Parfaitement équipé pour l'avenir avec AbaPlato, DeepSign et DeepID
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Quelle solution chkp. utilise-t-elle pour l'administration et la gestion de fichiers ?
Nous misons ici sur Plato. Cette solution spécialement conçue pour les cabinets d'avocats offre des fonctions complètes pour la gestion des fichiers, la saisie des heures, la facturation et le reporting. Nous avons fait de bonnes expériences dans ce domaine - en outre, nous nous projetons dans un avenir où le système judiciaire sera largement numérisé.
Qu'entendez-vous concrètement par là ?
Les directrices et directeurs de la justice et la Conférence de la justice ont lancé le projet "Justitia 4.0" dans le but de numériser la justice suisse. Il est prévu que les échanges juridiques entre toutes les parties en lien avec la procédure se fassent à l'avenir par voie électronique sur la plateforme centrale de la justice "Justitia.Swiss" . Ce remaniement concernera non seulement les tribunaux et les parquets, mais aussi quelque 12'000 avocats et leur personnel.
"La solution avec Plato, DeepSign et DeepID fonctionne sans problème, elle répond entièrement à nos besoins et s'apprend facilement."
Dominik Peter, Avocat, chkp.
Qu'est-ce que cela implique pour chkp. ?
En tant que cabinet diversifié à la pointe de la technologie, nous avons décidé de nous pencher de plus près sur ce thème, afin de trouver une solution adaptée à nos processus qui n'entraîne pas de surcroît de travail. Les éléments clés sont la signature électronique des documents juridiques et la soumission numérique au tribunal. Nous sommes bien positionnés pour la numérisation : chkp. est certifié ISO-9001, tous les processus sont définis et documentés. Avec cette certification, nous avons une longueur d'avance sur de nombreux autres cabinets d'avocats.
Comment se déroule traditionnellement une requête au tribunal dans votre cabinet ?
Un avocat rédige le document requis et le transmet à l'assistant juridique pour une deuxième lecture, conformément au principe du double contrôle. Celui-ci rédige le document final et le renvoie à l'avocat pour signature. Ensuite, l'assistant l'envoie par courrier au tribunal et marque le délai correspondant dans le calendrier.
Et comment ce processus peut-il être numérisé ?
Au début, nous utilisions les signatures électroniques des fournisseurs les plus courants, que nous insérions directement dans le document depuis le logiciel PDF. Mais cela s'est avéré impraticable pour notre cabinet d'avocats et à l'encontre de notre processus. À la recherche d'une meilleure solution, nous sommes tombés sur DeepSign. En examinant les choses de plus près, nous avons découvert qu'une interface directe avec Plato était sur le point d'être introduite et que c'était donc la meilleure façon de l'intégrer dans nos processus.
Comment fonctionne la saisie numérique ?
Les premières étapes sont identiques au processus conventionnel : L'avocat rédige le document et l'assistant le finalise. Ensuite, l'assistant clique sur "Signer" et invite l'avocat à signer. Une fois que le document a été signé électroniquement, l'assistant reçoit un message correspondant et peut déposer numériquement le document signé auprès du tribunal via une instance de messagerie sécurisée. Dans une même étape, il est automatiquement classé dans Plato aux formats Word et PDF.
La nouvelle procédure a-t-elle fait ses preuves ?
Oui, cela fonctionne sans problème, répond parfaitement à nos exigences et est facile à apprendre. Actuellement, nous utilisons la signature numérique principalement pour les contrats internationaux et les requêtes mineures adressées au tribunal. Pour l'instant, nous ne numérisons pas encore entièrement les requêtes comportant de nombreuses annexes.
Y a-t-il d'autres aspects à prendre en compte ?
Bien entendu, il y a des aspects que nous devons communiquer aux collaborateurs. Par exemple, le fait qu'un document signé numériquement ne soit juridiquement valable que sous forme numérique, et non sous forme imprimée. De plus, l'enregistrement pour DeepSign et DeepID entraîne des frais initiaux minimes pour chaque personne autorisée à signer. Avec cette étape, nous profitons de l'occasion pour optimiser l'ensemble de la structure des documents. Mais dans tous les cas, nous sommes prêts pour Justitia 4.0, où la saisie électronique sera obligatoire.
chkp. est un cabinet d'avocats diversifié qui compte environ 36 collaborateurs répartis sur les deux sites de Bremgarten et Baden. Près de la moitié du personnel est composée d'avocats et d'avocates, spécialistes du droit des affaires, du droit de la famille, du droit du travail et celui du bail, du droit de superficie, du droit pénal ainsi que du notariat. chkp. se définit comme un prestataire de services moderne et attache la plus grande importance à la qualité. Ses clients sont des entreprises, principalement des PME, des particuliers et des collectivités.
Tout ce qui rend votre entreprise encore plus efficace. ALL CONSULTING est votre partenaire pour la numérisation des processus d'entreprise avec des solutions logicielles globales et interdisciplinaires. Depuis 1986, nous implémentons avec succès des solutions ERP globales avec le logiciel de gestion Abacus ainsi que les développements individuels les plus divers, comme par exemple Plato ou ALL Connect. Tout est également disponible sous forme de services à partir de notre puissant ALL Cloud. Nous vous proposons une large gamme de prestations et de services pour la numérisation des processus commerciaux.