Les clients ont la parole
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Christian Kopp
Directeur et responsable du Customer Service, Vitodata AG
DeepSign
«Grâce à Abacus, nous avions déjà considérablement diminué notre consommation de papier. Par exemple, nous envoyons nos offres exclusivement sous forme numérique. Mais à partir d'un certain montant, un engagement oral seul ne suffit plus et une signature est nécessaire. Jusqu'à présent, le processus était long et fastidieux: le client devait imprimer l'offre, la signer et nous la renvoyer. De notre côté, nous devions la scanner et l'intégrer dans Abacus. Avec DeepSign, ce travail administratif est beaucoup plus simple: nos clients signent les documents sans perdre de temps et nous les retournent automatiquement. Nous recevons donc tout par voie électronique. Une situation gagnant-gagnant: le processus est entièrement digitalisé chez les deux parties et nécessite moins d'efforts qu'auparavant.
La simplicité de la mise en place de DeepSign nous a particulièrement séduit. Au début, nous pensions que nos clients allaient devoir procéder à de nombreuses installations avant que tout fonctionne, mais cela n'a heureusement pas été le cas. La procédure est très simple. Même les personnes peu familiarisées avec la technique sont en mesure de paramétrer ellesmêmes leur signature numérique. Nous avons également constaté que nous pouvions rapidement rentabiliser notre investissement dans DeepSign et même économiser de l'argent. C'est donc un succès à tous points de vue.»
Lara Bolliger
Cheffe de produit DeepBox, KENDRIS AG
DeepBox (pour le traitement des documents)
«Avec nos clients, nous nous demandons toujours comment nous pourrions mieux automatiser nos processus, éliminer les tâches répétitives et optimiser notre collaboration. La technologie Deep nous permet de le faire de plusieurs manières. L'échange sécurisé des documents, la reconnaissance des textes et l'organisation intelligente des documents ainsi que le stockage sécurisé en Suisse et la réduction des ruptures de médias ne sont que quelques-uns des avantages qui simplifient la collaboration avec nos clients et la rendent plus conviviale. Un exemple: jusqu'à présent, nous utilisions un système de stockage de données en ligne pour l'échange des factures numériques. Nos clients devaient sauvegarder temporairement les documents sur leur serveur, indiquer l'imputation comptable sur chaque facture et les télécharger à nouveau dans l'espace de stockage en ligne. Je récupérais ensuite les factures depuis cet espace et les importais dans Abacus pour qu'elles soient comptabilisées. Avec DeepBox, ce processus est nettement plus simple: le client reçoit la facture par e-mail, glisse le document dans sa DeepBox et indique l'imputation comptable. La facture est alors reliée en temps réel à l'écriture dans notre comptabilité Abacus. Toutes les informations pertinentes, telles que le numéro de TVA, l'adresse du fournisseur, les conditions de paiement et les coordonnées bancaires sont automatiquement reconnues. En tant que fiduciaire, nous devons juste vérifier si l'imputation comptable et la TVA sont correctes.
La DeepBox fonctionne grâce aux toutes nouvelles technologies et offre une véritable expérience digitale aux clients en réduisant les tâches administratives et chronophages. Nos clients apprécient la convivialité et la simplicité d'utilisation de la DeepBox. De notre côté, nous gagnons en efficacité, ce qui nous permet de nous consacrer entièrement à notre activité de conseil auprès de nos clients.»
Roman Vorburger
Partenaire, informaticien de gestion diplômé ES, ks datawerk ag
DeepBox und DeepO
«Pour nous, la DeepBox est arrivée au bon moment: nous étions à la recherche d'un système permettant d'échanger des données par voie électronique. La DeepBox offre cette possibilité et bien plus encore. Les avantages sont évidents et les fonctions convaincantes. L'utilisation est extrêmement simple et intuitive: chaque collaborateur peut ouvrir une DeepBox et la partager avec le client. Chez ks datawerk, nous utilisons la DeepBox de manière «classique» pour l'échange de documents et de manière «novatrice» pour la reconnaissance de documents. Le niveau de la reconnaissance de documents via DeepO est très élevé avec des fonctions fantastiques pour les utilisateurs. Nous travaillons avec un client qui souhaite importer les quittances et les factures. Grâce à l'intelligence artificielle, DeepO reconnaît le type de document et les métadonnées nécessaires pour le traitement ultérieur. Le document peut ainsi être comptabilisé automatiquement en quelques secondes. Que demander de plus ?
Les modules DeepBox et DeepO sont devenus incontournables. On ne trouve cette solution complète nulle part ailleurs.»
Jürg Sennhauser
Partenaire Senior, Külling Optik AG Gossau
DeepBox (du point de vue d'un client fiduciaire)
«Notre métier consiste à vendre des lunettes, des lentilles de contact et à effectuer des examens de la vue, pas à rester assis dans un bureau à saisir des factures. C'est précisément pour cette raison que l'idée et le concept de la DeepBox m'ont convaincu dès le début. Avec notre fiduciaire Lukas Rudolf de Confides AG, nous avons démarré le projet DeepBox en janvier 2021. À l'époque, la DeepBox était encore en phase bêta. Mais plus nous l'utilisions, plus nous y trouvions des avantages. Aujourd'hui, nous travaillons uniquement avec la DeepBox et j'en suis vraiment ravi. Le travail administratif, lié par exemple aux factures fournisseurs, a été réduit de manière très significative. Toutes les factures qui nous parviennent sont immédiatement transmises dans la DeepBox. Les justificatifs sont ainsi automatiquement classés au bon endroit. Tout est devenu beaucoup plus simple et transparent. Nous le remarquons également lors de la clôture annuelle et de la révision. Par exemple, les recherches parfois fastidieuses de pièces justificatives font désormais partie du passé, puisque celles-ci sont directement enregistrées pour chaque écriture.
À l'avenir, nous voulons également traiter nos factures clients avec la DeepBox. Cela nous permettra de gagner encore plus de temps. Il y a 30 ans, je travaillais encore avec le fax, aujourd'hui nous sommes entièrement digitalisés grâce à Abacus et à la DeepBox.»
Patrick Ernst
CEO, Ernst + Partner AG
DeepBox (pour la Comptabilité des débiteurs)
«Nous participons au programme bêta de la DeepBox depuis le début et sommes totalement conquis. La DeepBox nous rapproche encore plus de nos clients. Nos processus sont plus rapides, plus digitalisés et moins compliqués qu'auparavant. La DeepBox va progressivement remplacer les interfaces traditionnelles. Un exemple concret avec la comptabilité des débiteurs : auparavant, chaque facture client était saisie individuellement, il fallait scanner le document et l'ajouter au dossier dans la comptabilité des débiteurs. Désormais, avec la DeepBox, la facture est automatiquement créée puis classée dans le dossier. Toutes les tâches manuelles de saisie et de classement disparaissent. Le processus est simplifié et digitalisé, car la DeepBox reconnaît automatiquement les numéros de facture et de client. L'intelligence artificielle permet également de réduire le taux d'erreur. Par rapport à l'ancien processus de saisie des documents, notre gain de temps est d'environ 50%.
Autre avantage: le temps et les coûts de mise en place de la DeepBox sont quasiment nuls. Les tutoriels disponibles sur le site web expliquent les différentes étapes de la connexion à Abacus et sont une aide en cas de problèmes. Une formation spécifique n'est pas nécessaire. D'une manière générale, je pense que la DeepBox représente une plus-value pour chaque fiduciaire et chaque client – elle apporte beaucoup plus de transparence dans la comptabilité.»