et l'administration communale emploie 280 collaborateurs. Le nombre d'habitants étant supérieur à 10'000, Lyss peut aussi être classée comme ville.
À propos de Noah Kiefer, directeur adjoint du département des finances et de l'informatique
Noah Kiefer travaille depuis 2016 à la commune de Lyss, où il a également effectué son apprentissage d'employé de commerce. Il étudie actuellement l'informatique de gestion à la Haute école spécialisée de Berne, où il est en troisième semestre. Pendant son temps libre, il aime être dans la nature, faire du sport ou lire un bon livre.
Les produits Abacus en service à la commune de Lyss
Outre les applications financières et salariales, les programmes suivants sont utilisés dans le domaine du commerce et de la production :
| Gestion des commandes | 6 utlisateurs |
| E-Business | 4 utlisateurs |
Chiffres clés dans le traitement des factures fournisseurs
Total des factures reçues par an 13'000
50% sont traitées par scanning (factures papier)
35% sont reçues par e-mail sous forme de factures PDF et traitées dans la boîte de réception CREDI
15% des factures fournisseurs sont traitées comme E-factures
| Nombre de participants E-Business | 2781 |
| Envoi de factures par E-Bill | 2500 |